CONTROL DE CAMBIOS
| VERSIÓN | FECHA | DESCRIPCIÓN |
| 1 | 2016-10-27 | Creación del Documento |
| 1.2.1.12 | 2017-03-29 | Actualización del Documento |
| 1.2.1.15 | 2017-11-14 | Actualización del Documento |
| 1.2.1.16 | 2018-01-22 | Actualización del Documento |
| 1.2.1.17 | 2018-01-23 | Actualización del Documento |
| 1.2.1.17 | 2018-04-03 | Actualización del Documento |
| 1.2.1.129 | 2018-04-26 | Actualización del Documento |
| 1.2.1.136 | 2018-05-30 | Actualización del Documento |
| 1.2.228.0 | 2019-11-20 | Actualización del Documento – Inclusión del logo del centro en la impresión de las factura |
| 1.2.230.0 | 2020-06-26 | – Cambio de tipo de gráfica y mejora en la consulta de graficas informativas por tramite y por edad.
– Impresión de la factura en formato PDF (HTML), con el respectivo logo de la superintendencia de Puertos y Transporte. |
| 1.2.233.0 | 2020-10-04 | – Se incluye funcionalidad de desbloqueo de usuarios |
INTRODUCCIÓN
Publico Destinatario #
Este manual está dirigido a las personas que van a ejercer los diferentes roles de la aplicación SISEC® EXAMEN.
Roles Involucrados #
- Representante Legal: Es el encargado de validar la primera huella cuando se matricula la aplicación, también puede administrar la aplicación.
- Administrador: usuario delegado por el Representante legal, encargado de la administración de la aplicación.
- Líder de Comité Medico: encargado de gestionar las quejas y apelaciones.
- Recepcionista: Es el usuario encargado de imprimir las remisiones, consultar los estados de las pruebas de los aspirantes.
- Optómetra: Es el usuario encargado de Realizar las pruebas de Optometría a los aspirantes.
- Fonoaudiólogo: Es el usuario encargado de realizar las pruebas de Fonoaudiología a los aspirantes.
- Psicólogo: Es el usuario encargado de Realizar las pruebas de Psicología a los aspirantes.
- Médico General: Es el usuario encargado de realizar las pruebas de medicina general a los aspirantes.
- Médico Certificador: Es el usuario encargado de realizar el proceso de certificación de los aspirantes.
INGRESO AL SISTEMA
A continuación, se detallan los pasos para que ingreses a la aplicación SISEC® EXAMEN:
Has clic en el Icono que se encuentra en el escritorio llamado “SISEC® EXAMEN.
La aplicación te muestra una ventana de inicio de sesión donde se ingresa el usuario y contraseña suministrada por el área de Soporte Biometría de Olimpia.
3.1.1 Opción Restablecer Contraseña
Si registras erróneamente la contraseña del usuario por más de tres veces, se presenta un mensaje informativo indicando que el usuario estará bloqueado por 5 minutos. Pasado los cinco minutos podrás intentar acceder al aplicativo con credenciales válidas y correctas.
Opción Restablecer Contraseña #
Al hacer clic en el botón Restablecer contraseña el sistema te muestra un mensaje de cambio de contraseña para el ingreso de la aplicación.
#
3.1.3 Botón Cerrar #
Al hacer clic en el botón 
la aplicación se cierra y te retorna a la pantalla principal del equipo.
Al ingresar por primera vez, te muestra la pantalla de captura de huella. Dar clic en especialista y capturar huella.
Al hacer la captura de huella te presenta una interface con los siguientes campos:
- Clave Anterior: ingresa la contraseña inicial suministrada por el área de “Soporte Biometria”.
- Nueva Clave: ingresa la nueva contraseña.
- Confirmación: ingresa la nueva contraseña.
Da clic en el botón “Cambiar”
El sistema te muestra un mensaje informando que la contraseña ha sido cambiada con éxito y la aplicación se cierra por motivos de seguridad.
