Manual de usuario: Portal administrativo de agendamiento y SuperTransporte

1. INTRODUCCIÓN

Este manual tiene como objetivo dar a conocer la funcionalidad del portal web en donde se visualizará la parametrización para los agendamientos en CRC.

1.1. Propósito

Este manual está pensado para acompañar a los administradores de los centros CRC o CEA en el proceso de envío de la información requerida por la Superintendencia de Transporte, facilitando cada paso y resolviendo sus inquietudes durante la gestión.

1.2. Roles Involucrados

El administrador tendrá acceso a todo el portal.

2. FUNCIONALIDADES

2.1. Como ingresar al sistema

1. El Usuario debe ingresar a la siguiente URL https://miportalcentro.sisec.co/ para el inicio de sesión. Las credenciales para usar son las asignadas por el administrador de acuerdo con el tipo de negocio, CRC o CEA:
   
2. Se debe tener en cuenta que si el usuario y la contraseña son incorrectos el aplicativo mostrará una alerta indicando la novedad:
   
3. Si el usuario ingresa correctamente la información dependiendo del Rol configurado al momento de la creación, este mostrará diferentes submódulos a los cuales puede acceder:
   1. Rol Administrador:
      1. Agenda (Módulo)
         • Bloquear horario (SubMódulo)
         • Buscar Persona (SubMódulo)
      2. Configuración (Módulo)
         • Perfil en milicencia (SubMódulo)
         • Horario de atención (SubMódulo)
         • Parametrización (SubMódulo)
      3. SuperTransporte (Módulo)
         • Formularios CRC (Módulo)
           • Información Básica (SubMódulo)
           • Información Homologado (SubMódulo)
           • Representante Legal (SubMódulo)
           • Resolución de habilitación (SubMódulo)
           • Información Constitución (SubMódulo)
           • Acreditación ONAC (SubMódulo)
           • Póliza (SubMódulo)
           • Registro REPS (SubMódulo)
           • Profesionales Certificadores (SubMódulo)
           • Profesionales de la Salud (SubMódulo)
           • Información de la Infraestructura (SubMódulo)
           • Interconexión RUNT (SubMódulo)
             
             

3. INGRESO AL PORTAL

El ingreso al portal Administrativo se realizará desde la siguiente URL https://miportalcentro.sisec.co/. Aquí podrás ver la interfaz del “Portal Administrativo”, donde seguirás utilizando las mismas credenciales y permisos que ya usas en los aplicativos SISEC® Examen y SISEC® Recepción.

En la pantalla de inicio de sesión, solo necesitas ingresar tu usuario, contraseña y seleccionar el tipo de negocio “CRC”. Luego, haz clic en “Iniciar sesión” para acceder fácilmente al portal.

4. MÓDULO PERFIL EN MILICENCIA

Al ingresar al portal administrativo, lo primero que verás es el módulo Perfil en Mi licencia, donde podrás consultar y actualizar fácilmente la información principal de tu CRC.

• Nombre Comercial
• Teléfono #1
• Teléfono #2
• Correo Electrónico

NOTA: Los datos que actualices en este módulo se verán reflejados en la aplicación de SISEC Soporte y en el portal de Mi licencia.

5. MÓDULO HORARIO DE ATENCIÓN

En este módulo puedes definir de manera sencilla el horario de atención de tu CRC, lo que servirá como base para gestionar los agendamientos de forma más eficiente.

Da clic en el botón de “Nuevo Horario” para su configuración

Al hacer clic en el botón, verás una tabla con la información necesaria para tu configuración y también encontrarás opciones avanzadas que puedes personalizar según las necesidades de tu centro.

• Día
• Horaria de apertura
• Horario de cierre

5.1. OPCIONES DE CONFIGURACIÓN

5.1.1. Configuración básica

Puedes establecer fácilmente un horario único de apertura y cierre para todos los días de lunes a viernes:

5.1.2 Configuración avanzada

5.1.2.1. Horario diferente para cada día hábil

Si lo prefieres, puedes personalizar el horario para cada día de la semana. Solo necesitas marcar el recuadro correspondiente para habilitar esta opción.

