¿Qué es nómina electrónica?
La Nómina Electrónica es un documento digital implementado en Colombia mediante el cual los empleadores reportan a la DIAN los pagos realizados a sus trabajadores, incluyendo salarios, prestaciones sociales, horas extras, comisiones, bonificaciones, deducciones y demás conceptos relacionados con la relación laboral.
Su objetivo es respaldar los costos y deducciones derivados de los pagos laborales para efectos tributarios, garantizando la trazabilidad y validación de la información ante la DIAN.
Incluye:
- Conceptos generales de Nómina Electrónica.
- Habilitación y configuración del servicio.
- Configuración de empleados y conceptos de nómina.
- Generación y transmisión de documentos de nómina.
- Gestión de Notas de Ajuste.
- Validación de documentos ante la DIAN.
- Gestión del ambiente de pruebas y TestSet.
- Proceso de transición de pruebas a producción.
- Consulta de estados y respuestas.
- Identificación y atención de errores frecuentes.
- Procedimientos de validación y escalamiento.
¿Para qué sirve?
La Nómina Electrónica sirve para reportar ante la DIAN los pagos realizados a los empleados y las deducciones aplicadas durante cada período de nómina. Este documento electrónico se utiliza como soporte de los costos y deducciones derivados de la relación laboral para efectos tributarios.
Funciones principales
- Cumplir con los requisitos exigidos por la DIAN.
- Respaldar fiscalmente salarios, prestaciones sociales, comisiones, bonificaciones y demás pagos laborales.
- Registrar y reportar deducciones como salud, pensión, libranzas, retenciones, entre otras.
- Facilitar la trazabilidad y control de la información laboral y tributaria.
- Reducir errores en la gestión y reporte de nómina.
- Permitir correcciones y ajustes mediante notas de ajuste cuando sea necesario.
Flujo de nómina electrónica
- Liquidación de nómina: Se calculan los valores devengados y deducidos de cada empleado.
- Generación del documento: El sistema crea el documento de Nómina Electrónica con la información correspondiente.
- Validación: Se verifican datos de empleados, conceptos y valores antes del envío.
- Transmisión a la DIAN: El documento es enviado para validación.
- Respuesta de la DIAN: Puede ser validado o rechazado.
- Corrección (si aplica): Se corrigen los errores identificados y se realiza un nuevo envío.
- Almacenamiento: Se conservan los documentos y respuestas de validación.
- Consulta y seguimiento: Se revisa el estado de los documentos transmitidos.
- Nota de ajuste (si aplica): Cuando se requiere corregir una nómina ya validada, se emite una nota de ajuste y se transmite nuevamente a la DIAN.
Resultado: La información de los pagos laborales queda reportada y validada ante la DIAN, sirviendo como soporte fiscal para la empresa.
Documento de Olimpia - Uso PÚBLICO