1. OBJETIVO
En el presente documento se crea con el fin de describir paso a paso el uso del Portal Convenios, ofreciendo a los usuarios una guía clara y detallada sobre sus principales funcionalidades.
1.1. Propósito
Se ha preparado este manual de uso con el fin de facilitar el manejo del aplicativo Portal Convenios de la Entidad de Certificación Digital, el cual pretende servir de guía para hacer un correcto uso de la aplicación.
1.2. Público destinatario
Este manual está dirigido a los suscriptores que hayan adquirido un convenio, con el fin de facilitar la creación de solicitudes por medio del código del convenio, y validar la información más detallada de cada una de las solicitudes.
1.2.1. Roles involucrados
- Administrador.
- Gestor.
1.2.2. Servicios previos
- Administrador: Antes de hacer uso del portal convenios, es necesario haberse contactado con OlimpiaIT, y la realización del registro, para obtener el convenio.
- Gestor: Antes de hacer uso del portal convenios, es necesario que sea agregado en el equipo de trabajo, una vez a el administrador se le haya realizado el registro del convenio.
1.2.3. Accesos previos
Es necesario el acceso a internet y a la siguiente URL del ambiente de producción: Portal Convenios | ECD | Olimpia IT.
1.2.4. Prerrequisitos
Contar con un convenio creado, activo y con cantidades validas.
1.3. Envía tus comentarios del manual
Los comentarios y sugerencias que nos remitas en relación al Manual de Usuario nos ayudarán a desarrollar las versiones de este documento. Los comentarios los podrás realizar a la cuenta de correo: soporte@olimpiait.com.
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO PORTAL CONVENIOS
2.1. Notificación y asignación de clave
Este módulo te permitirá, la asignación de la contraseña para el usuario, mediante una notificación enviada al correo registrado (Usuarios creados desde el Portal Privado o usuarios creados por el módulo de Mi Equipo).
- Notificación: Envió de una notificación al correo registrado, con un botón para “Crear Contraseña”:
- Crea tu nueva contraseña: Ingreso de la clave con los caracteres indicados y dar clic en el botón de “Crear Contraseña”:
- Dashboard: Acepta la actualización de la contraseña y navega en la página.
2.2. Login
Este módulo te permitirá la autenticación y recuperación de la contraseña para el ingreso del portal.
2.2.1. Inicio de sesión
- Correo Electrónico: Ingreso del correo electrónico del usuario registrado.
- Contraseña: Ingreso de la contraseña registrada.
2.2.2. Olvido de contraseña
- Da clic en el botón ¿Olvidaste la contraseña?.
- Ingresa el correo electrónico y da clic en el botón Actualizar Contraseña.
- NOTIFICACIÓN: Envió de una notificación al correo, para el restablecimiento de la contraseña.
- Ingresa al correo electrónico, que se ingresó para el restablecimiento de la contraseña.
- Da clic en el botón “Restablecer Contraseña”.
- Ingresa la nueva contraseña y da clic en el botón “Restablecer Contraseña”.
NOTA: Para realizar el restablecimiento de contraseña, asegúrate de utilizar las características mínimas para la contraseña. - Ingresa el correo y la nueva contraseña restablecida.
2.3. Creación de solicitudes
Desde este módulo se pueden crear solicitudes de forma individual, seleccionando el tipo de certificado, formato de entrega, vigencia, cargue de documentos y el diligenciamiento del formulario.
- En el menú lateral izquierdo da clic en la opción “Creación de Solicitudes”.
2.3.1. Certificados digitales
Selecciona el tipo de Certificado:
2.3.1.1. Persona natural
Certificado digital para Persona natural:
- Selecciona el tipo de formato de entrega:
2.3.1.1.1. Token Físico
- Selecciona la vigencia del Certificado.
- Opcional (selecciona si deseas renovar el Certificado, una vez finalice el tiempo de vigencia).
- Carga los archivos solicitados:
- Cedula de Ciudadanía.
- Factura de servicio Publico.
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligencia el formulario.
Datos del responsable del certificado:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Numero de documento.
- Correo electrónico del titular.
