Notaría 360

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Manual de usuario: Notaría 360 Aplicación Windows

Introducción #

 

Propósito #

El objetivo del presente documento es explicar el proceso de uso del Software Notaria en la versión Windows

 

Público destinatario #

Este manual está dirigido al área de soporte de aplicaciones en los equipos de cómputo del cliente destinatario y usuario final.

 

Roles involucrados #
  • Usuario Principal.
  • Usuario Encargado.
  • Funcionario Operador.
  • Service Desk
  • Product Process.
  • Knowledge

 

Descripción del producto #

Es una plataforma que permite garantizar la seguridad jurídica en el servicio de identificación y autenticación biométrica en los trámites notariales.

El producto Notarías 360° en su versión Windows es una aplicación de escritorio la cual va instalada en los equipos del usuario final (Notarías), en donde se pueden realizar trámites o actos notariales a los comparecientes (ciudadanos) y tiene la opción de realizar la validación biométrica en línea de acuerdo al tipo de documento que posea (cédula de ciudadanía).

 

Requisitos del sistema #

 

Características de los equipos donde se instala el aplicativo #

Es importante tener en cuenta que para el funcionamiento adecuado de la plataforma se debe contar mínimo con:

Sistema Operativo: Windows 10 con 8 Gb de RAM, procesador Core i7 y disponibilidad de mínimo 2 puertos USB de conexión para los dispositivos Wacom y biométrico (Se recomienda tener la Wacom conectada directamente al puerto USB de la CPU, no se recomienda tenerla conectada a un HUB o multipuerto porque puede presentar problemas de desconexión).

Si aún cuenta con sistemas operativos Windows 7 recuerde que actualmente ya no cuenta con soporte de fabricante, para el caso de Windows 8.1, este saldrá de soporte en enero de 2023 por lo que sugerimos iniciar los procesos de migración a Windows 10.

 

Funcionalidades de la aplicación #

Inicio de sesión #

 

Restablecer contraseña #

 

Módulo configuración #

De clic sobre los ítems para ver la imagen.

Nota: recuerde que después de realizar una nueva configuración los cambios se guardan automáticamente.

 

Iniciar nuevo trámite #

De clic sobre los ítems para ver la información

 

Funcionalidad Multi-Trámite #

Esta funcionalidad permite la creación de más de un trámite al mismo tiempo para uno o varios comparecientes, replicando en el grupo de trámites seleccionados la información del/los comparecientes, los trámites se catalogan por un código de multi-trámite para su consulta en la aplicación, pero mantienen también su código individual.

Nota: Para activar está opción el usuario debe solicitarlo previamente para que se active desde el portal Administrador.

 

Crear Multi-Trámite #

Dé clic sobre los ítems para ver la imagen.

 

Bandeja Multi-Trámites #

Después de finalizar la creación de un multi-trámite, debe dirigirse a la “Bandeja de multi-trámite” en el menú para validar el estado de cada trámite.

 

Consultar Multi-Trámites #

Una vez haya ingreso a la bandeja de multi-trámite, de clic sobre el multi-trámite que desea consultar.

Para consultar un multi-trámite de clic sobre él (se visualizará el resumen o acta del trámite).

 

Autorización de multitramites #

Si hay algún trámite pendiente de aprobación dar clic sobre el trámite.

Se debe seleccionar P e ingresar el pin del Notario. Dar clic en “Enviar pin”.

Rechazo de multitramites #

Para rechazar un trámite, seleccionar P el trámite y dar clic en el botón “Rechazar seleccionados”. Ingrese el pin del Notario y el motivo por el cual se rechaza el trámite.

Dar clic en el botón “Enviar PIN” para finalizar el rechazo del trámite.

 

Impresión de Multi-Trámites #

Para realizar la impresión de trámites, de clic sobre los trámites a imprimir, visualizará el botón de “imprimir seleccionados”. Una vez de clic en el botón, se enviarán directamente a la impresora configurada.

 

Módulo consulta de trámites  #

Dé clic sobre los ítems para ver la información.

 

Trámites pendientes #

 

Trámites autorizados #

Después de autorizar el trámite se podrá visualizar en la pestaña “Autorizados”, donde mostrará el estado en el que se encuentra (Firmando o Autorizado). Para actualizar el estado dar clic en el botón “Refrescar”.

Dar clic sobre el trámite a consultar. Al abrir el documento puede visualizar el acta, donde puede realizar la descarga y/o impresión del documento.

 

Trámites rechazados #

 

Búsqueda por filtros #

En el módulo “Bandeja de entrada, Autorizados” o “Rechazados” puede realizar la búsqueda de los trámites por un rango de fecha (máx. 3 meses), Nuip del operador, Nuip del compareciente o No de trámite, dando clic al botón “Filtrar” y luego dar clic en el botón “Filtrar”.

 

Módulo usuarios  #

 

Módulo autorizaciones  #

 

Módulo reportes #

 

Control de cambios #

VERSIÓN

FECHA

DESCRIPCIÓN

1.0.0.1

2022-04-15

“Versión estable producto Notarias Windows

1.0.0.2

2022-04-29

Funcionalidad login, restablecer contraseña.”

1.0.0.3

2022-05-13

Cancelar trámite, módulo configuración

1.0.0.4

2022-04-27

“Bandeja de entrada, autorizados, rechazados.

1.0.0.5

2022-06-10

Módulo usuarios, autorizaciones, reportes”

1.0.0.6

2022-06-24

“Inclusión de logs.

1.0.0.7

2022-07-08

Corrección en los detalles de los trámites.”

1.0.0.8

2022-07-22

Módulo de retoma de trámites. Time out por inactividad.

1.0.0.9

2022-07-30

Ajuste autorización de trámites.

1.0.0.10

2022-08-08

Mejora instalación de la aplicación.

1.0.0.11

2022-08-10

Mejora proceso de firma del compareciente.

1.0.0.12

2022-08-11

Mejora autorización y rechazo masivo.

1.0.0.13

2022-08-18

Ajuste inicio de sesión y restablecimiento de contraseña

1.0.0.14

2022-08-26

Ajuste validación biométrica

1.0.0.15

2023-01-13

Incorporación disminución de clics.

1.0.0.16

2023-02-06

Mejora en la captura de firma.

1.0.0.17

2023-02-07

Ajuste impresión de actas.

1.0.0.18

2023-02-08

Incluir actualización de la app.

1.0.0.19

2023-02-09

Ajuste firmado de actas

1.0.0.20

2023-02-15

Ajuste trámites con biometría.

1.0.0.21

2023-02-20

Autorización automática.

1.0.0.22

2023-07-22

Funcionalidad multi-trámite

1.0.1.1

2024-01-12

Uso del certificado digital

1.0.1.2

2024-02-06

Sincronización de trámites en dif. máquinas

1.0.1.3

2024-02-20

Módulo consulta de trámites

 

Propiedad de Olimpia #

El presente documento es de carácter confidencial y está protegido por las normas de derechos de autor, cualquier reproducción, distribución o modificación total o parcial a usuarios no autorizados o cualquier uso indebido de la información confidencial será considerado un delito conforme a lo establecido por el Código Penal y Leyes vigentes del estado Colombiano.

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Updated on 20 mayo, 2024