5.1.2.2. Horario de almuerzo

Con esta opción puedes agregar fácilmente el horario de almuerzo. Si decides activarla, ese intervalo no estará disponible para atender aspirantes. Solo tienes que marcar el recuadro correspondiente para habilitar la función.

5.1.3. Botón guardar cambios

Al hacer clic en “Guardar cambios”, aparecerá un mensaje confirmando que la configuración se ha guardado exitosamente.

 

6. MÓDULO PARAMETRIZACIÓN

En el módulo de “Horario de parametrización” podrás configurar el modo de agendamiento que trabajara el CRC.

6.1. Política de agendamiento

6.1.1. Solo atención por orden de llegada

Esta política de agendamiento atenderá a los aspirantes sin una cita previa y mantendrá el flujo de agendamiento desactivado para su uso. Debes dar clic en el botón “Nueva Configuración” y seguido a esto tendrás que seleccionar la opción por “Solo atención por orden de llegada”:

Para guardar la configuración seleccionada das clic sobre el botón “Guardar”.

6.1.2. Atención Mixta: Citas y orden de llegada

Esta política activará el módulo de agendamiento y se le dirá al ciudadano que este centro atiende dándole prioridad a las citas, pero que puede presentarse sin agendar y será atendido de acuerdo con la disponibilidad. Para ello das clic en el botón “Nueva Configuración” y seguido a esto seleccionas la opción “Atención Mixta: Citas y orden de llegada”.

6.1.3. Solo hay atención a través de citas

Se activará el módulo de agendamiento y se le dirá al ciudadano que su centro atiende exclusivamente por citas. Para ello debes dar clic en el botón “Nueva Configuración” y seguido a esto seleccionas la opción “Solo hay atención a través de citas”:

Para continuar con el proceso de parametrización das clic en el botón “Guardar y continuar”. Posterior a esto visualizarás una ventana para realizar la configuración disponible de citas que tendrá el CRC.

6.2. Opciones de configuración

6.2.1. Configuración básica

Configuración lunes a viernes con horario único de apertura y cierre:

6.2.2. Configuración avanzada

6.2.2.1. Horario diferente para cada día hábil

En esta opción podrás configurar un horario diferente para cada día de la semana disponible. Para habilitar la opción deberás marcar sobre el recuadro blanco.

6.3. Parámetros de citas

Esta opción te permite parametrizar los intervalos entre citas y los días disponibles a visualizar de la fecha actual para su agenda:

• Parámetro y valor:
  • Intervalo de citas en minutos: 5, 10, 15, 20, 25, 30, 35, 40, 45, 50, 55 y 60.
  • Agenda disponible en días 

Para continuar con el proceso de parametrización debes dar clic en el botón “Guardar y continuar”. Luego de ello visualizarás una ventana para realizar la configuración de cupos.

6.4. Configuración de cupos

Define cómo funcionará tu agenda: escoge “Cupos limitados” para tener mayor control sobre el número de personas que pueden llegar a tu CRC, escoge “Ilimitada” para darle más control a los ciudadanos sobre cuándo asistir.

6.4.1. Tipo A: Cupos Limitados

Número limitado de cupos para cada intervalo, los ciudadanos pueden ver los horarios con cupos disponibles.

• Cantidad de cupos: En esta opción se parametriza los cupos disponible por intervalos:
  

6.4.2. Tipo B: Cupos Ilimitados

Sin límite de cupos: los ciudadanos pueden ver todos los horarios con el número de personas agendadas en cada uno.

Para continuar con el proceso de parametrización debes dar clic en el botón “Guardar y continuar”. Se visualizará una ventana para crear o modificar reglas.

6.5. Reglas para crear o modificar citas

Define las reglas para los ciudadanos que agenden a través de milicencia.co. Esta configuración no afectará la gestión manual desde ese portal:

• Tiempo mínimo para agendar:
  

• Tiempo mínimo para reprogramar o cancelar:
  

Das clic en el botón “Finalizar Configuración”:

NOTA: En caso de que realices un cambio sobre las políticas de agendamientos esta se tendrá como una parametrización futura si el CRC cuenta con agendas registradas en la semana actual.