Como capturar la huella en el biométrico #
Después de realizar el cambio de contraseña te muestra la pantalla de captura de huella. A continuación, se muestran los pasos para capturar la huella en el biométrico correctamente.
1. Da clic en el botón “Especialista” para iniciar la captura de huella.
Para capturar la huella correctamente sigue estas recomendaciones:
- Trata de colocar la Huella lo más centrado posible.
- Coloca la huella solicitada e incline suavemente hacia abajo la mano.
- En caso de que el biométrico no te detecte la huella, retírela y siga las anteriores recomendaciones.
Para saber cuál huella por defecto ingresar a la aplicación puedes hacer clic en el icono 
(solo se muestra cuando se hace clic en el botón “Especialista” o si colocas una huella incorrecta).
Luego de que se encienda una luz roja en el biométrico debes colocar la huella indicada en el biométrico. El sistema te muestra en la pantalla la huella tomada por el biométrico.
Al hacer clic en el icono 
cuando es excepción de huellas. El sistema te muestra una pantalla indicando el número de documento del especialista.
Código de excepción #
Para usar el código de excepción debes dar clic en el botón “Código de Excepción”
Se te muestra un cuadro de texto con el título “Ingrese Código”, este es el número de documento del especialista.
¿Qué se debe hacer si la huella no fue capturada exitosamente? #
Cuando la huella no es validada correctamente el sistema te muestra una ventana emergente informando al usuario que el usuario y/o contraseña son inválidos.
Inmediatamente debes hacer clic en el botón “Especialista” para volver a tomar la huella.
MENÚ PRINCIPAL
Una vez validada la identidad del usuario, te muestra el menú principal del sistema en donde se tiene acceso a los 5 módulos del Aplicativo:
- Módulo Pruebas: En este módulo puedes realizar las pruebas a los aspirantes.
- Módulo Certificado: En este módulo puedes realizar las certificaciones o consultar las remisiones de los aspirantes aplazados.
- Módulo Consultas: En este módulo puedes consultar los estados de pruebas, datos del candidato y las estadísticas e informes,
- Módulo Utilidades: En este módulo puedes realizar las siguientes acciones: Consultar usuarios, Crear usuarios, cambiar contraseña, ver información del OCP y del CRC, editar o crear los conceptos médicos, configurar correctamente los equipos médicos y verificar el funcionamiento de los equipos médicos.
- Módulo Calidad: En este módulo puedes ver todo lo relacionado con el Sistema integrado de gestión de la calidad donde se puede encontrar los documentos, procedimientos del CRC.
En dicho menú adicionalmente a los módulos principales encuentras en la parte inferior izquierda la información de la Compañía, el nombre del CRC al cual pertenece el usuario que ingreso y el nombre del usuario que inicio sesión.
En la parte superior derecha, encuentran tres botones: Cambiar usuario, Manuales de ayuda, Minimizar.
- Cambiar de usuario: Al hacer clic sobre este botón, inmediatamente se cerrará la sesión para poder iniciar con otro usuario.
- Manuales de ayuda: Al hacer clic sobre este botón, te muestran los manuales relacionados a la aplicación. Adicional muestra el botón Salir
Botón Minimizar: Al hacer clic sobre este botón, se minimizará el programa.
Botón Salir #
En la parte inferior izquierda se visualiza el botón “Salir” que te permite salir de la aplicación.
En la parte inferior te muestra la marca registrada del Aplicativo, la cual da acceso a la información correspondiente “al acerca de” que contiene la información del nombre del programa y el año que fue registrado ® junto con la versión del programa que se tiene actualmente.
MODULO CONSULTAS
Dentro del Módulo de Consultas se encuentra el acceso a: “Contabilidad”, “Estado de Pruebas”, “Datos de Candidatos” y “Estadísticas”.
