1. Introducción
Este manual aborda la funcionalidad en el aplicativo SISEC Examen del módulo de calidad, específicamente: Procesos, Documentos, Formación, Secretaría de Salud, Recurso Humano, Equipos y Docs. Calidad.
1.1. Propósito
Con el fin de facilitar el manejo del aplicativo se ha preparado este Manual de Usuario, que pretende explicar el funcionamiento de cada opción de los módulos que componen la solución del módulo de Calidad del aplicativo SISEC® Examen.
1.2.Público destinatario
Este manual está dirigido a las personas que van a ejercer los diferentes roles de la aplicación SISEC® EXAMEN.
1.2.1. Roles involucrados
- Representante Legal: Es el encargado de validar la primera huella cuando se matricula la aplicación, también puede administrar la aplicación.
- Administrador: Usuario delegado por el Representante legal, encargado de la administración de la aplicación.
- Líder de Comité Medico: Encargado de gestionar las quejas y apelaciones.
- Recepcionista: Es el usuario encargado de imprimir las remisiones, consultar los estados de pruebas de los aspirantes.
- Optómetra: Es el usuario encargado de Realizar las pruebas de Optometría a los aspirantes.
- Fonoaudiólogo: Es el usuario encargado de Realizar las pruebas de Fonoaudiología a los aspirantes.
- Psicólogo: Es el usuario encargado de Realizar las pruebas de Psicología a los aspirantes.
- Médico General: Es el usuario encargado de Realizar las pruebas de medicina general a los aspirantes.
- Médico Certificador: Es el usuario encargado de realizar el proceso de certificación de los aspirantes.
2. Módulo calidad
Dentro del Módulo de Calidad se encuentra el acceso a las siguientes funcionalidades: Procesos, Documentos, Formación, Secretaría de Salud, Recurso Humano, Equipos y Docs. Calidad.
Al hacer clic sobre esta funcionalidad se muestra una pantalla con el siguiente título “Gestión Documental de calidad”.
Botón Procesos
Al hacer clic sobre este botón se activa la tabla “Grupo” con la siguiente información: Calidad, Certificación, Compras, Deberes y Responsabilidades, Gerencia, Gestión Humana, Intereses, Recepción, Sistemas, Tamizaje:
Luego, al hacer clic en cualquier fila de la tabla se muestran los documentos asociados.
Botón Documentos
Al hacer clic sobre este botón se activa una tabla debajo de “Grupo” con la siguiente información: Auditoria, Baremaciones, Cámaras y Comercio, Cronogramas, Manuales de Operación, ONAC, Pólizas, Resoluciones, Rut, Secretaria de Salud, Sisec Examen:
Luego, al hacer clic en cualquier fila de la tabla se muestran los documentos asociados.
Botón Formación
Al hacer clic sobre este botón se activa una tabla debajo de “Grupo” con la siguiente información: Calidad, Gestión Humana, Sistemas:
Luego al hacer clic en cualquier fila de la tabla se muestran los documentos asociados.
Botón Secretaria de Salud
Al hacer clic sobre este botón se activa una tabla debajo de “Grupo” con la siguiente información: Certificaciones, Dispositivos Médicos, Documentos, Habilitaciones, Historias Clínicas, Infraestructura, Procesos Prioritarios, Suficiencia, Talento Humano:
Luego, al hacer clic en cualquier fila de la tabla se muestran los documentos asociados.
Botón editar documento
Al hacer clic sobre un documento y luego dirigirse al botón Editar el Documento seleccionado.
Botón desplegable grupo
Al hacer clic sobre este botón desplegable se muestran los grupos Procesos, Documentos, Formación y Salud:
Botón Desplegable Subgrupo1
Al hacer clic sobre este botón desplegable se muestran los datos de la tabla grupo:
Botón Desplegable Subgrupo2
Al hacer clic sobre este botón desplegable se muestra una lista para la configuración de la ruta del documento:
Ruta del archivo
Al hacer clic sobre este campo de texto es posible editar la ruta del documento manualmente.
Nombre del Documento
Al hacer clic sobre este campo de texto es posible editar el nombre del documento.
Archivo
Al hacer clic sobre este campo de texto es posible editar el archivo del documento.
Botón Visible
Al hacer clic sobre este botón se puede escoger si se desea que el documento sea visible o no en la aplicación.
Código
Al hacer clic sobre este campo de texto es posible editar el número de código del documento que se está modificando o creando.
Botón Actualizar
Al hacer clic sobre este botón se actualiza la información editada anteriormente y se muestra un mensaje confirmando el éxito de la actualización.
