Notaría 360

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Manual de usuario Notaría 360 Aplicación Web Rol Notario

Objetivo #

Explicar el uso del Software Notaría 360 para el proyecto de las notarías.

Requisitos del sistema #

Características de los equipos donde se instala el aplicativo #

Es importante tener en cuenta que para el funcionamiento adecuado de la plataforma se debe contar mínimo con:

  1. Sistema Operativo: Windows 10 con 4 Gb de RAM.
  2. Procesador Core i5.
  3. Disponibilidad de mínimo 2 puertos USB de conexión para los dispositivos Wacom y biométrico (se recomienda tener la Wacom conectada directamente al puerto USB de la CPU, no se recomienda tenerla conectada a un HUB o multipuerto porque puede presentar problemas de desconexión).

Si aún tienes equipos con sistemas operativos Windows 7, recuerde que actualmente ya no cuenta con soporte de fabricante, al igual que Windows 8.1, que salió de soporte en enero de 2023, por lo que sugerimos iniciar los procesos de migración a Windows 10.

Funcionalidades de la aplicación #

Actualización de la versión #

Da clic sobre los ítems para ver la información:

Inicio de sesión #

Da clic sobre los ítems para ver la información:

Restablecimiento de contraseña #

Da clic sobre los ítems para ver la información:

Módulo autorizaciones #

Cuando el notario (administrador o encargado) ingresen por primera vez a la aplicación, aparecerá la pantalla para configurar el pin y el grafo (firma que aparecerá en los documentos). Para esto sigue el siguiente paso a paso:

Iniciar nuevo trámite #
Da clic sobre los ítems para visualizar la imagen:
Reanudar trámite #
Trámites pendientes #
Trámites autorizados #

Después de autorizar el trámite lo podrás visualizar en la pestaña “Autorizados”, donde mostrará el estado en el que se encuentra (Firmando o Autorizado). A continuación encontrarás las instrucciones para actualizar el estado del trámite:

Trámites rechazados #

En la bandeja de trámites rechazados podrás consultar los trámites que se han rechazado por algún motivo (como aparece en la imagen). Para rechazar un trámite sigue el paso a paso relacionado a continuación:

Búsqueda por filtros #

En la pestaña de “Autorizados” o “Rechazados” puedes realizar la búsqueda de los trámites, por un rango de fecha, por Nuip del operador, Nuip del compareciente o No de trámite, sigue los siguientes pasos:

 

Usuarios #
  1. El notario debe ingresar al menú y seleccionar la pestaña usuarios y dar clic en el botón “Crear nuevo usuario”:
  2. Diligencia el formulario, teniendo en cuenta que todos los campos son obligatorios. El correo debe ser válido porque a esta cuenta llegará la notificación para crear la contraseña. Luego da clic en “Crear usuario”:
  3. Verifica que se guarde el registro, aparecerá un mensaje el cual informa que el usuario ha sido creado:
  4. Debes indicar al funcionario que su usuario ha sido creado y que debe realizar el procedimiento de creación de contraseña, explicado anteriormente:

 

  1. Si deseas eliminar un usuario, debes ubicar el usuario y dar clic en el icono en forma de papelera:
  2. Se mostrará el mensaje (pop – up) “¿Desea eliminar al usuario?“ para confirmar la eliminación:
  3. Al dar clic en el botón “Aceptar”, aparecerá el mensaje “Se ha eliminado correctamente al usuario”, podrás dar clic en el botón “Cerrar”:
  1. Para editar algún dato de un usuario, debes dar clic en el icono en forma de lápiz:
  2. Los roles que permite edición son: funcionario operador y Notario encargado. Los únicos datos que no son editables son: tipo, número de documento y correo electrónico. Debes dar clic en el botón “Editar usuario” para guardar los cambios. Adicional tienes la opción de enviar la contraseña al usuario dando clic al botón “Enviar correo de acceso a cuenta”.
  3. Después de guardar los cambios muestra el mensaje “Usuario actualizado”.
Módulo configuración #
Desde este módulo se realiza la configuración para la impresión de las actas en formato carta o sticker, sigue los siguientes pasos:
 
Módulo reportes #

En este módulo el Notario podrá visualizar los reportes de cotejos

Control de versiones del documento #

VERSIÓN

FECHA

DESCRIPCIÓN

1

2023-03-28

Creación del Documento

Propiedad de Olimpia #

El presente documento es de carácter confidencial y está protegido por las normas de derechos de autor, cualquier reproducción, distribución o modificación total o parcial a usuarios no autorizados o cualquier uso indebido de la información confidencial será considerado un delito conforme a lo establecido por el Código Penal y Leyes vigentes del estado Colombiano.

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