• Horario de atención:
  

• Horario de citas:
  

7. MÓDULO AGENDA

Este módulo te permite realizar los agendamientos de los aspirantes, cancelar o reprogramar citas y adicional generar bloqueos entre los horarios disponibles

7.1. Bloquear horarios

Si usas la opción bloquear un horario, no se te permitirá crear nuevas citas sobre él hasta que sea desbloqueado. Las citas actuales no serán afectadas.

Para generar un bloqueo debes marcar los espacios por columna o por intervalo:

• Columna (Día):
  

Luego debes dar clic en el botón guardar cambios:

• Por intervalo:
  

Luego debes dar clic en el botón guardar cambios:

7.2. Asignación de citas

Para la asignación de las citas se debes dar clic sobre una casilla del intervalo y en la parte derecha visualizarás unas casillas para agendar la nueva cita.

Para la asignación deberás registrar los siguientes datos:

• • Nombres
  • Apellidos
  • Tipo de documento
  • Numero de documento
  • Género: Masculino y femenino
  • Tramite: (Primera vez, Renovar licencia y Re categorizar).
  • Categoría: (A1, A2, B1, B2, B3, C1, C2 Y C3).
  • Teléfono
  • Correo electrónico
  • Tipo de cita
    • Enrolamiento
    • Continuar con proceso: En caso de seleccionar esta opción se despliega una casilla desplegable de motivo y un cajón de observaciones para su detalle de continuación.

Luego deberás dar clic en el botón programar Cita

Se crea en el calendario de la agenda la cita y visualizarás el detalle al picar sobre este y verás las siguientes opciones:

• Reprogramar Cita
• Cancelar

7.2.1. Reprogramar cita

Esta opción te permite reprogramar la cita en los siguientes días disponibles. Para ello debes dar clic en el botón “Reprograma cita”.

Seleccionas el día y luego das clic en el botón de confirmar

7.2.2. Cancelar Cita

Esta opción te permite la cancelación de las citas agendadas

Das clic en el botón “Confirmar” para continuar con la cancelación

7.2.3. Buscar personas

Esta opción te permite realizar la búsqueda de los aspirantes agendados por semana con los siguientes filtros nombre, apellido o cédula de las citas agendadas a futuro.

8. FORMULARIOS CRC

El sistema presenta los formularios que deben ser diligenciados en su totalidad. Si un formulario ya ha sido registrado por el usuario y cargado al sistema, el botón de acceso se muestra en color verde, de lo contrario se encuentra en azul evidenciando que debe ser registrado por el usuario.

En la misma pantalla de inicio en la parte inferior, podrá visualizar el acceso para finalizar el diligenciamiento de los formularios requeridos por la Superintendencia de Transporte.

Si ha terminado el diligenciamiento, pero le hace falta algún documento o información pertinente en un formulario, por favor escriba el motivo del inconveniente en el campo requerido y guarde la respuesta.

Así mismo, puede acceder a la sección de información de soporte y asistencia técnica:

 

Y finalmente, podrá ingresar al formato de PQRSF donde podrá enviar su requerimiento:

8.1. Módulo de información Básica

En este módulo se diligencia la siguiente información:

• Capacidad de emisión de certificados por día
• Horario de atención (horas por día)

Posteriormente se hace clic en el botón “Guardar” para grabar los datos en el sistema.

Si escribe un valor que no es válido, el sistema muestra una alerta:

Si todo ha salido bien, la aplicación muestra un mensaje de éxito en la transacción.

8.2. Módulo de Información Homologado

En este módulo se diligencia la siguiente información:

• No de contrato suscrito entre el SICOV y el establecimiento de comercio
• Fecha del contrato
• Contrato (adjunto soporte)

Recomendación: Adjunte un archivo soporte PDF menor a 5 Mb.

Posteriormente se hace clic en el botón “Guardar” para grabar los datos en el sistema.

Si escribe un valor que no es válido o falta algún campo requerido, el sistema muestra una alerta:

Si todo ha salido bien, la aplicación muestra un mensaje de éxito en la transacción.

