Manual para proveedores – Envío facturas factura electrónica MinHacienda

Introducción

En este manual se describe el proceso para el envío de las facturas que envían los proveedores para las entidades adscritas a MinHacienda.

Propósito 

Este manual se ha elaborado con el fin de facilitar el correcto envío de las facturas que envían los proveedores para las entidades adscritas a MinHacienda.

Público destinatario

Este manual está dirigido a las entidades que requieran apoyo con los proveedores para que los mismos puedan realizar el envío de las facturas correctamente a los supervisores de las entidades de MinHacienda que así lo requieran.

Envío de facturas

Para realizar el envío de facturas, SIIF Nación les proporciona 2 opciones a los proveedores de las entidades de MinHacienda:

Opción 1: Envío de facturas desde el Software de facturación de cada proveedor

Para esta opción hay que tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

1. El destinatario siempre debe ser: siifnacion.facturaelectronica@minhacienda.gov.co.
2. Con esta opción el proveedor podrá enviar su factura a través del software de facturación que maneje, para esto es obligatorio que, al momento de generar la factura, el proveedor debe ingresar en la sección de “Notas” la siguiente regla:

Debe ingresar #$ el código PCI de la entidad separado por punto y coma el contrato (este campo admite letras mayúsculas, minúsculas, números, caracteres especiales como espacio, guion al medio, guion bajo, punto) separado por punto y coma correo electrónico del supervisor a quien se va a enviar la factura, por último y seguido del correo debe ingresar #$

#$CodigoPCIEntidad;Contrato;CorreoSupervisor@entidad.com#$

En el siguiente ejemplo podemos ver que se encuentra una nota escrita, sin embargo, la regla debemos escribirla dentro de este campo Notas, no importa si se escribe al inicio o al final de la nota, lo importante es que debemos relacionarla, en este ejemplo se encuentra al final de la nota y podemos ver que se encuentra correctamente diligenciada:

Opción 2: Envío de facturas a través de correo electrónico

Para esta opción hay que tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

1. El destinatario siempre debe ser: siifnacion.facturaelectronica@minhacienda.gov.co.
2. En el asunto del correo debe ingresar el código PCI de la entidad separado por punto y coma el contrato (este campo admite letras mayúsculas, minúsculas, números, caracteres especiales como espacio, guion al medio, guion bajo, punto) separado por punto y coma correo electrónico del supervisor a quien se va a enviar la factura.
   • CodigoPCIEntidad;Contrato;CorreoSupervisor@entidad.com
3. Adjuntar la factura en formato PDF y en XML, estos archivos deben ser comprimidos en formato .ZIP y este archivo .ZIP es el que se debe adjuntar al correo electrónico.
4. Correo Final.

Recomendaciones

Validar que el nombre del XML a enviar sea Attacheddocument

Esto lo podemos verificar abriendo el archivo con navegador (Internet Explorer, Google Chrome, Firefox, etc.) donde podemos verificar que al inicio del documento se encuentra con el nombre de AttachedDocument:

Se debe comprimir la factura  PDF y XML correctamente

Para esto se deben seguir los siguientes pasos:

• 1. Seleccionar ambos archivos:

• 2. Dar clic derecho sobre los archivos seleccionados, posteriormente nos aparecerá un menú de opciones:

• 3. Seleccionamos “Enviar a” donde podremos ver otro menú de opciones

• 4. Seleccionamos la opción “Carpeta comprimida (en zip)”
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• 5. Podemos ver que se genera un solo el archivo en formato .ZIP

Verificar si el archivo  .ZJP esta comprimido correctamente

Para saber si el archivo está correctamente comprimido o no, podemos verificarlo de la siguiente manera:

Factura comprimida en .ZIP (correcto)

El archivo .ZIP tiene únicamente la factura en PDF y XML.

Factura comprimida en .ZIP (incorrecto)

El archivo .ZIP tiene una carpeta y debemos acceder a ella para poder ver las facturas.