Factura Electrónica

Introducción #

En este manual se describe el proceso para el envío de las facturas que envían los proveedores para las entidades adscritas a MinHacienda.

Propósito  #

Este manual se ha elaborado con el fin de facilitar el correcto envío de las facturas que envían los proveedores para las entidades adscritas a MinHacienda.

Público destinatario #

Este manual está dirigido a las entidades que requieran apoyo con los proveedores para que los mismos puedan realizar el envío de las facturas correctamente a los supervisores de las entidades de MinHacienda que así lo requieran.

Envío de facturas #

Para realizar el envío de facturas, SIIF Nación les proporciona 2 opciones a los proveedores de las entidades de MinHacienda:

Opción 1: Envío de facturas desde el Software de facturación de cada proveedor #

Para esta opción hay que tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

1. El destinatario siempre debe ser: siifnacion.facturaelectronica@minhacienda.gov.co.
2. Con esta opción el proveedor podrá enviar su factura a través del software de facturación que maneje, para esto es obligatorio que, al momento de generar la factura, el proveedor debe ingresar en la sección de “Notas” la siguiente regla:

Debe ingresar #$ el código PCI de la entidad separado por punto y coma el contrato (este campo admite letras mayúsculas, minúsculas, números, caracteres especiales como espacio, guion al medio, guion bajo, punto) separado por punto y coma correo electrónico del supervisor a quien se va a enviar la factura, por último y seguido del correo debe ingresar #$

#$CodigoPCIEntidad;Contrato;CorreoSupervisor@entidad.com#$

En el siguiente ejemplo podemos ver que se encuentra una nota escrita, sin embargo, la regla debemos escribirla dentro de este campo Notas, no importa si se escribe al inicio o al final de la nota, lo importante es que debemos relacionarla, en este ejemplo se encuentra al final de la nota y podemos ver que se encuentra correctamente diligenciada:

Opción 2: Envío de facturas a través de correo electrónico #

Para esta opción hay que tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

1. El destinatario siempre debe ser: siifnacion.facturaelectronica@minhacienda.gov.co.
2. En el asunto del correo debe ingresar el código PCI de la entidad separado por punto y coma el contrato (este campo admite letras mayúsculas, minúsculas, números, caracteres especiales como espacio, guion al medio, guion bajo, punto) separado por punto y coma correo electrónico del supervisor a quien se va a enviar la factura.
   • CodigoPCIEntidad;Contrato;CorreoSupervisor@entidad.com
3. Adjuntar la factura en formato PDF y en XML, estos archivos deben ser comprimidos en formato .ZIP y este archivo .ZIP es el que se debe adjuntar al correo electrónico.
4. Correo Final.

Recomendaciones #

Validar que el nombre del XML a enviar sea Attacheddocument #

Esto lo podemos verificar abriendo el archivo con navegador (Internet Explorer, Google Chrome, Firefox, etc.) donde podemos verificar que al inicio del documento se encuentra con el nombre de AttachedDocument:

Se debe comprimir la factura  PDF y XML correctamente #

Para esto se deben seguir los siguientes pasos:

• 1. Seleccionar ambos archivos:

• 2. Dar clic derecho sobre los archivos seleccionados, posteriormente nos aparecerá un menú de opciones:

• 3. Seleccionamos “Enviar a” donde podremos ver otro menú de opciones

• 4. Seleccionamos la opción “Carpeta comprimida (en zip)”
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• 5. Podemos ver que se genera un solo el archivo en formato .ZIP

Verificar si el archivo  .ZJP esta comprimido correctamente #

Para saber si el archivo está correctamente comprimido o no, podemos verificarlo de la siguiente manera:

Factura comprimida en .ZIP (correcto) #

El archivo .ZIP tiene únicamente la factura en PDF y XML.

Factura comprimida en .ZIP (incorrecto) #

El archivo .ZIP tiene una carpeta y debemos acceder a ella para poder ver las facturas.