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Manual Portal Administrativo de agendamiento

 

 

 

CONTROL DE CAMBIOS #

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN
1 2021-01-10 Creación de Documento
2 2022-06-16 Modificación de Redacción de cara al cliente

INTRODUCCIÓN #

Este manual tiene como objetivo dar a conocer la funcionalidad del portal web en donde se visualizará la parametrización para los agendamientos en CRC.

PUBLICO DESTINATARIO #

Este manual está dirigido a las personas que van a ejercer los diferentes roles en el Portal Administrativo.

      1. Roles Involucrados
  • Administrador

 

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INGRESO AL PORTAL #

El ingreso al portal Administrativo lo realizas desde la siguiente URL

https://miportalcentro.sisec.co/

A continuación, se te muestra la interfaz de “Portal Administrativo”, en donde se manejarán las mismas credenciales de acceso y permisos de los aplicativos SISEC® Examen y SISEC® Recepción.

En la interfaz de inicio de sesión debes ingresar el usuario, la contraseña y seleccionar el tipo de negocio “CRC”. Seguido dar clic en el botón “Iniciar sesión”.

 

 

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MÓDULO PERFIL EN MILICENCIA #

Al ingresar al portal administrativo como primera pantalla visulizarás el módulo de mi “Perfil en Milicencia” donde te permite consultar y actualizar la siguiente información del CRC:

  • Nombre Comercial
  • Teléfono #1
  • Teléfono #2

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  • Correo Electrónico

NOTA: Los datos que actualices en este módulo se verán reflejados en la aplicación de SISEC Soporte y en el portal de Milicencia.

MÓDULO HORARIO DE ATENCIÓN #

El módulo de “Horario de Atención” te permite configurar la apertura del CRC para la

atención y funciona como base para el módulo de agendamiento para ello debes seguir estos pasos:

FOR-034 MANUAL DE USUARIO

 

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Das clic en el botón de “Nuevo Horario” para su configuración

Al dar clic en el botón, visualizaras una tabla con la siguiente información para su configuración y adicional unas opciones de configuraciones avanzadas:

  • Día
  • Horaria de apertura
  • Horario de cierre

 

 

 

OPCIONES DE CONFIGURACIÓN #

      1. Configuración básica

Podrás configurar de lunes a viernes con horario único de apertura y cierre.

 

 

      1. Configuración Avanzada
        1. Horario diferente para cada día hábil

En esta opción podrás configurar un horario diferente para cada día de la semana disponible. Para habilitar la opción deberás marcar sobre el recuadro blanco.

 

 

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        1. Horario de almuerzo

En esta opción se te permite realizar la configuración del “Horario de almuerzo”, en caso de habilitarse esta opción el horario configurado no estará disponible para la atención de los aspirantes Para habilitar la opción deberás marcar sobre el recuadro blanco.

      1. Botón guardar cambios

Cuando das clic en el botón “Guardar cambios”, se visualiza un mensaje informativo indicando

que se ha guardo la configuración correctamente.

 

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MÓDULO PARAMETRIZACIÓN #

En el módulo de “Horario de parametrización” podrás configurar el modo de agendamiento que trabajara el CRC.

 

 

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POLÍTICA DE AGENDAMIENTO #

      1. Solo atención por orden de llegada

Esta política de agendamiento atenderá a los aspirantes sin una cita previa y mantendrá el flujo de agendamiento desactivado para su uso. Debes dar clic en el botón “Nueva Configuración” y seguido a esto tendrás que seleccionar la opción por “Solo atención por orden de llegada”.

 

 

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Para guardar la configuración seleccionada das clic sobre el botón “Guardar”.

 

 

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      1. Atención Mixta: Citas y orden de llegada

Esta política activará el módulo de agendamiento y se le dirá al ciudadano que este centro atiende dándole prioridad a las citas, pero que puede presentarse sin agendar y será atendido de acuerdo con la disponibilidad. Para ello das clic en el botón “Nueva Configuración” y seguido a esto seleccionas la opción “Atención Mixta: Citas y orden de llegada”.

 

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      1. Solo hay atención a través de citas

Se activará el módulo de agendamiento y se le dirá al ciudadano que su centro atiende exclusivamente por citas. Para ello debes dar clic en el botón “Nueva Configuración” y seguido a esto seleccionas la opción “Solo hay atención a través de citas”.

 

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Para continuar con el proceso de parametrización das clic en el botón “Guardar y continuar”. Posterior a esto visualizarás una ventana para realizar la configuración disponible de citas que tendrá el CRC.

 

 

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OPCIONES DE CONFIGURACIÓN #

      1. Configuración básica

Configuración lunes a viernes con horario único de apertura y cierre.

      1. Configuración Avanzada
        1. Horario diferente para cada día hábil

En esta opción podrás configurar un horario diferente para cada día de la semana disponible. Para habilitar la opción deberás marcar sobre el recuadro blanco.

