Introducción #
Propósito #
El objetivo del presente documento es explicar el proceso de instalación y uso del Software Notaria 360° para el proyecto de las notarías.
Público destinatario #
Este manual está dirigido al área de soporte de aplicaciones en los equipos de cómputo del cliente destinatario y usuario final.
Roles involucrados #
- Notario Principal.
- Notario Encargado.
- Funcionario Operador.
- Service Desk
- Product Process.
- Knowledge
Descripción del producto #
Es una plataforma que permite garantizar la seguridad jurídica en el servicio de identificación y autenticación biométrica en los trámites notariales.
El producto Notarías 360° en su versión Web es una aplicación de escritorio la cual va instalada en los equipos del usuario final (Notarías), en donde se pueden realizar trámites o actos notariales a los comparecientes (ciudadanos) y tiene la opción de realizar la validación biométrica en línea de acuerdo al tipo de documento que posea (cédula de ciudadanía).
Requisitos del sistema #
Características de los equipos donde se instala el aplicativo #
Es importante tener en cuenta que para el funcionamiento adecuado de la plataforma se debe contar mínimo con:
- Sistema Operativo: Windows 10 con 8 Gb de RAM, procesador Core i7 y disponibilidad de mínimo 2 puertos USB de conexión para los dispositivos Wacom y biométrico (Se recomienda tener la Wacom conectada directamente al puerto USB de la CPU, no se recomienda tenerla conectada a un HUB o multipuerto porque puede presentar problemas de desconexión).
Si aún cuenta con sistemas operativos Windows 7,8,8.1 recuerde que actualmente ya no cuenta con soporte de fabricante, para el caso de Windows 8.1, este saldrá de soporte en enero de 2023 por lo que sugerimos iniciar los procesos de migración a Windows 10.
Al abrir la aplicación si se ha liberado una nueva versión, mostrará un POP – UP indicando que hay una nueva versión, dar clic en el botón “Actualizar ahora”.
Después de actualizar la versión muestra un POP-UP indicando que la aplicación está en la última versión.
Ingresar a la aplicación con el usuario y contraseña.
Si los datos de ingreso son correctos permite autenticarse en la aplicación.
Cuando el Notario se autentica, en la parte superior derecha muestra el nombre completo, en la parte inferior un banner con la versión, hora/fecha del sistema y el estado de los dispositivos el cual se oculta a los 30 segundos.
Si los datos no son correctos o el Notario olvido la contraseña, muestra un mensaje “Usuario o contraseña incorrectos” dar clic en el enlace “Olvide mi contraseña.”
Digitar el correo y dar clic en “Restablecer contraseña”.
Después aparece un mensaje, indicando que se ha enviado una notificación al correo registrado para restablecer la contraseña. Dar clic en “Aceptar”.
El Notario debe ingresar a su correo, validar si en la bandeja de entrada o Spam hay una notificación “Recuperación de contraseña” y abrirla.
Dar clic en el botón “Crear contraseña”.
Se abre una nueva ventana para crear una contraseña nueva, debe ser mínimo de 8 caracteres, tener al menos una mayúscula, una minúscula, un número y un carácter especial. Dar clic al botón “Aceptar” después de ingresar la clave.
Se notifica el cambio de contraseña de manera exitosa. Dar clic en “Aceptar”.
Después de restablecer la contraseña el Notario puede ingresar nuevamente.
Cuando el notario (administrador o encargado) ingresen por primera vez a la aplicación, se muestra la pantalla para configurar el pin y el grafo (firma que aparecerá en los documentos). Dar clic en “Configuración de firma”.
Dar clic en “Configurar PIN de firma electrónica” el cual consta de 4 dígitos numéricos, digitarlo y dar clic en “Cambiar PIN de firma electrónica”.
Luego debe configurar la firma, dar clic en “Configurar grafo de firma electrónica”.
Realizar la captura de la firma en el pad de firmas y para guardar dar clic en “Aceptar”.
Al ingresar nuevamente al menú de Autorizaciones se mostrará que el notario tiene configurado el pin y el grafo.
Reanudar trámite #
Desde esta pestaña se pueden retomar los trámites que no se finalizaron correctamente por fallas de la aplicación, del equipo, internet etc.
Para buscar el trámite debes dar clic al botón de filtrar y aparecerán dos resultados:
- Mis trámites: Busca trámites por el usuario que está logueado.
- Trámites Notaría: Busca trámites realizados por toda la Notaría.
A continuación, lista los resultados según el filtro seleccionado, da doble clic sobre el trámite para retomarlo y finalizarlo de manera exitosa:
Trámites pendientes #
El Notario debe iniciar sesión en el portal e ingresar a la “Bandeja de Entrada” para visualizar los trámites pendientes:
Da doble clic sobre el trámite deseado para visualizarlo:
En la revisión del documento permite visualizar el resumen del trámite. Si todo es correcto da clic en el botón “Autorizar”:
Si el Notario no tiene configurado el grafo y el pin, se habilita el botón “Configurar PIN y firma” automáticamente serás re direccionado a la pestaña de “Autorizaciones”:
Después de configurar el pin y el grafo, debes ingresar el PIN anteriormente registrado y dar clic en el botón “Autorizar”:
Puedes realizar la autorización en bloque, es decir, autorizar más de 1 documento, en la bandeja de entrada selecciona los trámites que deseas autorizar y da clic en el botón “Autorizar seleccionados”:
Ingresa el pin del Notario y da clic en el botón “Autorizar”:
A continuación, aparecerá un mensaje (POP – UP) indicando la cantidad de trámites que se han autorizado:
Trámites autorizados #
Después de autorizar el trámite lo podrás visualizar en la pestaña “Autorizados”, donde mostrará el estado en el que se encuentra (Firmando o Autorizado). A continuación encontrarás las instrucciones para actualizar el estado del trámite:
Para actualizar el estado da clic en el botón “Refrescar”:
Da doble clic sobre el trámite a consultar:
Al abrir el documento podrás visualizar el acta, donde tendrás la opción de realizar la descarga y/o impresión del documento:
En la bandeja de trámites rechazados podemos consultar los trámites que se han rechazado por algún motivo.