Botón Crear Documento
Al hacer clic sobre este botón se abre una pantalla de creación del documento.
Botón Desplegable Grupo
Al hacer clic sobre este botón desplegable se muestran los grupos Procesos, Documentos, Formación y Salud.
Botón Desplegable Subgrupo1
Al hacer clic sobre este botón desplegable se muestran los datos de la tabla grupo.
Botón Desplegable Subgrupo2
Al hacer clic sobre este botón desplegable se muestra una lista para la configuración de la ruta del documento.
Ruta del archivo
Al hacer clic sobre este campo de texto es posible editar la ruta del documento manualmente
Nombre del Documento
Al hacer clic sobre este campo de texto es posible editar el nombre del documento.
Archivo
Al hacer clic sobre este campo de texto es posible editar el archivo del documento.
Botón Visible
Al hacer clic sobre este botón se puede escoger si se desea que el documento sea visible o no en la aplicación.
Código
Al hacer clic sobre este campo de texto es posible editar el número de código del documento que se está editando.
Botón Crear
Al hacer clic sobre este botón se crea el documento en la información ingresada anteriormente y se muestra un mensaje confirmando el éxito de la actualización.
2.1. Procesos
En esta funcionalidad se almacenan los procesos, procedimientos, instructivos y registros (formatos), del sistema de gestión de calidad implementado por cada CRC.
Los procesos, procedimientos, instructivos y registros (formatos) que podemos encontrar en esta funcionalidad son los siguientes: Calidad, Gerencia, Compras, Sistemas de Información y Desarrollo, Gestión Humana, Recepción, Tamizaje, Certificación, Registros de Intereses, Evaluadores y Certificadores.
Botón Eliminar Temporales
Al hacer clic sobre este botón se borran todos los archivos temporales, y muestra un mensaje de confirmación de la acción realizada.
Botón Actualizar
Al hacer clic sobre este botón aparece una ventana con el título Cargue de Documentos donde se puede subir un archivo al procedimiento, instructivo o registro seleccionado.
Botón Examinar
Al hacer clic sobre este botón el usuario puede subir un archivo en formato pdf con el procedimiento, instructivo o registro.
Para comprobar que el archivo ha sido seleccionado correctamente se ve en la parte izquierda del botón “Examinar” la ruta del archivo seleccionado.
Botón Actualizar
Al hacer clic sobre este botón se actualiza el pdf del procedimiento, instructivo o registro seleccionado previamente, Además se muestra un mensaje de confirmación de la acción realizada.
Botón visualizar
Al hacer clic sobre este botón se abre un documento en formato pdf con el procedimiento, instructivos o el registro seleccionado.
2.2. Documentos
En la funcionalidad de documentos, se puede visualizar los diferentes documentos que acreditan al CRC para realizar las operaciones correspondientes.
NOTA: A esta funcionalidad solo pueden acceder los usuarios con rol de Administrador o Representante Legal.
Los documentos que acreditan al CRC los podemos encontrar en la parte izquierda de la pantalla: Acreditación ONAC, Resolución MinTransporte, Poliza de Responsabilidad, Cámara de Comercio, Rut, Hab. Secretaria de Salud, Sisec Examen, Manuales de Operación, Baremaciones, Cronogramas y Auditoría Interna.
Botón Eliminar Temporales
Al hacer clic sobre este botón se borran inmediatamente todos los archivos temporales, mostrando un mensaje de confirmación de la acción realizada.
Botón Actualizar
Al escoger un documento es posible actualizarlo al dar clic sobre el botón actualizar.
Se visualiza una ventana con el título Cargue de Documentos donde se puede subir un archivo al procedimiento, instructivo o registro seleccionado.
Botón Examinar
Al hacer clic sobre este botón el usuario puede subir un archivo en formato pdf con el procedimiento, instructivo o registro.
Para comprobar que el archivo ha sido seleccionado correctamente se ve en la parte izquierda del botón “Examinar” la ruta del archivo seleccionado
Botón Actualizar
Al hacer clic sobre este botón se actualiza el pdf del procedimiento, instructivo o registro seleccionado previamente, Además se muestra un mensaje de confirmación de la acción realizada.
Botón Visualizar
Al hacer clic sobre este botón se abre un documento en formato pdf con el procedimiento, instructivos o el registro seleccionado.
2.3. Formación
En esta funcionalidad se encuentra los documentos de formación y capacitación para los Usuarios del CRC.
Es posible encontrar los documentos de formación de Calidad, Sistemas de Información y Mantenimiento y Recurso Humano.
