¿Qué es documento soporte?
El Documento Soporte es un documento electrónico utilizado para respaldar las adquisiciones de bienes y/o servicios realizados por un Emisor cuando el tercero que realiza la venta o presta el servicio no está obligado a expedir factura de venta o documento equivalente, de acuerdo con las condiciones aplicables.
Este documento permite registrar y soportar electrónicamente la operación realizada, incluyendo la información correspondiente al tercero, los bienes o servicios adquiridos, los valores de la operación, impuestos, retenciones y demás datos requeridos para su generación y validación.
El Documento Soporte es generado por el adquirente de los bienes o servicios y debe ser transmitido a la DIAN para su correspondiente validación, de acuerdo con las condiciones establecidas para este servicio.
La información registrada debe ser consistente con la operación realizada y con los datos del tercero, ya que las inconsistencias pueden generar rechazos durante el proceso de validación.
Incluye:
- Configuración y parametrización del servicio.
- Creación y emisión de Documentos Soporte.
- Registro de terceros y conceptos de adquisición.
- Gestión de valores, impuestos y retenciones.
- Consulta y seguimiento del estado de los documentos.
- Generación y gestión de Notas de Ajuste.
- Consulta de respuestas de la DIAN.
- Identificación de errores frecuentes.
Validaciones y procedimientos de escalamiento.
¿Cuándo se utiliza?
El Documento Soporte se utiliza para respaldar electrónicamente las adquisiciones de bienes y/o servicios realizados a terceros que no se encuentran obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, cuando el adquirente requiera soportar dicha operación bajo las condiciones establecidas para este documento.
¿Quién genera el Documento Soporte?
El Documento Soporte es generado por el adquirente del bien o servicio, quien debe registrar la información correspondiente a la operación y realizar el proceso de generación y transmisión del documento electrónico.
Relación con DIAN
El Documento Soporte forma parte de los documentos electrónicos gestionados mediante la plataforma y se encuentra sujeto al proceso de generación, transmisión y validación ante la DIAN.
La respuesta obtenida durante la validación permite determinar el resultado del proceso y, en caso de rechazo, identificar las inconsistencias que deben ser revisadas y corregidas.
Flujo del Documento Soporte
El proceso general contempla las siguientes etapas:
- Configuración del servicio.
- Registro de la información del tercero.
- Registro de los bienes o servicios adquiridos.
- Diligenciamiento de valores, impuestos y retenciones, cuando aplique.
- Generación del Documento Soporte.
- Validación de la información.
- Transmisión a la DIAN.
- Recepción de la respuesta de validación.
- Consulta y gestión del documento.
Documento de Olimpia - Uso PÚBLICO