Objetivo #
Explicar el uso del Software Notaría 360 para el proyecto de las notarías.
Requisitos del sistema #
Características de los equipos donde se instala el aplicativo #
Es importante tener en cuenta que para el funcionamiento adecuado de la plataforma se debe contar mínimo con:
- Sistema Operativo: Windows 10 con 4 Gb de RAM.
- Procesador Core i5.
- Disponibilidad de mínimo 2 puertos USB de conexión para los dispositivos Wacom y biométrico (se recomienda tener la Wacom conectada directamente al puerto USB de la CPU, no se recomienda tenerla conectada a un HUB o multipuerto porque puede presentar problemas de desconexión).
Si aún tienes equipos con sistemas operativos Windows 7, recuerde que actualmente ya no cuenta con soporte de fabricante, al igual que Windows 8.1, que salió de soporte en enero de 2023, por lo que sugerimos iniciar los procesos de migración a Windows 10.
Funcionalidades de la aplicación #
Actualización de la versión #
Da clic sobre los ítems para ver la información:
Al abrir la aplicación si se ha liberado una nueva versión del aplicativo, mostrará un mensaje (POP – UP) indicando que hay una nueva versión, debes dar clic en el botón “Actualizar ahora”:
Después de actualizar la versión aparecerá otro mensaje indicando que la aplicación está en la última versión:
Inicio de sesión #
Da clic sobre los ítems para ver la información:
Ingresa a la aplicación con el usuario y contraseña:
Si los datos de ingreso son correctos, permitirá autenticarse en la aplicación:
Cuando el Notario se autentica, en la parte superior derecha muestra el nombre completo, en la parte inferior un banner con la versión, hora/fecha del sistema y el estado de los dispositivos el cual se oculta a los 30 segundos:
Restablecimiento de contraseña #
Da clic sobre los ítems para ver la información:
Si los datos de inicio de sesión no son correctos o el Notario olvido la contraseña, aparecerá un mensaje “Usuario o contraseña incorrectos”, debes dar clic en el enlace “Olvide mi contraseña.”:
Digita el correo y da clic en “Restablecer contraseña”:
Después aparecerá un mensaje, indicando que se ha enviado una notificación al correo registrado para restablecer la contraseña. Da clic en “Aceptar”:
Debes ingresar a tu correo, validar si en la bandeja de entrada o Spam hay una notificación con asunto “Recuperación de contraseña” y abrirla:
Da clic en el botón “Crear contraseña”:
Se abrirá una nueva ventana para crear una contraseña nueva, debe ser mínimo de 8 caracteres, tener al menos una mayúscula, una minúscula, un número y un carácter especial. Debes dar clic al botón “Aceptar” después de ingresar la clave:
Se notifica el cambio de contraseña de manera exitosa. Debes dar clic en “Aceptar”:
Después de restablecer la contraseña, podrás ingresar nuevamente:
Módulo autorizaciones #
Cuando el notario (administrador o encargado) ingresen por primera vez a la aplicación, aparecerá la pantalla para configurar el pin y el grafo (firma que aparecerá en los documentos). Para esto sigue el siguiente paso a paso:
Da clic en “Configuración de firma”:
Da clic en “Configurar PIN de firma electrónica”, el cual consta de 4 dígitos numéricos, digítalo y da clic en “Cambiar PIN de firma electrónica”:
Luego debes configurar la firma y dar clic en “Configurar grafo de firma electrónica”:
Realiza la captura de la firma en el pad de firmas y para guardar dar clic en “Aceptar”:
Al ingresar nuevamente al menú de Autorizaciones se mostrará que el notario tiene configurado el pin y el grafo, de la siguiente forma:
Iniciar nuevo trámite #
Reanudar trámite #
Desde esta pestaña se pueden retomar los trámites que no se finalizaron correctamente por fallas de la aplicación, del equipo, internet etc.
Para buscar el trámite debes dar clic al botón de filtrar y aparecerán dos resultados:
- Mis trámites: busca trámites por el usuario que está logueado.
- Trámites Notaría: busca trámites realizados por toda la Notaría.