- Celular del titular.
Dirección para él envió del token:
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Observaciones para la entrega.
Dirección de residencia:
- (Opcional) Selecciona el check si la dirección de residencia es la misma a la dirección de envío.
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Envía la solicitud:
2.3.1.1.2. Almacenamiento Local (PKCS # 10)
- Selecciona la vigencia del Certificado.
- Opcional (selecciona si deseas renovar el Certificado, una vez finalice el tiempo de vigencia).
- Carga los archivos solicitados.
- Cédula de Ciudadanía.
- RUT, certificado de representación legal o similar.
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligencia el formulario.
Datos del responsable legal:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Número de documento.
- Correo electrónico del representante legal*.
- Celular del representante legal*.
Dirección de Residencia:
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
CSR (Opcional) Ingresa el CSR:
NOTA: Si va a realizar el CSR, da clic en la siguiente Url, para descarga Manual e instalador (https://micertificado.olimpiait.com/Publica/Descargas) - Envía la solicitud
2.3.1.2. Persona Jurídica
Certificado digital para Persona Jurídica
- Selecciona el tipo de formato de entrega:
2.3.1.2.1. Token Físico
- Selecciona la vigencia del Certificado.
- Opcional (selecciona si deseas renovar el Certificado, una vez finalice el tiempo de vigencia).
- Carga los archivos solicitados.
- Cédula de Ciudadanía
- RUT, certificado de representación legal o similar
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligencia el formulario:
Datos del responsable legal:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Numero de documento.
- Correo electrónico del representante legal.
- Celular del representante legal.
Datos de la empresa:
- Razón social de la empresa.
- NIT (sin digito de verificación).
- Número de matrícula mercantil.
- Teléfono de la empresa.
- Correo electrónico de la empresa.
Dirección para el envió del token:
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Observaciones para la entrega.
Dirección de residencia:
- (Opcional) Selecciona el check si la dirección de residencia es la misma a la dirección de envío.
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Envía la solicitud
2.3.1.2.2. Almacenamiento Local (PKCS # 10)
- Selecciona la vigencia del Certificado.
- Opcional (selecciona si desea renovar el Certificado, una vez finalice el tiempo de vigencia).
- Carga los archivos solicitados.
- Cedula de Ciudadanía.
- RUT, certificado de representación legal o similar.
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligenciar el formulario.
Datos del responsable legal:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Numero de documento.
- Correo electrónico del representante legal.
- Celular del representante legal.
Datos de la empresa:
- Razón social de la empresa.
- NIT (sin digito de verificación).
- Número de matrícula mercantil.
- Teléfono de la empresa.
Dirección de la empresa:
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
CSR (Opcional) Ingrese el CSR
NOTA: Si va a realizar el CSR, da clic en la siguiente Url, para descarga Manual e instalador (https://micertificado.olimpiait.com/Publica/Descargas). - Envía la solicitud
2.3.1.3. Profesional titulado
Certificado digital para Profesional Titulado:
- Selecciona el tipo de formato de entrega:
2.3.1.3.1. Token Físico
- Selecciona la vigencia del Certificado.
- Opcional (selecciona si deseas renovar el Certificado, una vez finalice el tiempo de vigencia).
- Carga los archivos solicitados.
- Cédula de Ciudadanía
- Acta de grado o tarjeta profesional
- Factura de servicio publico
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligenciar el formulario.
Datos del responsable del certificado:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Numero de documento.
- Correo electrónico del titular.
- Celular del representante del titular.
- Título obtenido.
- Numero tarjeta profesional o acta de grado.
- Nombre de la entidad que emitió la tarjeta profesional.
Dirección para el envió del token:
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Observaciones para la entrega.
Dirección de residencia:
- (Opcional) Selecciona el check si la dirección de residencia es la misma a la dirección de envío.
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Envía la solicitud:
2.3.1.4. Perteneciente a empresa
Certificado digital para Perteneciente a Empresa:
- Selecciona el tipo de formato de entrega:
2.3.1.4.1. Token Físico
- Selecciona la vigencia del Certificado.
