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Manual de uso portal convenios: Dashboard (Admin PT), mis servicios, mis solicitudes y equipos​

1. OBJETIVO

En el presente documento se crea con el fin de describir paso a paso el uso del Portal Convenios, con relación a los módulos de Notificación y asignación de clave, Login, Información del usuario, Dashboard, Mis servicios, Mis solicitudes, Mi equipo y Cerrar sesión. Ofreciendo a los usuarios una guía clara y detallada sobre sus principales funcionalidades. 

1.1. Propósito

Se ha preparado este manual de uso con el fin de facilitar el manejo de las funcionalidades para Notificación y asignación de clave, Login, Información del usuario, Dashboard, Mis servicios, Mis solicitudes, Mi equipo y Cerrar sesión. del aplicativo Portal Convenios de la Entidad de Certificación Digital, el cual pretende servir de guía para hacer un correcto uso de la aplicación. 

1.2. Público destinatario

Este manual está dirigido a los suscriptores que hayan adquirido un convenio, con el fin de facilitar la creación de solicitudes por medio del código del convenio, y validar la información más detallada de cada una de las solicitudes.

1.2.1. Roles involucrados
  • Administrador.
  • Gestor.
1.2.2. Servicios previos
  • Administrador: Antes de hacer uso del portal convenios, es necesario haberse contactado con OlimpiaIT, y la realización del registro, para obtener el convenio.
  • Gestor: Antes de hacer uso del portal convenios, es necesario que sea agregado en el equipo de trabajo, una vez a el administrador se le haya realizado el registro del convenio.
1.2.3. Accesos previos

Es necesario el acceso a internet y a la siguiente URL del ambiente de producción: Portal Convenios | ECD | Olimpia IT.

1.2.4. Prerrequisitos

Contar con un convenio creado, activo y con cantidades validas.

1.3. Envía tus comentarios del manual

Los comentarios y sugerencias que nos remitas en relación al Manual de Usuario nos ayudarán a desarrollar las versiones de este documento. Los comentarios los podrás realizar a la cuenta de correo: soporte@olimpiait.com.

2. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO PORTAL CONVENIOS

2.1. Notificación y asignación de clave

Este módulo te permitirá, la asignación de la contraseña para el usuario, mediante una notificación enviada al correo registrado (Usuarios creados desde el Portal Privado o usuarios creados por el módulo de Mi Equipo).

  • Notificación: Envió de una notificación al correo registrado, con un botón para “Crear Contraseña”:
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_01
  • Crea tu nueva contraseña: Ingreso de la clave con los caracteres indicados y dar clic en el botón de “Crear Contraseña”:
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_02
  • Dashboard: Acepta la actualización de la contraseña y navega en la página.
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_03Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_04

2.2. Login

Este módulo te permitirá la autenticación y recuperación de la contraseña para el ingreso del portal.

2.2.1. Inicio de sesión
  • Correo Electrónico: Ingreso del correo electrónico del usuario registrado.
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_05
  • Contraseña: Ingreso de la contraseña registrada.
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_06
2.2.2. Olvido de contraseña
  1. Da clic en el botón ¿Olvidaste la contraseña?.
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_07
  2. Ingresa el correo electrónico y da clic en el botón Actualizar Contraseña.
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_08
  3. NOTIFICACIÓN: Envió de una notificación al correo, para el restablecimiento de la contraseña.
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_09
  4. Ingresa al correo electrónico, que se ingresó para el restablecimiento de la contraseña.
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_10
  5. Da clic en el botón “Restablecer Contraseña”.
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_11
  6. Ingresa la nueva contraseña y da clic en el botón “Restablecer Contraseña”.
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_12
    NOTA: Para realizar el restablecimiento de contraseña, asegúrate de utilizar las características mínimas para la contraseña.
  7. Ingresa el correo y la nueva contraseña restablecida.
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_13

2.3. Información de usuario

En este módulo se puede validar la información del usuario registrado.

