En Mi firma queremos que firmar tus documentos reiterativos sea cada vez más sencillo. Por eso te presentamos la firma masiva de documentos a partir de una plantilla.
Para hacer uso de esta función debes seguir estos sencillos pasos:
Crea la plantilla que deseas utilizar. Es importante que el último Rol que se cree, sea el que se quiere utilizar como masivo y que contemos con una firma para cada uno de los roles.
Ver ¿Cómo crear una plantilla? – Help Olimpia IT
NOTA: Para colocar varias firmas o roles para una misma persona u otra persona, la opción de firma masiva no se va a mostrar. Cuando solo colocamos una firma o roles por persona, hay si sería un masivo.
En cualquiera de los casos que pongas un adjuntar archivos, tampoco saldrá la opción de masivos.
Hacer clic en las acciones y seleccionar la opción Usar:
Haz clic en el botón información:
Selecciona la opción de descarga de la plantilla .csv para el ingreso de los firmantes masivos:
Diligencia la plantilla con los firmantes masivos y la información que van a contener las anotaciones en cada uno de los documentos.
Ten en cuenta que cada fila del archivo es la información que va a contener un documento:
Ingresa el nombre del firmante(s) que va a firmar todos los documentos:
Selecciona la opción Cargar lista masiva, para cargar el listado de firmantes que firmarán en el segundo rol de acuerdo a este ejemplo:
NOTA: Ten en cuenta que el último rol que se cree para la plantilla, será el firmante masivo.
Selecciona el formato que fue diligenciado con el listado de firmantes e información de las anotaciones y haz clic en Abrir:
Válida el documento y haz clic en el botón Enviar:
Diligencia las opciones de envío de los documentos. Recuerda que la única opción obligatoria es el tiempo de expiración del documento.
Ingresa el código que recibirás al correo o al celular:
Es importante que el firmante que va a firmar todos los documentos, realice este proceso de firma desde el correo de solicitud de firma, para que con un solo código de validación sean firmados todos los documentos.
¡Listo!, ahora todos los usuarios registrados en el listado cuentan con un documento para firmar. Los usuarios listados como masivos pueden realizar el proceso de firma desde el correo de solicitud de firma o desde el registro del documento en el módulo “Mi Carpeta Personal”.