- Opcional (seleccionar si deseas renovar el Certificado, una vez finalice el tiempo de vigencia).
- Carga los archivos solicitados.
- Cédula de Ciudadanía
- Certificado Laboral
- Certificado de Existencia y Representación Legal
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligencia el formulario.
Datos del responsable del certificado:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Numero de documento.
- Correo electrónico del empleado.
- Celular del representante del empleado.
- Área de la entidad a la cual pertenece.
- Cargo desempeñado.
Datos de la empresa:
- Razón social de la empresa.
- NIT (sin digito de verificación).
- Correo electrónico de la empresa.
- Teléfono de la empresa.
Dirección para él envió del token:
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Observaciones para la entrega.
Dirección de residencia:
- (Opcional) Selecciona el check si la dirección de residencia es la misma a la dirección de envío.
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Enviar la solicitud
2.3.1.5. Función pública
Certificado digital para Función Pública:
- Selecciona el tipo de formato de entrega:
2.3.1.5.1. Token Físico
- Selecciona la vigencia del Certificado.
- Opcional (selecciona si deseas renovar el Certificado, una vez finalice el tiempo de vigencia).
- Carga los archivos solicitados.
- Cedula de Ciudadanía.
- Certificado Laboral o Acto Administrativo de Nombramiento.
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligenciar el formulario.
Datos del responsable del certificado:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Numero de documento.
- Correo electrónico del funcionario.
- Celular del representante del funcionario.
- Área de la entidad a la cual pertenece.
- Cargo desempeñado.
Datos de la empresa:
- Razón social de la empresa.
- NIT (sin digito de verificación).
- Correo electrónico de la entidad.
- Teléfono de la entidad.
Dirección para el envió del token:
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Observaciones para la entrega.
Dirección de residencia:
- (Opcional) Seleccionar el check si la dirección de residencia es la misma a la dirección de envío.
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Envía la solicitud
2.3.1.6. Representante Legal
Certificado digital para Representante Legal:
- Selecciona el tipo de formato de entrega:
2.3.1.6.1. Token Físico
- Selecciona la vigencia del Certificado.
- Opcional (seleccion.ar si deseas renovar el Certificado, una vez finalice el tiempo de vigencia).
- Carga los archivos solicitados.
- Cédula de Ciudadanía.
- RUT, certificado de Representación Legal o Similar.
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligencia el formulario.
Datos del responsable del certificado:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Numero de documento.
- Correo electrónico del representante legal.
- Celular del representante del representante legal.
- Área de la empresa a la cual pertenece.
Datos de la empresa:
- Razón social de la empresa.
- NIT (sin digito de verificación).
- Número de la matricula mercantil.
- Teléfono de la empresa.
- Correo electrónico de la empresa.
Dirección para él envió del token:
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Observaciones para la entrega.
Dirección de empresa:
- (Opcional) selecciona el check si la dirección de residencia es la misma a la dirección de envío.
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Envía la solicitud
2.4. Cerrar sesión
Desde este módulo se podrá realizar el cierre de sesión.
- En el menú lateral izquierdo da clic en la opción “Cerrar Sesión”:
- Dar clic nuevamente en el botón “Cerrar Sesión”, para confirmar el cierre de la sesión:
3. CONTROL DE CAMBIOS
| VERSIÓN | FECHA | DESCRIPCIÓN |
| 1 | 2024-06-20 | Creación de documento Portal Convenios. |
| 2 | 2025-09-12 | Actualización de plantilla y retiro de módulos de FEC. |
| 3 | 2025-10-16 | Actualización de manual en módulos (Notificación y asignación de clave, Login, Creación de solicitudes sencillas para Token Físico y Almacenamiento Local y Cerrar sesión). |
4. PROPIEDAD DE OLIMPIA
El presente documento es de carácter confidencial y está protegido por las normas de derechos de autor, cualquier reproducción, distribución o modificación total o parcial a usuarios no autorizados o cualquier uso indebido de la información confidencial será considerado un delito conforme a lo establecido por el Código Penal y Leyes vigentes del estado Colombiano.
Documento de Olimpia – Uso PÚBLICO