  1. En cualquier página del Portal Convenios, da clic en el icono, en la parte derecha de la pantalla.
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_14
  2. Visualiza la información como:
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_15
    - Nombre completo del usuario.
    - Rol que tiene el usuario.
    - Convenio al que pertenece el usuario.
    - Código de convenio que tiene asocial al convenio que pertenece.
    - Vigencia del convenio.
  3. Datos de la cuenta: Permite validar y modificar datos personales del usuario.
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_16
    - Nombres.
    - Correo Electrónico: Este campo no permite la modificación.
    - Celular (opcional).
    - Rol: Este campo no permite la modificación.

    NOTA: Una vez realizado la modificación en los campos permitidos, da clic en el botón “Guardar Cambios” y luego en el botón “Aceptar”.
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_17
  4. Cambio de contraseña: Permite modificar la contraseña actual.
    - Ingresar la contraseña actual.
    - Ingresar una nueva contraseña.
    - Ingresar la confirmación de la nueva contraseña.
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_18
  5. Una vez hecho la modificación de la contraseña, da clic en el botón “Guardar Contraseña”. Y luego en el botón “Aceptar”.
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_19

NOTA: Para realizar la modificación de la contraseña, asegúrate de utilizar las características mínimas para la contraseña.

2.4. Dashboard

En este módulo se pueden validar de manera sencilla los principales indicadores, notificando el estado de las solicitudes, servicios y consumos del convenio:

2.4.1. Solicitudes
  • En Estudio: Solicitudes realizadas en los diferentes Certificados Digitales y Servicios Digitales y están pendiente de revisión o validación.
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_20
  • Pendiente de validación: Solicitudes realizadas en los diferentes Certificados Digitales y/o Servicios Digitales, y que el convenio este registrado con tipo de Validación de Identidad (Validación de Olimpia).
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_21
  • Pendiente de corrección: Solicitudes realizadas en los diferentes Certificados Digitales y/o Servicios Digitales y se requiere que se realice una actualización por inconsistencia en los datos ingresados o documento cargados.Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_22
2.4.2. Servicios
  • Activos: Certificados Digitales y Servicios Digitales, que fueron revisados y validados para el uso.
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_23
  • Próximos a Vencer: Certificados Digitales y Servicios Digitales, que están a pocos días de vencer y no se podría usar una vez se vence.
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_24
  • Vencidos: Certificados Digitales y Servicios Digitales, que están vencidos y no se pueden utilizar
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_25
  • Revocados: Certificados Digitales y Servicios Digitales, que fueron revocados y no se van a utilizar
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_26
2.4.3. Consumos
  • Token Físico:
    - Consumo actual: Consumo actual del Certificado.
    - Total de recursos: Total de recursos disponibles para el uso del Certificado.
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_27
  • Token Virtual:
    - Consumo actual: Consumo actual del Certificado.
    - Total de recursos: Total de recursos disponibles para el uso del Certificado.
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_28 
  • Firma Centralizada:
    - Consumo actual: Consumo actual del Certificado.
    - Total de recursos: Total de recursos disponibles para el uso del Certificado.
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_29
  • Estampa Cronológica:
    - Consumo actual: Consumo actual del Servicio.
    - Total de recursos: Total de recursos disponibles para el uso del Servicio.
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_30
  • Almacenamiento local:
    - Consumo actual: Consumo actual del Certificado.
    - Total de recursos: Total de recursos disponibles para el uso del Certificado.
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_31

2.5. Mis servicios

Desde este módulo se puede validar de manera detalla los certificados y/o servicios que están “Activos”, “Próximos a Vencer”, “Vencidos”, “Revocados”.

  1. En el menú lateral izquierdo da clic en la opción “Mis Servicios”:
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_554
  2. Selecciona una de las opciones a buscar los detalles de los certificados y/o servicios como lo son:
    1. Activos: Los certificados y/o servicios activos:
      Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_555