Funcionalidad Contabilidad #
Al hacer clic sobre este botón se te despliegan las siguientes funcionalidades: Facturación, Ventas y un botón Salir.
Funcionalidad Facturación #
Al hacer clic sobre esta funcionalidad te abre una pantalla de impresión de facturas.
En esta funcionalidad se pueden consultar las facturas. Allí puedes consultar por los filtros Documento o Consultar por fecha.
Búsqueda de Factura por Documento #
Puedes consultar a el aspirante por el tipo de documento Cédula de Ciudadanía (CC), Cédula de Extranjería (CE), tarjeta de Identidad (TI), Tarjeta de identidad Rosada (TR), Contraseña Cédula de Ciudadanía (CO) y Contraseña Cédula Extranjería (CA); Y su número de documento, escribiéndolo en la esquina inferior izquierda y pulsando el botón Buscar.
Botón listar Facturas #
Al dar clic sobre el botón puedes visualizar el listado general de facturas expedidas de acuerdo al rango de fecha seleccionado.
Botón Vista previa #
Al hacer clic sobre este botón visualizas el modelo de impresión de la factura seleccionada.
Se actualiza el archivo de las Facturas agregando el logo del CRC. Si el CRC no tiene configurado el logo este campo lo visualizarás en blanco.
Se adiciona el logo de la superintendencia de Puertos y transporte en la Factura, adicionalmente la factura se genera en formato PDF (HTML).
Botón Anular Factura #
Al hacer clic te abre una pantalla de anular factura con los datos del registro seleccionado.
Debes diligenciar el campo “Motivo Anulación” de lo contrario visualizarás un mensaje que te indica que debes diligenciar este campo. Cuando das clic en el botón Anular factura y este correctamente diligenciado el campo anterior, se visualizará un mensaje de confirmación para dicho proceso. Cuando se confirma la anulación de factura se eliminan los registros de las bases de datos del proceso realizado y el registro queda señalado en color rojo.
Botón Consulta Facturas Anuladas #
Al hacer clic sobre el botón visualizas por pantalla únicamente las facturas anuladas.
Botón exportar #
Al hacer clic sobre el botón te abre un archivo Excel con los datos de la factura.
Funcionalidad Ventas #
Al hacer clic sobre la funcionalidad Ventas visualizas una pantalla con el Informe General de Ventas. En esta funcionalidad se pueden consultar los reportes de facturación por filtro de fecha.
Botón Ventas #
Al hacer clic sobre el botón visualizas el Reporte de Facturación: Número de exámenes realizados y el valor total del recaudo.
Botón Exportar PDF #
Al hacer clic sobre este botón puedes guardar los datos del informe de ventas en un archivo PDF.
Documento Generado
Botón Archivo Plano #
Al hacer clic sobre este botón puedes guardar los datos del informe de ventas en un archivo con extensión .txt.
Documento Generado
Botón Exportar Excel #
Al hacer clic sobre este botón se te abre un archivo Excel con los datos del informe de ventas.
Documento Generado
NOTA: Todos los usuarios pueden acceder a este módulo, excepto a las funcionalidades “Estadísticas” al que solo pueden acceder el Administrador y el Representante legal.
Funcionalidad Estado de Pruebas #
En esta funcionalidad puedes consultar los estados de las pruebas. Dicha consulta la puedes realizar por los filtros Documento, Número de Proceso o Consultar por fecha.
Debajo de la tabla Datos te muestra la siguiente información de los aspirantes filtrados: IdProceso, Tdoc, Documento, Primer apellido, Segundo Apellido, Nombres, Optometría, Fonoaudiología, Psicología, Medicina, Fecha Evaluado, Hora Evaluado, Fecha Certificación, Hora Certificación.
Al consultar un aspirante por cualquiera de los filtros anteriormente mencionados, te muestran los datos del aspirante y en las pruebas médicas se logra ver un icono representativo que indica el estado de las pruebas medicas:
| PENDIENTE | APLAZADO | REALIZADA |
 |
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En el apartado de Consulta de Resultados se encuentran los botones Optometría, Fonoaudiología, Psicología, Test de Personalidad, Medicina, Cambiar Estado y Salir.