Botón Eliminar Temporales
Al hacer clic sobre este botón se eliminan correctamente los archivos temporales y muestra en pantalla un mensaje confirmando la eliminación.
Botón Actualizar
Al escoger un documento es posible actualizarlo al dar clic sobre el botón actualizar. Se muestra en pantalla una ventana con título: Cargue de documentos, que muestra tres botones: Examinar, Actualizar, Salir.
Botón Examinar
Al hacer clic sobre este botón el usuario puede subir un archivo en formato pdf con el procedimiento, instructivo o registro.
Para comprobar que el archivo ha sido seleccionado correctamente se ve en la parte izquierda del botón examinar la ruta del archivo seleccionado.
Al hacer clic sobre este botón el sistema actualiza el documento seleccionado previamente y muestra una pantalla emergente verificando que el documento ha sido actualizado correctamente.
NOTA: Al actualizar el documento seleccionado el sistema regresa a la funcionalidad de formación.
Botón Visualizar
NOTA: Para hacer funcional a este botón primero se debe seleccionar un documento. Al hacer clic sobre este botón el sistema muestra en pantalla el documento seleccionado.
2.4. Secretaría de Salud
En el módulo de secretaria de Salud, se puede almacenar la información y documentación necesaria que acredita al CRC como IPS ante la secretaria de salud correspondiente.
La documentación necesaria encontrada en esta funcionalidad es la siguiente: Talento Humano, Infraestructura, Dispositivos Médicos, Procesos Prioritarios, Historias Clínicas, Suficiencia Patrimonial, Certificaciones y Pamec.
Botón Eliminar Temporales
Al hacer clic sobre este botón se eliminan correctamente los archivos temporales y muestra en pantalla un mensaje confirmando la eliminación.
Botón Actualizar
Al escoger un documento es posible actualizarlo al dar clic sobre el botón actualizar. Se muestra en pantalla una ventana con título: Cargue de documentos, que muestra tres botones: Examinar, Actualizar, Salir.
Botón Examinar
Al hacer clic sobre este botón el usuario puede subir un archivo en formato pdf con el procedimiento, instructivo o registro.
Para comprobar que el archivo ha sido seleccionado correctamente se ve en la parte izquierda del botón examinar la ruta del archivo seleccionado.
Botón Actualizar
Al hacer clic sobre este botón el sistema actualiza el documento seleccionado previamente y muestra una pantalla emergente verificando que el documento ha sido actualizado correctamente.
Botón Visualizar
NOTA: Para hacer funcional a este botón primero es necesario seleccionar un documento
Al hacer clic sobre este botón se visualiza el documento seleccionado previamente.
2.5. Recurso Humano
En la funcionalidad de recurso humano se encuentran las siguientes funcionalidades: Documentación, Evaluaciones, Consultas.
Funcionalidad Documentación
En esta funcionalidad se encuentra el almacenamiento de la documentación requerida por el CRC para la contratación del personal.
Se puede encontrar los documentos de: Hoja de Vida, Documento de Identidad, Tarjeta Profesional, Diploma de Grado, Acta de Grado, Contrato Laboral, Permiso Secretaria del Departamento para Trabajar, Compromiso de Confidencialidad, Imparcialidad e Independencia, Evidencia de Inducción, Evaluación de ISO/IEC 17024, Evaluación Resolución, Evaluación de Desempeño y Declaración Bajo Gravedad de Juramento.
Botón Desplegable Centro De Reconocimiento
Al hacer clic en este botón primero se selecciona el Centro de Reconocimiento (CRC) y aparecen abajo la información acerca de los roles de ese CRC.
Botón Eliminar Temporales
Al hacer clic sobre este botón se eliminan los archivos temporales.
Botón Actualizar
NOTA: para hacer funcional a este botón es necesario seleccionar un usuario previamente.
Al hacer clic sobre este botón se abre una ventana con el título “cargue de documentos” donde se puede seleccionar cualquier documento mostrado en la tabla Archivos Actualizables.
Botón Examinar
Al hacer clic sobre este botón se abre la ventana de navegación de Windows donde se puede escoger el documento deseado exclusivamente en formato PDF y seguidamente hacer clic en el botón aceptar.
Botón Actualizar
NOTA: Este botón solo tiene utilidad después de haber examinado un documento con formato PDF.
Al hacer clic sobre este botón el sistema actualiza el documento seguido de una ventana emergente confirmando la actualización.
¿Como subir los documentos necesarios para enrolar especialista?