A continuación, lista los resultados según el filtro seleccionado, da doble clic sobre el trámite para retomarlo y finalizarlo de manera exitosa:
Trámites pendientes #
El Notario debe iniciar sesión en el portal e ingresar a la “Bandeja de Entrada” para visualizar los trámites pendientes:
Da doble clic sobre el trámite deseado para visualizarlo:
En la revisión del documento permite visualizar el resumen del trámite. Si todo es correcto da clic en el botón “Autorizar”:
Si el Notario no tiene configurado el grafo y el pin, se habilita el botón “Configurar PIN y firma” automáticamente serás re direccionado a la pestaña de “Autorizaciones”:
Después de configurar el pin y el grafo, debes ingresar el PIN anteriormente registrado y dar clic en el botón “Autorizar”:
Puedes realizar la autorización en bloque, es decir, autorizar más de 1 documento, en la bandeja de entrada selecciona los trámites que deseas autorizar y da clic en el botón “Autorizar seleccionados”:
Ingresa el pin del Notario y da clic en el botón “Autorizar”:
A continuación, aparecerá un mensaje (POP – UP) indicando la cantidad de trámites que se han autorizado:
Trámites autorizados #
Después de autorizar el trámite lo podrás visualizar en la pestaña “Autorizados”, donde mostrará el estado en el que se encuentra (Firmando o Autorizado). A continuación encontrarás las instrucciones para actualizar el estado del trámite:
Para actualizar el estado da clic en el botón “Refrescar”:
Da doble clic sobre el trámite a consultar:
Al abrir el documento podrás visualizar el acta, donde tendrás la opción de realizar la descarga y/o impresión del documento:
Trámites rechazados #
En la bandeja de trámites rechazados podrás consultar los trámites que se han rechazado por algún motivo (como aparece en la imagen). Para rechazar un trámite sigue el paso a paso relacionado a continuación:
Para rechazar un trámite vamos a la bandeja de “Trámites pendientes” por autorizar y ubicamos el trámite a rechazar:
Da doble clic sobre el trámite y aparecerá el resumen:
Da clic en el botón “No autorizar”, coloca el motivo del rechazo, ingresa el pin del Notario y da clic en el botón “Rechazar”: 
Posteriormente aparecerá un mensaje (pop-up) indicando que se ha rechazado con éxito, el resumen del trámite con el motivo del rechazo y el Notario que lo realizó:
Búsqueda por filtros #
En la pestaña de “Autorizados” o “Rechazados” puedes realizar la búsqueda de los trámites, por un rango de fecha, por Nuip del operador, Nuip del compareciente o No de trámite, sigue los siguientes pasos:
Debes dar clic en el icono de filtro ubicado en el costado superior derecho:
Diligencia los campos según sea requerido y da clic en el botón “Buscar”:
Usuarios #
- El notario debe ingresar al menú y seleccionar la pestaña usuarios y dar clic en el botón “Crear nuevo usuario”:
- Diligencia el formulario, teniendo en cuenta que todos los campos son obligatorios. El correo debe ser válido porque a esta cuenta llegará la notificación para crear la contraseña. Luego da clic en “Crear usuario”:
- Verifica que se guarde el registro, aparecerá un mensaje el cual informa que el usuario ha sido creado:
- Debes indicar al funcionario que su usuario ha sido creado y que debe realizar el procedimiento de creación de contraseña, explicado anteriormente:
- Si deseas eliminar un usuario, debes ubicar el usuario y dar clic en el icono en forma de papelera:
- Se mostrará el mensaje (pop – up) “¿Desea eliminar al usuario?“ para confirmar la eliminación:
- Al dar clic en el botón “Aceptar”, aparecerá el mensaje “Se ha eliminado correctamente al usuario”, podrás dar clic en el botón “Cerrar”:
- Para editar algún dato de un usuario, debes dar clic en el icono en forma de lápiz:
- Los roles que permite edición son: funcionario operador y Notario encargado. Los únicos datos que no son editables son: tipo, número de documento y correo electrónico. Debes dar clic en el botón “Editar usuario” para guardar los cambios. Adicional tienes la opción de enviar la contraseña al usuario dando clic al botón “Enviar correo de acceso a cuenta”.
- Después de guardar los cambios muestra el mensaje “Usuario actualizado”.
Módulo configuración #
En el módulo configuración selecciona el formato de impresión deseado:
Selecciona la opción de firma manual y asigna un Notario Titular o encargado:
Configura la opción de “No usar la wacom de firma”, si se selecciona la opción de “No usar tableta de firma (1)” se marcará automáticamente la opción “Mostrar ATDP en la ventana de aplicación (2)”:
Configura el lector de código de barras bidimensional, escaneando el código QR con la pistola:
Selecciona la opción de “Escáner”, si el equipo no tiene ningún escáner instalado mostrará la siguiente imagen. Si el escáner está instalado debes dar clic en el botón de actualizar:
Si el equipo tiene un escáner instalado dará la opción de habilitar ✓ la opción de “Usar escáner para recuperación del documento”:
Al habilitar la opción de usar escáner, se habilitan dos listas desplegables “Escáner disponible” muestra por defecto “EPSON DS-510” y “Seleccione la densidad de pixeles” se recomienda seleccionar 400:
Nota: recuerde que después de realizar una nueva configuración debes dar clic en el botón “Guardar Cambios”.
Módulo reportes #
En este módulo el Notario podrá visualizar los reportes de cotejos
Para visualizar la información, filtra por el resultado del cotejo y un rango de fecha deseada:
En la pestaña “Búsqueda Avanzada” podrás visualizar el reporte más detallado, filtra por (Nuip compareciente, correo funcionario, HIT-NO HIT, rango de fecha):
Tienes la opción de exportar el reporte en un Excel y descargar el archivo:
Al exportar el archivo muestra el detalle completo de la búsqueda e incluye los campos score y calidad de la huella, Mac, ip:
En la pestaña trámites podrás visualizar el estado de los trámites, tiempos promedios por trámite, atención y firma:
En la pestaña métricas se visualizará el total de máquinas que tiene el aplicativo instalado, total funcionarios, notarios encargados y titulares:
Ver también #
¿Qué debo hacer si no me deja actualizar o no instala la última versión? – Help Olimpia IT
¿Cómo hago para que me lea los dispositivos? – Help Olimpia IT
¿Cómo hago para que me lea el dispositivo Morpho como dispositivo USB? – Help Olimpia IT
¿Por qué me aparece en blanco la Wacom (Pad de firmas)? – Help Olimpia IT
¿Cuánto tiempo puedo estar inactivo con la sesión iniciada en la aplicación? – Help Olimpia IT
Control de versiones del documento #
VERSIÓN | FECHA | DESCRIPCIÓN |
1 | 2023-03-28 | Creación del Documento |
Propiedad de Olimpia #
El presente documento es de carácter confidencial y está protegido por las normas de derechos de autor, cualquier reproducción, distribución o modificación total o parcial a usuarios no autorizados o cualquier uso indebido de la información confidencial será considerado un delito conforme a lo establecido por el Código Penal y Leyes vigentes del estado Colombiano.