NOTA: Solo se pueden consultar los resultados de las pruebas realizadas con éxito.
Botón Optometría #
Al hacer clic sobre este en este botón puedes observar los resultados de las pruebas realizadas por el aspirante en las pestañas “Resultados” y “Anamnesis”.
Resultados
Anamnesis
Botón Fonoaudiología #
Al hacer clic sobre este botón podrás visualizar los datos de las pruebas realizadas por el aspirante. También visualizas dos pestañas: AUDIOGRAMA y ANAMNESIS en la primera se encuentra dos tablas con información de las pruebas de fonoaudiología, en la segunda pestaña se encuentran las preguntas realizadas al aspirante y sus respuestas.
NOTA: En la parte inferior encuentras las observaciones, el concepto y las restricciones si las llegase a tener el aspirante.
Botón Psicología #
Al hacer clic sobre este botón podrás visualizar los datos de las pruebas Psicosensométricas realizadas por el aspirante, y en la parte inferior se encuentran las observaciones, el concepto y las restricciones si las llegase a tener el aspirante.
Botón Test de Personalidad #
Al hacer clic sobre este botón podrás visualizar los datos de las pruebas realizadas por el aspirante, se muestra una tabla con información de las pruebas de personalidad e inteligencia. Adicional muestra la población de referencia para la prueba.
Botón Medicina #
Al hacer clic sobre este botón podrás visualizar los datos de las pruebas realizadas por el aspirante, muestra en unas tablas los resultados de las pruebas médicas, en la parte inferior se encuentran Observaciones, Conceptos y Restricciones si las llegase a tener.
Funcionalidad Datos de Candidato #
En esta funcionalidad encuentras los datos de los candidatos, donde se podrán filtrar por Número de Documento o por Fecha de Registro.
Puedes observar una pantalla con los dos filtros de búsqueda (consulta por documento y consulta por fecha de registro), abajo se encuentra una tabla donde aparecen los datos de los aspirantes: Proceso, T. Doc, Documento, Primer Apellido, Segundo Apellido, Nombres, G. Sang, Genero, FecNac, Lugar Nac, Celular, Telefono, Escolaridad, Estado Civil, Ocupación, Dirección.
Consultar Por Documento: #
Para buscar un aspirante por documento debes seleccionar su tipo de documento seguido del número de documento y dar clic en el botón Buscar.
Los tipos de documentos que se pueden filtrar son Cédula de Ciudadanía (CC), Cédula de Extranjería (CE), Tarjeta de Identidad (TI), Tarjeta de Identidad Rosada (TR), Contraseña de Cédula de Ciudadanía (CO), Contraseña de Cédula de Ciudadanía (CA)
Consultar por Fecha: #
Para buscar a un aspirante por fecha necesitas ingresar día exacto en el apartado de Fecha de Registro.
Datos en Detalle: #
Para visualizar los datos del aspirante de una forma más cómoda, debes dar clic sobre el aspirante y se visualiza la información.
Botón Exportar #
Al hacer clic sobre este botón te abre un archivo en Excel con los datos de los aspirantes filtrados.
Documento Generado
Funcionalidad Estadisticas #
Al hacer clic sobre este botón (Solo tiene acceso el Administrador y el Representante Legal) te despliegan las siguientes funcionalidades: Informes, Gráficas y un botón Salir.
Funcionalidad Informes #
Al hacer clic sobre este botón te abre una pantalla donde se puede filtrar por Tipo de Informe, contiene los filtros: Fecha inicio y fecha final o por Documento.
