Introducción #
Propósito #
El objetivo del presente documento es explicar el proceso de uso del Software Notaria en la versión Windows.
Público destinatario #
Este manual está dirigido al área de soporte de aplicaciones en los equipos de cómputo del cliente destinatario y usuario final.
Envié sus comentarios del manual #
Los comentarios y sugerencias que nos remita en relación al Manual de Usuario nos ayudarán a desarrollar las versiones de este documento. Los comentarios sobre el producto los podrá realizar a la cuenta de correo: soporte@olimpiait.com
NOTA: OLIMPIA no puede prestar soporte técnico del producto a través de dicha dirección electrónica.
Requisitos del sistema #
Características de los equipos donde se instala el aplicativo #
Es importante tener en cuenta que para el funcionamiento adecuado de la plataforma se debe contar mínimo con:
- Sistema Operativo: Windows 10 con 4 Gb de RAM
- Procesador Core i5
- Disponibilidad de mínimo 2 puertos USB de conexión para los dispositivos Wacom y biométrico (Se recomienda tener la Wacom conectada directamente al puerto USB de la CPU, no se recomienda tenerla conectada a un HUB o multipuerto porque puede presentar problemas de desconexión).
Si aún cuenta con sistemas operativos Windows 7 recuerde que actualmente ya no cuenta con soporte de fabricante, para el caso de Windows 8.1, este saldrá de soporte en enero de 2023 por lo que sugerimos iniciar los procesos de migración a Windows 10.
Funcionalidades de la aplicación #
Inicio de sesión #
Da clic sobre los ítems para ver la información:
Ingresar a la aplicación con el usuario y contraseña.
Si los datos de ingreso son correctos permite autenticarse en la aplicación.
Cuando el Notario se autentica, en la parte inferior izquierda muestra el nombre completo y la oficina, adicional un banner con la versión, hora/fecha del sistema, el estado de los dispositivos el cual se oculta a los 30 segundos y el estado de la conexión a internet.
Si el correo no existe o es un usuario que no está registrado muestra un mensaje “Usuario o contraseña incorrectos”.
Si el usuario (correo) está registrado pero la contraseña es incorrecta muestra un mensaje “Usuario o contraseña incorrectos Intentos 1/5”.
El Notario tiene hasta 5 intentos para ingresar correctamente la contraseña, al 5º intento muestra un mensaje “Usuario bloqueado espera un minuto o contacta con la línea UCNC” y se pueden ver los números de atención.
Si después de desbloquear el usuario el Notario vuelve a ingresar la contraseña incorrectamente, muestra nuevamente el mensaje “Usuario o contraseña incorrectos Intentos 1/5”.
Si el Notario no recuerda la contraseña dar clic en el enlace “Olvidé mi contraseña”.
Digitar el correo y dar clic en “Restablecer contraseña”.
Digitar el correo y dar clic en “Restablecer contraseña”.
Después aparece un mensaje, indicando que se ha enviado una notificación al correo registrado para restablecer la contraseña. Dar clic en “Aceptar”.
El usuario debe ingresar a su correo, validar si en la bandeja de entrada o Spam hay una notificación “Recuperación de contraseña” y abrirla.
- Dar clic en el botón “Crear contraseña”.
- Se abre una nueva ventana para crear una contraseña nueva, debe ser mínimo de 8 caracteres, tener al menos una mayúscula, una minúscula, un número y un carácter especial. Dar clic al botón “Restablecer contraseña” después de ingresar la clave.
Se notifica el cambio de contraseña de manera exitosa. Dar clic en “Aceptar”.
Después de restablecer la contraseña el Notario puede ingresar con su usuario y su nueva contraseña
Al iniciar sesión muestra el home de la aplicación en donde el Notario tiene la opción de configurar la firma, crear usuarios, realizar trámites, acceder a los trámites autorizados, pendientes o rechazados.
Iniciar nuevo trámite #
Cuando el biométrico no detecta la huella indica que hay un error en la captura. Repetir el procedimiento hasta que sea exitoso.
Funcionalidad Multitramite #
Esta funcionalidad permite la creación de más de un trámite al mismo tiempo, replicando en el grupo de trámites seleccionado la información el/los comparecientes, los trámites se catalogan por un código de multitrámite para su consulta en la aplicación, pero mantienen también su código individual.
Crear multitramite #
El Notario debe Iniciar sesión y seleccionar “Iniciar nuevo trámite” en el menú.
Seleccionar en el campo de trámite, todos los tramites a seleccionar
Seleccionar los trámites, diligenciar la información solicitada (detalles).
Para diligenciar los detalles, de clic sobre los trámites que una vez seleccionados, se visualizarán en la ventana de la derecha
Una vez completados los detalles, seleccionar la ventana de comparecientes.