Para rechazar un trámite vamos a la bandeja de “Trámites pendientes” por autorizar y ubicamos el trámite a rechazar.
Dar doble clic sobre el trámite y muestra el resumen
Dar clic en el botón “No autorizar”, colocar el motivo del rechazo e ingresar el pin del Notario, dar clic en el botón “Rechazar”.
Posteriormente muestra un pop-up indicando que se ha rechazado con éxito, el resumen del trámite con el motivo del rechazo y el Notario que lo realizó.
Búsqueda por filtros #
En la pestaña de “Autorizados” o “Rechazados” puede realizar la búsqueda de los trámites, por un rango de fecha, por Nuip del operador, Nuip del compareciente o No de trámite, para ello debe dar clic en el icono de filtro y diligenciar los campos según sea requerido. Luego dar clic en el botón “Buscar”.
El notario debe ingresar al menú y seleccionar la pestaña usuarios y dar clic en el botón “Crear nuevo usuario”.
Diligenciar el formulario, todos los campos son obligatorios, el correo debe ser válido porque llegará la notificación para crear la contraseña. Luego dar clic en “Crear usuario”.
Verificar que se guarde el registro, aparecerá un mensaje que el usuario ha sido creado.
Indicar al funcionario que su usuario ha sido creado y realizar el procedimiento de creación de contraseña, explicado anteriormente.
Si desea eliminar un usuario, debe ubicar el usuario y dar clic en el icono en forma de papelera.
Se mostrará un pop – up “¿Esta seguro que desea eliminar al usuario prueba@eliminar.com? “
Dar clic en el botón “Aceptar”, y muestra un mensaje “Se ha eliminado correctamente al usuario” dar clic en el botón “Cerrar”.
Para editar algún dato de un usuario, debe dar clic en el icono en forma de lápiz.
Los roles que permite edición son: funcionario operador y Notario encargado. Los únicos datos que no son editables son: “tipo y número de documento” y “correo electrónico”. Dar clic en el botón “Editar usuario” para guardar los cambios.
Adicional tiene la opción de enviar la contraseña al usuario dando clic al botón “Enviar correo de acceso a cuenta”.
Después de guardar los cambios muestra el mensaje “Usuario actualizado”.
Desde este módulo se realiza la configuración para la impresión formato carta o sticker, seleccionar el formato deseado.
Seleccionar la opción de firma manual y asignar un Notario Titular o encargado.
Configurar la opción de “No usar la wacom de firma” si se selecciona la opción de “No usar tableta de firma” se marcará automáticamente la opción “Mostrar ATDP en la ventana de aplicación”
Configurar el lector de código de barras bidimensional, escaneando el código QR con la pistola.
Seleccionar la opción de “Escáner”, si el equipo no tiene ningún escáner instalado mostrará la siguiente imagen, Si el escáner está instalado dar clic en el botón 
.
Si el equipo tiene un escáner instalado dará la opción de habilitar 
la opción de “Usar escáner para recuperación del documento”.
Al habilitar la opción de usar escáner, se habilitan dos listas desplegables “Escáner disponible” muestra por defecto “EPSON DS-510” y “Seleccione la densidad de pixeles”
Seleccionar la densidad de píxeles (se recomienda seleccionar 400).
Nota: recuerde que después de realizar una nueva configuración dar clic en el botón “Guardar Cambios”.
En este módulo el Notario podrá visualizar los reportes de cotejos filtrando por el resultado del cotejo y un rango de fecha deseada.
En la pestaña “Distribución” puede visualizar el reporte por estado de trámite y tipo de consumo fijo o móvil.
Se puede validar el top de comparecientes y trámites solicitados.
Se puede validar el top de especialistas “usuarios” que crean más trámites en la Notaría.
En la pestaña cotejos se puede visualizar comportamiento transaccional de cotejos HIT y NO-HIT.
En la pestaña cotejos por hora se puede visualizar comportamiento transaccional de cotejos HIT y NO-HIT por hora.
En la pestaña soporte se puede visualizar los tickets creados o reportados por la Notaría.
En la pestaña detalle se puede visualizar el detalle de los tickets creados o reportados por la Notaría.
Ver también #
¿Qué debo hacer si no me deja actualizar o no instala la última versión? – Help Olimpia IT
¿Cómo hago para que me lea los dispositivos? – Help Olimpia IT
¿Cómo hago para que me lea el dispositivo Morpho como dispositivo USB? – Help Olimpia IT
¿Por qué me aparece en blanco la Wacom (Pad de firmas)? – Help Olimpia IT
¿Cuánto tiempo puedo estar inactivo con la sesión iniciada en la aplicación? – Help Olimpia IT
Control de cambios #
VERSIÓN | FECHA | DESCRIPCIÓN |
1.2.0 | 2023-03-28 | Creación del Documento y versión estable de la aplicación. |
Propiedad de Olimpia #
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