Para los especialistas médicos y certificador es necesario el cargue de los siguientes documentos con el fin de realizar su respectivo enrolamiento: (Diploma de Grado, Acta de Grado, Tarjeta Profesional y Permiso Secretaria de Salud).
Cuando sea cargada la totalidad de los documentos el sistema confirma el proceso e indica que es posible generar su enrolamiento.
2.6. Equipos
Al hacer clic sobre esta funcionalidad se muestran las siguientes funcionalidades: Inventario, Calibraciones y Mantenimientos.
Funcionalidad Inventario
Al hacer clic sobre esta funcionalidad se despliegan las siguientes funcionalidades: Registro, Retiros, Consulta, Hojas de vida, movimientos.
Funcionalidad Registro
Al hacer clic sobre esta funcionalidad se muestra en pantalla la siguiente pestaña.
En la parte superior izquierda se ingresa el número de equipo que se desee registrar. Abajo se encuentra un lugar donde se registra el elemento, su marca, su modelo y su serial.
NOTA: En la parte derecha se encuentra un cuadro con posibles opciones para facilitar la búsqueda de un cierto tipo de equipo que se desee registrar.
- Se escribe el número del activo, se hace clic en el cuadro de texto con el nombre de “Elemento”, seguido aparece a la derecha en el cuadro de opciones los posibles tipos de equipos que se puede seleccionar.
- Automáticamente se selecciona el cuadro de texto siguiente donde se registra la marca del elemento y en el cuadro “Opciones” se muestra las marcas de los elementos asociados.
- El resto de casillas se deben completar según el modelo y el serial del equipo que se está registrando
Botón Registrar
Al completar todos los campos mencionados anteriormente se da clic en el botón registrar con el fin de registrar el elemento, se muestra un mensaje sobre el correcto almacenamiento del elemento.
Funcionalidad Retiros
Al hacer clic sobre esta funcionalidad se muestra una pantalla con el siguiente título “Inventario de Baja”.
En la parte superior izquierda se encuentra un filtro de búsqueda de elementos clasificados por: Activo, Terceros y Serial.
Después de filtrar el elemento se escribe el número del elemento activo que se desea dar de baja.
Y se hace clic en el botón 
buscar ubicado en la parte derecha, seguidamente aparece en la tabla de abajo el elemento activo que fue buscado.
buscar ubicado en la parte derecha, seguidamente aparece en la tabla de abajo el elemento activo que fue buscado.
Botón Dar de baja
Este botón se encuentra ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Al hacer clic sobre este botón se muestra la siguiente pantalla con el título “Equipos de Baja” y la información relacionada al dispositivo.
Botón Dar de baja por
En la parte derecha de la pantalla “Equipos de Baja” se encuentra un botón desplegable con el título “Baja Por” donde se selecciona el motivo para dar de baja a un elemento.
Es obligatorio escribir una observación en la parte inferior del botón desplegable “Baja Por”.
Botón Registrar
Al hacer clic sobre este botón se dará de baja al equipo.
El equipo dado de baja aparece en la tabla de abajo con el título “Inventario Dado de Baja”.
Funcionalidad Consulta
Al hacer clic sobre esta funcionalidad se muestra la siguiente pantalla, dividida por dos pestañas con el título de “Inventario General” e “Inventario Por Centro de Reconocimiento”.
Pestaña Inventario General
Al hacer clic sobre esta pestaña se muestran los elementos activos con su información detallada (Activo, Equipo, Marca, Serial, Modelo, Ubicación, Área, Número).
En la parte inferior izquierda se puede filtrar por nombre de equipo.
Al hacer clic en el botón buscar 
a tabla ubicada arriba se actualiza según lo que fue consultado
a tabla ubicada arriba se actualiza según lo que fue consultado
Botón Exportar
Al hacer clic sobre este botón se exportarán los datos de la tabla a un documento Excel.
Pestaña Por Centro De Reconocimiento
Al hacer clic sobre esta pestaña, se muestra en pantalla los equipos de los que dispone el CRC.
Además, existe la posibilidad de filtrar los equipos según el área.
Buscar Por
En la parte superior derecha se muestra un botón desplegable donde se puede realizar la búsqueda por equipos Activos, Terceros y Serial, seguidamente de escribir el número del activo y hacer clic en el botón buscar 
Listar
En la parte inferior izquierda se puede filtrar por equipos.
Al hacer clic en el botón buscar 
la tabla ubicada arriba se actualiza según lo que fue consultado.
la tabla ubicada arriba se actualiza según lo que fue consultado.Funcionalidad Hojas de Vida
Al hacer clic sobre esta funcionalidad se muestra una pantalla donde se puede seleccionar las hojas de vidas filtrando por CRC y por área.