Seleccionar el tipo de documento (Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, Pasaporte, Tarjeta de Identidad, Permiso por protección Temporal)
Digitar los datos del compareciente (Número de documento, Nombres, Apellidos).
Si el compareciente no sabe o no puede firmar, marcar el cuadro 
“El compareciente no sabe/puede firmar” y autorizar el tratamiento de datos
Si el compareciente sabe firmar, en el pad de firmas (Wacom) debe presionar “Autorizo”, realizar la firma y presionar el botón “Aceptar”.
Se habilitará automáticamente la cámara para Realizar la captura de la foto
Si el compareciente no puede realizar el trámite con biometría marcar “Trámite sin biometría”, seleccionar el motivo y dar clic en “Siguiente”.
Si puede realizar el trámite con biometría y alguna de las huellas no puede ser capturada dar clic en el enlace “Haga clic aquí si alguna de las huellas solicitadas no puede ser capturada” y marcar los dedos que no se pueden capturar
Si el aplicativo solicita capturar el índice derecho o el funcionario solicita capturar esa huella, se muestra el mensaje “No es aconsejable usar el dedo cuya huella está impresa en la cédula de ciudadanía. Si es necesario cambie de huella.”
Si se mueve o se retira el dedo durante la captura, muestra un mensaje indicando que se movió el dedo durante la captura. Intente nuevamente capturar la huella
Cuando el biométrico no detecta la huella indica que hay un error en la captura. Repetir el procedimiento hasta que sea exitoso
Al realizar la captura de huellas exitosamente se visualiza la imagen de la mano en color verde, dar clic en el botón “crear tramite”
Si da como resultado (NO HIT) en el resumen lo indica. Se debe dar clic sobre cada huella para volver a capturar nuevamente las huellas
Cuando la validación sea exitosa (HIT – VIGENTE) arroja en la pestaña de resumen la siguiente vista, dar clic en “crear tramite” para finalizar el trámite
Dar clic en el botón “Siguiente” y arroja un POP – UP indicando compareciente registrado correctamente.
Una vez haya ingreso a la bandeja de multitrámite, de clic sobre el multitrámite que desea consultar.
Para consultar un multitrámite de clic sobre él (se visualizará el resumen del trámite).
Para Autorizar un multitrámite, de clic en el botón “Cerrar documento” y seleccione el trámite dando clic en la casilla.
De clic en Autorizar seleccionados e ingrese su pin de notario.
De clic en el botón “Enviar PIN” para finalizar la autorización, verá un mensaje indicando la cantidad de trámites autorizados.
Para rechazar un trámite, de clic sobre el check y de clic en el botón “Rechazar trámites seleccionados”. Ingrese su pin de notario y el motivo por el cual se rechaza el trámite.
De clic en el botón “Enviar PIN” para finalizar el rechazo del trámite.
Impresión de multitramites #
Para realizar la impresión de trámites, de clic sobre los trámites a imprimir, visualizará el botón de “imprimir seleccionados”. Una vez de clic en el botón, se enviarán directamente a la impresora configurada.
Después de autorizar el trámite se podrá visualizar en la pestaña “Autorizados”, donde mostrará el estado en el que se encuentra (Firmando o Autorizado). Para actualizar el estado dar clic en el botón “Refrescar”.
Dar clic sobre el trámite a consultar.
Al abrir el documento puede visualizar el acta, donde puede realizar la descarga y/o impresión del documento.
Desde esta pestaña se retoman los trámites que no se finalizaron correctamente por fallas de la aplicación, internet etc. Para finalizarlo dar clic sobre un trámite.
El trámite, lo retoma desde donde se generó la interrupción. Por ejemplo, retoma desde el compareciente y la opción que haya quedado. Continuar con el flujo normal del trámite y finalizarlo de manera correcta.
El Notario debe iniciar sesión en el portal e ingresar a la “Bandeja de Entrada” para visualizar los trámites pendientes por autorizar.
Dar clic sobre el trámite deseado para visualizarlo. Se visualiza el resumen del trámite. Si todo es correcto dar clic en el botón “Autorizar”.
Si el Notario no tiene configurado el grafo y el pin, se habilita el botón “Configurar PIN y firma” automáticamente será re direccionado a la pestaña de “Autorizaciones”.
Después de configurar el pin y el grafo, debe ingresar el PIN anteriormente registrado y dar clic en el botón “Enviar PIN”.
Después de autorizado el trámite muestra un pop-up indicando “Se ha autorizado el trámite”
Puede realizar la autorización en bloque, (autorizar más de 1 documento), en la bandeja de entrada selecciona los trámites que desea autorizar y dar clic en el botón “Autorizar seleccionados”.
