Documento Soporte

¡Hola! ¿Cómo podemos ayudarte?

Encuentra la documentación necesaria para mejorar tu conocimiento sobre nuestros productos.

Módulo: Envío Opción: Carga de documentos en Archivo Plano Documento de Soporte

 

Versión Nro. 1

CONTROL DE CAMBIOS #

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN
1 2022-03-27 Carga de documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar por medio de archivo plano.

INTRODUCCIÓN #

Este documento presenta la documentación de integración factura electrónica para carga de documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar por medio de archivo plano con sus parámetros de entrada y salida.

PROPÓSITO #

Facilitar el cargue de documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar desde un archivo plano por medio del portal de Factura Electrónica, explicando el funcionamiento de esta opción.

PUBLICO DESTINATARIO #

Este manual de uso está dirigido a las personas que requieran realizar cargue masivo de documentos desde un archivo plano.

ENVÍE SUS COMENTARIOS DEL MANUAL #

Los comentarios sobre el producto los podrá realizar al correo: SoporteCorporativo@olimpiait.com

DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO #

El cargue de documentos por archivo plano nos permite de forma sencilla la emisión masiva de documentos a la DIAN. Para hacer uso de esta opción desde el portal se debe tener un usuario asociado al comercio que va a subir los documentos. El usuario administrador es suministrado por Olimpia a los usuarios finales que van a hacer uso de la herramienta.

NOTA: Para más información sobre la creación de usuarios en el portal del comercio, diríjase al “Manual Administración de Usuarios y Roles en el Portal de Factura Electrónica”.

INGRESO AL MÓDULO: CARGUE DE ARCHIVO PLANO #

Una vez ingrese a la plataforma como se indica en el “Manual de Usuario Inicio de Sesión Portal de Factura Electrónica” haga clic en la opción “Envío” en el menú de navegación, ubicado en el costado izquierdo, donde se despliega una lista con diferentes opciones para realizar el envío de documentos. Seleccione la opción “Cargue de Archivo plano”.

En este módulo puede cargar sus documentos a la plataforma y verificar que estos no tengan errores antes del envío. Al presionar el botón Cargar Archivo Plano se muestra la siguiente ventana:

Existen varias ayudas visuales para el usuario al momento de realizar el cargue, por ejemplo, al momento de intentar subir un archivo, se mostrarán instrucciones y la posibilidad de descargar un ejemplo o ver los campos necesarios para subir un documento. A continuación, se muestra el lugar en donde se pueden descargar estos archivos:

Existen 2 archivos disponibles para descargar:

  1. En el documento “ejemplo” se muestra la cantidad de columnas por fila para el cargue de documentos y datos de la forma en que se debe ver un archivo antes de ser subido.
  2. En el documento “campos del archivo” se muestran todos los valores permitidos en cada uno de los campos del archivo.

También en la parte superior derecha e inferior izquierda existen varios archivos de interés para el usuario.

Los archivos de interés se describen a continuación:

  1. Monedas: Contiene los códigos de las monedas que son recibidas por la DIAN al momento de subir documentos.
  2. Ciudades: Contiene los códigos de las ciudades.
  3. Países: Contiene los códigos de los países en el formato de 2 letras (CO, AF, etc).
  4. Departamentos: Contiene los códigos de los departamentos.
  5. Tabla de Códigos: Contiene los códigos de los tipos de documento, tipos de persona, tipos de régimen y códigos de interés en general.

Al momento de cargar un archivo se debe esperar a que el archivo sea subido al servidor, esto se termina cuando la barra de progreso es de color verde:

Cuando el archivo esté listo para ser cargado, se activa el botón de guardar

Finalmente, al presionar en el botón “Guardar” se inicia el proceso de carga masiva de documentos, más adelante se detalla el formato del archivo y las posibles respuestas recibidas.

FORMATO DEL ARCHIVO PLANO #

Para el cargue de documentos se tiene un formato preestablecido con los campos requeridos por cada fila. Cada campo se separa por el carácter ‘|’. Al descargar el documento de “Ejemplo” se muestra algo similar a lo siguiente:

Para el cargue existen 9 tipos de registros (filas):

Consideraciones:

  • El orden de las columnas y las condiciones relacionadas con cada una de ellas se encuentra descrito en el documento “campos del archivo” que puede ser descargado desde el portal como se describe anteriormente.
  • Se debe tener en cuenta que para realizar el cargue se debe subir un archivo en formato zip que en su contenido tiene un archivo de texto con los documentos que se desean cargar. No existe un límite de documentos que se pueden cargar en un mismo archivo, lo importante es que el peso del archivo no supere las 20 megas.
  • El orden en que se insertan los documentos y los ítems no es relevante al momento de cargar un archivo. Por ejemplo, pueden agregarse primero los ítems y luego los documentos a cargar.
  • El archivo Zip no puede pesar más de 20 megas.

RESULTADOS DEL CARGUE #

Al cargar un archivo de documentos y luego de ser procesado se muestran los errores en caso de existir alguno como se muestra a continuación:

La fila y la columna corresponden a la posición en el archivo de los campos que presentan inconsistencias. En caso de ser un error general la fila y la columna tendrán un valor de 0 (cero).

Si por el contrario el archivo se carga correctamente, se muestra una pantalla con un resumen del cargue

Interfaz de usuario gráfica Descripción generada automáticamente

Para este caso se cargaron 2 facturas, 1 nota débito y 1 nota crédito. En el resumen se puede ver el número de documento y el prefijo asociado.

REPORTE DE ARCHIVOS #

Cada que se realiza el cargue de un archivo por medio del portal, se puede revisar en la tabla el historial de archivos con sus respectivos errores o documentos cargados, además de tener filtros para buscar los archivos.

Al seleccionar uno de los archivos subidos se activará el botón Ver, el cual me abre una ventana para ver el detalle:

 

PROPIEDAD DE OLIMPIA #

El presente documento es de carácter confidencial y está protegido por las normas de derechos de autor, cualquier reproducción, distribución o modificación total o parcial a usuarios no autorizados o cualquier uso indebido de la información confidencial será considerado un delito conforme a lo establecido por el Código Penal y Leyes vigentes del estado Colombiano.

 

¿Te ha sido de ayuda este articulo?