      NOTA: Los certificados y/o servicios activos, aparecen activos una vez el operar de la RA y el operador de la CA, haya revisado y valido la solicitud.
    2. Próximos a vencer: Los certificados y/o servicios que están próximos a vencer:
      Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_556
      NOTA: Los certificados y/o servicios que estén en próximos a vencer, aparecen una vez el certificado y/o servicio, este a punto de cumplir el tiempo de vigencia (30 días antes).
    3. Vencidos: Los certificados y/o servicios vencidos:
      Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_557
      NOTA: Los certificados y/o servicios vencidos, aparecen una vez que se haya cumplido la fecha de vigencia.
    4. Revocados: Los certificados y/o servicios Revocados
      Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_558
      NOTA: Los certificados y/o servicios Revocados, aparecen una vez que se haya revocado un certificado y/o servicio (solo se pueden revocar en los estados de Activos y Próximos a vencer).
  3. (Opcional) Completa los campos de búsqueda, para realizar acciones masivas:
    1. Tipo de servicios:
      1. Certificado Digital.
      2. Estampa Cronológica.
        Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_559
    2. Tipo de persona:
      1. Persona Natura (Certificado Digital).
      2. Persona Jurídica (Certificado Digital).
      3. Profesional Titulado (Certificado Digital).
      4. Pertenencia a Empresa (Certificado Digital).
      5. Función Pública (Certificado Digital).
      6. Representante Legal (Certificado Digital)

        Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_560
    3. Formato de entrega:
      1. Token Físico (Certificado Digital (Persona Natura - Persona Jurídica -Profesional Titulado - Pertenencia a Empresa - Función Pública - Representante Legal)).
      2. Token Virtual (Certificado Digital (Persona Natura - Persona Jurídica - Profesional Titulado - Pertenencia a Empresa - Función Pública - Representante Legal)).
      3. Firma Centralizada (Certificado Digital (Persona Natura - Persona Jurídica - Profesional Titulado - Pertenencia a Empresa - Función Pública - Representante Legal)).
      4. Almacenamiento local (Certificado Digital (Persona Natura - Persona Jurídica - Profesional Titulado - Pertenencia a Empresa - Función Pública - Representante Legal)).
        Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_561
    4. (Opcional) Buscar por:
      1. Documento de Identidad.
      2. Nombre.
      3. Fecha de inicio de Vigencia.
        Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_562
    5. Buscar:
      1. Número de documento (Documento de Identidad):
        Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_563
      2. Nombre (Nombre):
        Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_564
      3. Fecha inicio, Fecha Final (Fecha de inicio de Vigencia)
        Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_565
        NOTA: Esta consulta se realiza por rango de recha, la consulta es de 30 días como máximo.
  4. Da clic en el botón “Buscar”:
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_566
  5. Resultado de búsqueda: Los resultados de búsqueda saldrán de la siguiente manera:
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_567
    1. Servicios.
    2. Persona.
    3. Formato.
    4. Responsable.
    5. N° de Documento.
    6. Razón social (aplica para algunos Certificados o Servicios).
    7. NIT (aplica para algunos Certificados o Servicios).
    8. Vencimiento.
    9. Acciones: Cancelar, Revocar, Renovar, Descargar Certificado, Reenviar Contraseña.
    NOTA: Cuando realice un filtro los resultados de búsqueda pueden arrojar información diferente u ocultar alguna información como los Servicios, Persona y Formato.

2.6. Mis solicitudes

Desde este módulo se puede validar de manera detalla los certificados y/o servicios que están en “En estudio”, “Pendiente de Corrección”, “Pendiente de Validación de identidad”.

  1. En el menú lateral izquierdo da clic en la opción “Mis Solicitudes”:
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_568
  2. Selecciona una de las opciones a buscar los detalles de los certificados y/o servicios, como lo son:
    1. En estudio: Los certificados y/o servicios en Estudio:
      Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_569