Ingresar el pin del Notario y clic en el botón “Enviar PIN”.
A continuación, arroja un POP – UP indicando la cantidad de trámites que se han autorizado.
Búsqueda por filtros #
En el módulo “Autorizados” o “Rechazados” puede realizar la búsqueda de los trámites por un rango de fecha (máx. 3 meses), Nuip del operador, Nuip del compareciente o No de trámite, dando clic al botón “Filtrar” y luego dar clic en el botón “Buscar”.
En este módulo el Notario puede cambiar el pin y la firma. Para cambiar el pin, dar clic en el botón “Cambiar pin de firma electrónica”.
Se visualiza un pop-up y se debe ingresar un pin el cual consta de 4 dígitos numéricos, digitarlo y dar clic en “Cambiar PIN”.
Se visualiza un pop-up indicando que el pin se ha asignado correctamente.
Para cambiar la firma, debe dar clic en “Cambiar grafo de firma electrónica”.
Realizar la captura de la firma en el pad de firmas y para guardar dar clic en “Aceptar”.
Al ingresar nuevamente al menú de Autorizaciones se mostrará que el Notario tiene configurado el pin y el grafo.
Desde este módulo se realiza la configuración del aplicativo, para configurar el formato de impresión (carta o sticker), seleccionar el formato deseado y muestra un pop-up indicando que formato de impresión se configuró.
Seleccionar la opción de firma manual y asignar un Notario Titular o encargado. Muestra un mensaje indicando cual Notario se configuro para la firma.
Configurar la opción de “No usar tableta de firma” o “Solicitar firma al compareciente”, al seleccionarla muestra un pop-up indicando el uso del pad.
Configurar el lector de código de barras bidimensional, escaneando el código QR con el dispositivo.
Seleccionar la opción de “Escáner”, si el equipo no tiene ningún escáner instalado mostrara la siguiente imagen, Si el escáner está instalado dar clic en “Buscar dispositivos”.
Si el equipo tiene un escáner instalado dará la opción de habilitar P la opción de “Usar escáner para recuperación del documento”.
Al habilitar la opción de usar escáner, se habilitan dos listas desplegables “Escáner disponible” muestra por defecto “EPSON DS-510” y “Seleccione la densidad de pixeles”.
Seleccionar la densidad de pixeles (se recomienda seleccionar 400).
Nota: Recuerde que después de realizar una nueva configuración los cambios se guardan automáticamente.
Módulo reportes #
En este módulo el Notario podrá visualizar los reportes de cotejos filtrando por el resultado del cotejo y un rango de fecha deseada.
En la pestaña “Búsqueda Avanzada” puede visualizar el reporte más detallado, filtra por (Nuip compareciente, correo funcionario, HIT-NO HIT, rango de fecha.)
Tiene la opción de exportar el reporte en un Excel y descargar el archivo.
Al exportar el archivo muestra el detalle completo de la búsqueda e incluye los campos score y calidad de la huella, Mac, Ip.
En la pestaña Reporte de Facturación se puede visualizar los trámites en estado HIT que se van a facturar. Se filtra por un mes, tipo de servicio y estado del trámite.
En el reporte de trámites puede visualizar el estado de los trámites, y tiempos promedios por trámite, atención y firma.
En la pestaña métricas se visualizará el total de máquinas que tiene el aplicativo instalado, total funcionarios, Notarios encargados y titulares.
Ver también #
¿Cómo hago para que me lea los dispositivos en la aplicación para Windows? – Help Olimpia IT
¿Cuánto tiempo puedo estar en la sesión sin estar usándola? – Help Olimpia IT
Control de cambios #
VERSIÓN | FECHA | DESCRIPCIÓN |
1 | 2022-04-15 | Versión estable producto Notarias Windows |
2 | 2022-04-29 | Funcionalidad login (inicio – cierre de sesión), restablecer |
3 | 2022-05-13 | Cancelar trámite, flujo de comparecientes, módulo configuración. |
4 | 2022-04-27 | Bandeja de entrada, autorizados, rechazados. |
5 | 2022-06-10 | Módulo usuarios, autorizaciones, reportes |
6 | 2022-06-24 | Inclusión de logs. |
7 | 2022-07-08 | Corrección en los detalles de los trámites. |
8 | 2022-07-22 | Módulo de retoma de trámites. Time out por inactividad. |
Propiedad de Olimpia #
El presente documento es de carácter confidencial y está protegido por las normas de derechos de autor, cualquier reproducción, distribución o modificación total o parcial a usuarios no autorizados o cualquier uso indebido de la información confidencial será considerado un delito conforme a lo establecido por el Código Penal y Leyes vigentes del estado Colombiano.