 

 

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PARÁMETROS DE CITAS #

En esta opción Te permite parametrizar los intervalos entre citas y los días disponibles a visualizar de la fecha actual para su agenda:

  • Parámetro y valor:

o Intervalo de citas en minutos: 5, 10, 15, 20, 25, 30, 35, 40, 45, 50, 55 y

60

o Agenda disponible en días

 

 

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Para continuar con el proceso de parametrización debes dar clic en el botón “Guardar y continuar”. Luego de ello visualizarás una ventana para realizar la configuración de cupos.

 

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CONFIGURACIÓN DE CUPOS #

Define cómo funcionará tu agenda: escoge “Cupos limitados” para tener mayor control sobre el número de personas que pueden llegar a tu CRC, escoge “Ilimitada” para darle más control a los ciudadanos sobre cuándo asistir.

      1. Tipo A: Cupos Limitados

Número limitado de cupos para cada intervalo: los ciudadanos pueden ver los horarios con cupos disponibles.

  • CANTIDAD DE CUPOS

En esta opción se parametriza los cupos disponible por intervalos

 

      1. Tipo B: Cupos Ilimitados

Sin límite de cupos: los ciudadanos pueden ver todos los horarios con el número de personas agendadas en cada uno.

 

 

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Para continuar con el proceso de parametrización debes dar clic en el botón “Guardar y continuar”. Se visualizará una ventana para crear o modificar reglas.

 

 

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REGLAS PARA CREAR O MDIFICAR CITAS #

Define las reglas para los ciudadanos que agenden a través de milicencia.co. Esta configuración no afectará la gestión manual desde ese portal.

  • Tiempo mínimo para Agendar

 

 

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  • Tiempo mínimo para reprogramar o cancelar

Das clic en el botón “Finalizar Configuración”.

 

 

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NOTA: En caso de que realices un cambio sobre las políticas de agendamientos esta se tendrá como una parametrización futura si el CRC cuenta con agendas registradas en la semana actual.

  • Horario de atención

  • Horario de citas

 

 

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MÓDULO AGENDA #

En este módulo te permite realizar los agendamientos de los aspirantes, cancelar o reprogramar citas y adicional generar bloqueos entre los horarios disponibles

BLOQUEAR HORARIOS #

FOR-034 MANUAL DE USUARIO

 

 

Si usas la opción bloquear un horario, no se te permitirá crear nuevas citas sobre él hasta que sea desbloqueado. Las citas actuales no serán afectadas.

Para generar un bloqueo debes marcar los espacios por columna o por intervalo:

  • Columna (Día)

Luego debes dar clic en el botón guardar cambios

FOR-034 MANUAL DE USUARIO

 

  • Por intervalo

Luego debes dar clic en el botón guardar cambios

 

 

ASIGANCIÓN DE CITAS #

Para la asignación de las citas se debes dar clic sobre una casilla del intervalo y en la parte derecha visualizarás unas casillas para agendar la nueva cita.

FOR-034 MANUAL DE USUARIO

 

Para la asignación deberás registrar los siguientes datos:

  • Nombres
  • Apellidos
  • Tipo de documento
  • Numero de documento
  • Género: Masculino y femenino
  • Tramite: (Primera vez, Renovar licencia y Re categorizar).
  • Categoría: (A1, A2, B1, B2, B3, C1, C2 Y C3).
  • Teléfono
  • Correo electrónico
  • Tipo de cita
    • Enrolamiento
    • Continuar con proceso: En caso de seleccionar esta opción se despliega una casilla desplegable de motivo y un cajón de observaciones para su detalle de continuación.

 

 

Luego deberás dar clic en el botón programar Cita

 

 

Se crea en el calendario de la agenda la cita y visualizarás el detalle al picar sobre este y verás las siguientes opciones:

  • Reprogramar Cita
  • Cancelar
      1. Reprogramar cita

Esta opción te permite reprogramar la cita en los siguientes días disponibles. Para ello debes dar clic en el botón “Reprograma cita”.

 

 

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Seleccionas el día y luego das clic en el botón de confirmar

 

 

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      1. Cancelar Cita

Esta opción te permite la cancelación de las citas agendadas

 

 

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Das clic en el botón “Confirmar” para continuar con la cancelación

 

 

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      1. Buscar personas

Esta opción te permite realizar la búsqueda de los aspirantes agendados por semana con los siguientes filtros nombre, apellido o cédula de las citas agendadas a futuro.

 

 

 

 

 

PROPIEDAD DE OLIMPIA #

El presente documento es de carácter confidencial y está protegido por las normas de derechos de autor, cualquier reproducción, distribución o modificación total o parcial a usuarios no autorizados o cualquier uso indebido de la información confidencial será considerado un delito conforme a lo establecido por el Código Penal y Leyes vigentes del estado Colombiano.

 

 

 

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