8.3. Módulo Representante Legal

En este módulo se adjunta únicamente el certificado de representación y existencia legal del centro CRC, los datos del representante legal son consultados en la base de datos de la Superintendencia de Transporte:

• Certificado de existencia y representación legal (adjunto soporte)
• Recomendación: Adjunte un archivo soporte PDF menor a 5 Mb.

Posteriormente se hace clic en el botón “Guardar” para grabar los datos en el sistema.

Si no adjunto un documento soporte, el sistema muestra una alerta:

Si todo ha salido bien, la aplicación muestra un mensaje de éxito en la transacción.

8.4. Módulo de Resolución De Habilitación

En este módulo se diligencia la siguiente información:

• No de Resolución
• Fecha Resolución
• Resolución de habilitación (adjunto soporte)

Recomendación: Adjunte un archivo soporte PDF menor a 5 Mb.

Importante: Si no cuenta con una resolución de habilitación, debe guardar el formulario sin el check “Sí tengo”.

De lo contrario, diligencie el formulario en su totalidad y posteriormente haga clic en el botón “Guardar” para grabar los datos en el sistema.

Si escribe un valor que no es válido o falta algún campo requerido, el sistema muestra una alerta:

Si todo ha salido bien, la aplicación muestra un mensaje de éxito en la transacción.

8.5. Módulo De Información Constitución

En este módulo se diligencia la siguiente información:

• No matrícula mercantil
• Estado de la matrícula mercantil
• Fecha No mercantil
• Fecha de la última renovación de la matrícula mercantil

Posteriormente se hace clic en el botón “Guardar” para grabar los datos en el sistema.

Si escribe un valor que no es válido o falta algún campo requerido, el sistema muestra una alerta:

Si todo ha salido bien, la aplicación muestra un mensaje de éxito en la transacción.

8.5. Módulo de Acreditación ONAC

En este módulo se diligencia la siguiente información:

• Código de la acreditación expedido por el respectivo organismo acreditador
• Estado de la acreditación
• Fecha de publicación del otorgamiento
• Fecha de vencimiento de la acreditación
• Fecha de publicación de la última actualización
• Fecha de renovación
• Norma acreditada
• Adjuntar el certificado de acreditación (adjunto soporte).
• Estado Acreditación Centro

Recomendación: Adjunte un archivo soporte PDF menor a 5 Mb.

Posteriormente se hace clic en el botón “Actualizar Estado” para grabar los datos en el sistema.

Para ingresar los datos, debe seleccionar el check “Modificar acreditación”, de esta manera se habilita la sección a diligenciar y para finalizar debe hacer clic en el botón “Guardar Acreditación”.

Si escribe un valor que no es válido o falta algún campo requerido, el sistema muestra una alerta:

Si todo ha salido bien, la aplicación muestra un mensaje de éxito en la transacción.

8.6. Módulo de póliza

En este módulo se diligencia la siguiente información:

• No de la póliza de responsabilidad civil profesional
• Nombre de la aseguradora
• Valor asegurado para RC de la póliza
• Fecha de expedición
• Fecha de vencimiento
• Póliza vigente, carátula y anexos (adjunto soporte)
• Soporte de pago de la póliza (adjunto soporte)

Recomendación: Adjunte un archivo soporte PDF menor a 5 Mb.

Posteriormente se hace clic en el botón “Guardar” para grabar los datos en el sistema.

Si escribe un valor que no es válido o falta algún campo requerido, el sistema muestra una alerta:

Si todo ha salido bien, la aplicación muestra un mensaje de éxito en la transacción.

8.7. Módulo de Registro Reps

En este módulo se diligencia la siguiente información:

• No código de Inscripción
• Fecha de inscripción
• Fecha de vencimiento
• Fecha de renovación
• Fecha de la última autoevaluación de las condiciones de habilitación y declaración en el REPS
• Secretaría de salud donde realizó la inscripción
  • Nombre de la secretaría
  • Departamento
  • Ciudad

• Adjuntar el formulario de inscripción en el REPS (adjunto soporte)

Recomendación: Adjunte un archivo soporte PDF menor a 5 Mb.

Posteriormente se hace clic en el botón “Guardar” para grabar los datos en el sistema.