    2. Pendiente de Corrección: Los certificados y/o servicios en Pendiente de Corrección:
      Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_570
    3. Pendiente de Validación de identidad: Los certificados y/o servicios en Pendiente de Validación de identidad:
      Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_571
  3. (Opcional) Completar los campos de búsqueda, para realizar acciones masivas:
    1. Tipo de servicios:
      • Certificado Digital.
      • Estampa Cronológica.
        Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_572
    2. Tipo de persona:
      • Persona Natura (Certificado Digital).
      • Persona Jurídica (Certificado Digital).
      • Profesional Titulado (Certificado Digital).
      • Pertenencia a Empresa (Certificado Digital).
      • Función Pública (Certificado Digital).
      • Representante Legal (Certificado Digital).
        Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_573
    3. Formato de entrega:
      1. Token Físico (Certificado Digital (Persona Natura - Persona Jurídica - Profesional Titulado - Pertenencia a Empresa - Función Pública - Representante Legal)).
      2. Token Virtual (Certificado Digital (Persona Natura - Persona Jurídica - Profesional Titulado - Pertenencia a Empresa - Función Pública - Representante Legal)).
      3. Firma Centralizada (Certificado Digital (Persona Natura - Persona Jurídica - Profesional Titulado - Pertenencia a Empresa - Función Pública - Representante Legal)).
      4. Almacenamiento local (Certificado Digital (Persona Natura - Persona Jurídica - Profesional Titulado - Pertenencia a Empresa - Función Pública - Representante Legal)).
        Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_574
    4. (Opcional) Buscar por:
      • Documento de Identidad.
      • Nombre.
      • Fecha de inicio de Vigencia.
        Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_575
    5. Buscar:
      • Número de documento (Documento de Identidad):
        Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_576
      • Nombre (Nombre):
        Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_577
      • Fecha inicio, Fecha Final (Fecha de inicio de Vigencia)
        Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_578
        NOTA: Esta consulta se realiza por rango de recha, la consulta es de 30 días como máximo.
  4. Da clic en el botón “Buscar”:
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_579
  5. Resultado de búsqueda: Los resultados de búsqueda saldrán de la siguiente manera
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_580
    - Servicios.
    - Persona.
    - Formato.
    - Responsable.
    - N° de Documento.
    - Razón social (aplica para algunos Certificados o Servicios).
    - NIT (aplica para algunos Certificados o Servicios).
    - Vencimiento.
    - Acciones: Cancelar, Revocar, Renovar, Descargar Certificado, Reenviar Contraseña.

    NOTA: Cuando realice un filtro los resultados de búsqueda pueden arrojar informacion diferente.

2.7. Mi equipo

Desde este módulo se podrás agregar usuarios a que hagan parte del equipo, este equipo te permite agregar un máximo de 9 usuarios.

Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_581

NOTA IMPORTANTE: A este módulo solo puede ingresar un usuario que tenga el rol Administrador, para el rol de Gestor esta opción no es permitida.

  1. En el menú lateral izquierdo da clic en la opción “Mi Equipo”
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_582
  2. Agrega más roles, dando clic en el botón de + en la parte inferior:
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_583
  3. Ingresa los datos solicitados como:
    1. Nombre (obligatoria).
    2. Apellido (obligatorio).
    3. Celular (opcional).
    4. Correo (obligatorio).
    5. Rol (definido – gestor).
    NOTA: Si agregas un usuario que ya se haya registrado, tomara los datos que ya estaban registrados anteriormente. Si agregas un usuario que ya tenga un rol Administrador, es usuario se crea con el rol de Gestor, pero al guárdalo cambia el Rol a Administrador.
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_584

  4. Da clic en el botón de “Crear Usuario”.
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_585
  5. Notificación: Envió de una notificación al correo registrado con asunto NOTIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE CLAVE:
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_586

2.8. Cerrar sesión

Desde este módulo se podrá realizar el cierre de sesión.

  1. En el menú lateral izquierdo da clic en la opción “Cerrar Sesión”:
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_587
  2. Dar clic nuevamente en el botón “Cerrar Sesión”, para confirmar el cierre de la sesión:
    Manual_09_CERTIFICADOS DIGITALES_588

3. CONTROL DE CAMBIOS 

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN
1 2024-06-20 Creación de documento Portal Convenios.
2 2025-09-12 Actualización de plantilla y retiro de módulos de FEC .
3 2025-10-16 Actualización de manual en módulos (Notificación y asignación de clave, Login, Informacion del usuario, Dashboard, Mis servicios, Mis solicitudes, Mi equipo y Cerrar sesión).

4. ​​PROPIEDAD DE OLIMPIA

​El presente documento es de carácter confidencial y está protegido por las normas de derechos de autor, cualquier reproducción, distribución o modificación total o parcial a usuarios no autorizados o cualquier uso indebido de la información confidencial será considerado un delito conforme a lo establecido por el Código Penal y Leyes vigentes del estado Colombiano.​ 

Documento de Olimpia - Uso PÚBLICO