Tipos de Informes #
A continuación, se te mencionan los diferentes tipos de informes:
01 – Informe General de Exámenes Practicados
02 – Informe de Exámenes del Área de Optometría
03 – Informe de Exámenes del Área de Fonoaudiología
04 – Informe de Exámenes del Área de Psicología
05 – Informe de Exámenes del Área de Medicina
06 – Informe de Exámenes Aplazados
07 – Tiempo de Certificación
Al filtrar aparecen los datos de: IdProceso, TDoc, Documento, Primer Apellido, Segundo Apellido, Nombres, Fecha Registro, Tramite, Categoría, Nombre del Médico, DocMedico, RegMedico, Concepto, Observación.
Botón Archivo Plano #
Al hacer clic sobre este botón puedes guardar los datos del informe en un archivo con extensión .txt
Documento Generado
Botón Exportar #
Al hacer clic sobre este botón te abre un archivo Excel con los datos del informe.
Documento Generado
Funcionalidad Gráficas #
Al hacer clic sobre esta funcionalidad te abre una pantalla donde se puede Graficar por Trámite, Género, Edad, Categoría o Escolaridad.
Gráfica Trámite #
Te muestra la estadística de los procesos creados de acuerdo a su trámite, en un periodo de tiempo establecido. Contiene el filtro de fechas (Inicial y Final).
Se modifica la gráfica de torta por una gráfica de barras, con el objetivo de visualizar claramente los valores para cada concepto.
Gráfica por Género #
Te muestra la estadística de los procesos creados de acuerdo a su género, en un periodo de tiempo establecido.
Contiene el filtro Desde y Hasta para de fecha
Gráfica por Edad #
Te muestra la estadística de los procesos creados de acuerdo a su edad, en un periodo de tiempo establecido. Contiene el filtro de fechas (Inicial y Final).
Se modifica la gráfica de torta por una gráfica de barras, con el objetivo de visualizar claramente los valores para cada concepto.
Gráfica por Categoría #
Te muestra la estadística de los procesos creados de acuerdo a su categoría, en un periodo de tiempo establecido.
Contiene el filtro Desde y Hasta para de fecha
Gráfica por Escolaridad #
Te muestra la estadística de los procesos creados de acuerdo a su escolaridad, en un periodo de tiempo establecido.
Contiene el filtro Desde y Hasta para de fecha
GLOSARIO:
Optómetra: El optómetra está formado y autorizado legalmente para determinar el estado de salud visual y la valoración funcional de los componentes acomodativos, refráctales, estructurales y motores del sistema visual.
Fonoaudiólogo: Es el profesional especialista, encargado del estudio de la comunicación humana, tratando de prevenir patologías de las áreas Voz, Audición, y del lenguaje, en todas las etapas del desarrollo del individuo.
Psicólogo: Es el que investiga o analiza los comportamientos de un sujeto.
Anamnesis: Conjunto de datos que se recogen en la historia clínica de un paciente con un objetivo diagnóstico.
Audiograma: El audiograma es un gráfico que ofrece una descripción detallada de la capacidad de oír y se podría definir como un retrato de la capacidad auditiva de una persona.
Biometría: La biometría analiza factores personales fisiológicos en el cúal se encuentra las huellas digitales, los rasgos de la cara, el iris y la retina en los ojos, la morfología de las manos, la voz y los olores corporales.
Biométrico: Los dispositivos biométricos son usados en sistemas computarizados de seguridad, principalmente para identificar atributos físicos como rasgos faciales, patrones oculares, huellas digitales, la voz y la escritura.
CRC (Centro de Reconocimiento de Conductores): los Centros de Reconocimiento de Conductores son prestadores de servicios de salud, habilitados en el sistema único de habilitación del sistema obligatorio de garantía de calidad de la atención de salud.
Sistema integrado de gestión de la calidad: Es la manera como La Unidad de Pensiones y Parafiscales, interrelaciona los elementos que utiliza en la gestión diaria y el mejoramiento del desempeño institucional.
PROPIEDAD DE OLIMPIA
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