Si escribe un valor que no es válido o falta algún campo requerido, el sistema muestra una alerta:

Si todo ha salido bien, la aplicación muestra un mensaje de éxito en la transacción.

8.8. Módulo de Profesionales Certificadores

En este módulo se diligencia la información del homologado:

• Agregar profesionales certificadores
  • Profesión
  • Cantidad

• PDF que acredita el cargue ante el RUNT (adjunto soporte)
• PDF del registro ante el RUNT (adjunto soporte)

Recomendación: Adjunte un archivo soporte PDF menor a 5 Mb.

Use el botón “Añadir” para ingresar la cantidad de profesionales que desea reportar:

Posteriormente se hace clic en el botón “Guardar” para grabar los datos en el sistema.

Si escribe un valor que no es válido o falta algún campo requerido, el sistema muestra una alerta:

Si todo ha salido bien, la aplicación muestra un mensaje de éxito en la transacción.

8.9. Módulo de Profesionales de la Salud

En este módulo se diligencia la siguiente información:

• Agregar profesionales de la salud

1. Profesión
2. Cantidad

• PDF que acredita el cargue ante el RUNT (adjunto soporte)
• PDF del registro ante el RUNT (adjunto soporte)

Recomendación: Adjunte un archivo soporte PDF menor a 5 Mb.

Use el botón “Añadir” para ingresar la cantidad de profesionales que desea reportar:

Posteriormente se hace clic en el botón “Guardar” para grabar los datos en el sistema.

Si escribe un valor que no es válido o falta algún campo requerido, el sistema muestra una alerta:

Si todo ha salido bien, la aplicación muestra un mensaje de éxito en la transacción.

8.10. Módulo Información de la Infraestructura

En este módulo se diligencia la siguiente información:

• El establecimiento de comercio cuenta con espacio de oficina administrativa?
• ¿El establecimiento de comercio cuenta con espacios de servicios de aseo?
• ¿El establecimiento de comercio cuenta con espacio de recepción?
• ¿El establecimiento de comercio cuenta con espacio de unidades sanitarias?
• ¿El establecimiento de comercio cuenta con espacio de sala de espera?
• Consultorios de optometría:
  • Ubicación
  • Largo (m)
  • Ancho (m)
  • Área (m²)

• Consultorios de psicología:
  • Ubicación
  • Largo (m)
  • Ancho (m)
  • Área (m²)

• Consultorios de fonoaudiología:
  • Ubicación
  • Largo (m)
  • Ancho (m)
  • Área (m²)

• Consultorios de medicina general:
  • Ubicación
  • Largo (m)
  • Ancho (m)
  • Área (m²)

• Consultorios de certificación
  • Ubicación
  • Largo (m)
  • Ancho (m)
  • Área (m²)

Posteriormente se hace clic en el botón “Guardar” para grabar los datos en el sistema.

Importante: Si no cuenta con algún espacio relacionado, guarde el formulario sin hacer check en “Sí cuenta”.

Use el botón “Añadir” para ingresar la cantidad de consultorios que desea reportar:

Si escribe un valor que no es válido o falta algún campo requerido, el sistema muestra una alerta:

Si todo ha salido bien, la aplicación muestra un mensaje de éxito en la transacción.

8.11. Módulo de Interconexión RUNT

En este módulo se adjunta el documento que acredite el cumplimiento de la interconexión al RUNT.

Posteriormente se hace clic en el botón “Guardar” para grabar los datos en el sistema.

Si escribe un valor que no es válido o falta algún campo requerido, el sistema muestra una alerta:

Si todo ha salido bien, la aplicación muestra un mensaje de éxito en la transacción.

 

9. CONTROL DE CAMBIOS

10. PROPIEDAD DE OLIMPIA

El presente documento es de carácter confidencial y está protegido por las normas de derechos de autor, cualquier reproducción, distribución o modificación total o parcial a usuarios no autorizados o cualquier uso indebido de la información confidencial será considerado un delito conforme a lo establecido por el Código Penal y Leyes vigentes del estado Colombiano.

Documento de Olimpia – Uso PÚBLICO