Botón Consultar
Al hacer clic sobre este botón el sistema va a consultar las hojas de vida previamente seleccionadas.
Funcionalidad Movimientos
Al hacer clic sobre esta funcionalidad se muestra una pantalla con el título “Movimientos – Traslados” donde se puede trasladar los equipos activos del CRC.
En esta pantalla se puede buscar los equipos activos de dos formas:
- Buscar por número de los activos internos o de terceros.
- Buscar por Serial.
Para buscar por número de activos internos o de terceros es necesario seleccionar cual para después escribir el número de activo en su casilla correspondiente.
Al escribir el número del activo y haciendo clic en el botón buscar 
se visualiza automáticamente información detallada sobre el equipo que se desea trasladar.
se visualiza automáticamente información detallada sobre el equipo que se desea trasladar. 
Otra forma para buscar equipos activos para trasladar es dirigiéndose a la parte derecha superior e insertar el serial del equipo y haciendo clic en buscar 
Inmediatamente se visualiza debajo de datos la información detallada sobre el equipo activo.
Inmediatamente se visualiza debajo de datos la información detallada sobre el equipo activo.
Después de buscar un equipo activo, para realizar un movimiento hay que dirigirse a la parte derecha de la pantalla debajo de Destino se encuentran dos botones desplegables.
En el primero de ellos se selecciona el CRC y Área de destino al que se desea hacer el traslado. Abajo se selecciona un número de equipo y se hace clic en el botón mover.
Botón Mover
Al hacer clic en este botón se realizará el movimiento
Funcionalidad Calibraciones
En el módulo en mención, se registran las calibraciones de los equipos de cada Centro, la fecha de calibración y su vigencia, entidad que expide el certificado o documento de calibración con su soporte. El módulo almacena los históricos correspondientes de las calibraciones.
Botón Audiómetro
Al hacer clic sobre este botón se muestran los documentos de calibración de los Audiómetros.
Botón Tensiómetro
Al hacer clic sobre este botón se muestran los documentos de calibración de los Tensiómetros.
Botón Bascula
Al hacer clic sobre este botón se muestran los documentos de calibración de las Básculas.
Botón Cabina
Al hacer clic sobre este botón se muestran los documentos de calibración de las Cabinas.
Botón Eliminar Temporales
Al hacer clic en este botón el sistema elimina los archivos temporales.
Botón Actualizar
NOTA: Este botón solo puede ser visible una vez se hace clic en cualquiera de los siguientes botones (Audiómetro, Tensiómetro, Báscula, Cabina).
Al hacer clic sobre este botón se muestra una ventana con el título cargue de documentos.
Botón Examinar
Al hacer clic sobre este botón se abrirá la ventana de búsqueda de Windows, donde se selecciona un documento con formato PDF.
Insertar Fecha De Calibración y Fecha De Vigencia
Para seleccionar la fecha de calibración y fecha de vigencia se debe hacer clic en el botón de fecha 
para escoger las fechas solicitadas y escribir en el cuadro de texto una entidad certificadora.
para escoger las fechas solicitadas y escribir en el cuadro de texto una entidad certificadora.
Botón Actualizar
NOTA: Este botón solo tiene utilidad después de haber examinado un documento con formato PDF. Al hacer clic sobre este botón el sistema actualiza el documento seguido de una ventana emergente confirmando la actualización.
Funcionalidad Mantenimientos
En esta funcionalidad se realizan los registros de los mantenimientos respectivos a los dispositivos médicos.
Para consultar/ registrar un mantenimiento a un dispositivo médico, se debe dirigir a la parte superior y en Centro Médico escoger el CRC, después a la derecha escoger el Área, abajo se selecciona el equipo médico y el número del activo.
Botón Consulta
Al hacer clic sobre este botón se muestra la consulta de mantenimientos de equipos médicos por entro de reconocimiento y por área.
3. Control De Cambios
| VERSIÓN | FECHA | DESCRIPCIÓN |
| 1 | 2016-10-27 | Creación del documento |
| 2 | 2017-03-29 | Actualización del documento |
| 3 | 2017-11-10 | Actualización del documento |
| 4 | 2018-04-03 | Actualización del documento |
| 5 | 2024-12-24 | Actualización del Documento (actualización de imágenes y cambio de formato del documento). |
4. Propiedad de Olimpia
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Documento de Olimpia – Uso PÚBLICO