1. OBJETIVO
En el presente documento se crea con el fin de describir paso a paso el uso del Portal Convenios, ofreciendo a los usuarios una guía clara y detallada sobre sus principales funcionalidades.
1.1. Propósito
Se ha preparado este manual de uso con el fin de facilitar el manejo del aplicativo Portal Convenios de la Entidad de Certificación Digital, el cual pretende servir de guía para hacer un correcto uso de la aplicación.
1.2. Público destinatario
Este manual está dirigido a los suscriptores que hayan adquirido un convenio, con el fin de facilitar la creación de solicitudes por medio del código del convenio, y validar la información más detallada de cada una de las solicitudes.
1.2.1. Roles involucrados
- Administrador.
- Gestor.
1.2.2. Servicios previos
- Administrador: Antes de hacer uso del portal convenios, es necesario haberse contactado con OlimpiaIT, y la realización del registro, para obtener el convenio.
- Gestor: Antes de hacer uso del portal convenios, es necesario que sea agregado en el equipo de trabajo, una vez a el administrador se le haya realizado el registro del convenio.
1.2.3. Accesos previos
Es necesario el acceso a internet y a la siguiente URL del ambiente de producción: Portal Convenios | ECD | Olimpia IT.
1.2.4. Prerrequisitos
Contar con un convenio creado, activo y con cantidades validas.
1.3. Envía tus comentarios del manual
Los comentarios y sugerencias que nos remitas en relación al Manual de Usuario nos ayudarán a desarrollar las versiones de este documento. Los comentarios los podrás realizar a la cuenta de correo: soporte@olimpiait.com.
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO PORTAL CONVENIOS
2.1. Notificación y asignación de clave
Este módulo te permitirá, la asignación de la contraseña para el usuario, mediante una notificación enviada al correo registrado (Usuarios creados desde el Portal Privado o usuarios creados por el módulo de Mi Equipo).
- Notificación: Envió de una notificación al correo registrado, con un botón para “Crear Contraseña”:
- Crea tu nueva contraseña: Ingreso de la clave con los caracteres indicados y dar clic en el botón de “Crear Contraseña”:
- Dashboard: Acepta la actualización de la contraseña y navega en la página.
2.2. Login
Este módulo te permitirá la autenticación y recuperación de la contraseña para el ingreso del portal.
2.2.1. Inicio de sesión
- Correo Electrónico: Ingreso del correo electrónico del usuario registrado.
- Contraseña: Ingreso de la contraseña registrada.
2.2.2. Olvido de contraseña
- Da clic en el botón ¿Olvidaste la contraseña?.
- Ingresa el correo electrónico y da clic en el botón Actualizar Contraseña.
- NOTIFICACIÓN: Envió de una notificación al correo, para el restablecimiento de la contraseña.
- Ingresa al correo electrónico, que se ingresó para el restablecimiento de la contraseña.
- Da clic en el botón “Restablecer Contraseña”.
- Ingresa la nueva contraseña y da clic en el botón “Restablecer Contraseña”.
NOTA: Para realizar el restablecimiento de contraseña, asegúrate de utilizar las características mínimas para la contraseña. - Ingresa el correo y la nueva contraseña restablecida.
2.3. Información de usuario
En este módulo se puede validar la información del usuario registrado.
- En cualquier página del Portal Convenios, da clic en el icono, en la parte derecha de la pantalla.
- Visualiza la información como:
- Nombre completo del usuario.
- Rol que tiene el usuario.
- Convenio al que pertenece el usuario.
- Código de convenio que tiene asocial al convenio que pertenece.
- Vigencia del convenio. - Datos de la cuenta: Permite validar y modificar datos personales del usuario.
- Nombres.
- Correo Electrónico: Este campo no permite la modificación.
- Celular (opcional).
- Rol: Este campo no permite la modificación.
NOTA: Una vez realizado la modificación en los campos permitidos, da clic en el botón “Guardar Cambios” y luego en el botón “Aceptar”.
- Cambio de contraseña: Permite modificar la contraseña actual.
- Ingresar la contraseña actual.
- Ingresar una nueva contraseña.
- Ingresar la confirmación de la nueva contraseña.
- Una vez hecho la modificación de la contraseña, da clic en el botón “Guardar Contraseña”. Y luego en el botón “Aceptar”.
NOTA: Para realizar la modificación de la contraseña, asegúrate de utilizar las características mínimas para la contraseña.
2.4. Dashboard
En este módulo se pueden validar de manera sencilla los principales indicadores, notificando el estado de las solicitudes, servicios y consumos del convenio:
2.4.1. Solicitudes
- En Estudio: Solicitudes realizadas en los diferentes Certificados Digitales y Servicios Digitales y están pendiente de revisión o validación.
- Pendiente de validación: Solicitudes realizadas en los diferentes Certificados Digitales y/o Servicios Digitales, y que el convenio este registrado con tipo de Validación de Identidad (Validación de Olimpia).
- Pendiente de corrección: Solicitudes realizadas en los diferentes Certificados Digitales y/o Servicios Digitales y se requiere que se realice una actualización por inconsistencia en los datos ingresados o documento cargados.
2.4.2. Servicios
- Activos: Certificados Digitales y Servicios Digitales, que fueron revisados y validados para el uso.
- Próximos a Vencer: Certificados Digitales y Servicios Digitales, que están a pocos días de vencer y no se podría usar una vez se vence.
- Vencidos: Certificados Digitales y Servicios Digitales, que están vencidos y no se pueden utilizar
- Revocados: Certificados Digitales y Servicios Digitales, que fueron revocados y no se van a utilizar
2.4.3. Consumos
- Token Físico:
- Consumo actual: Consumo actual del Certificado.
- Total de recursos: Total de recursos disponibles para el uso del Certificado.
- Token Virtual:
- Consumo actual: Consumo actual del Certificado.
- Total de recursos: Total de recursos disponibles para el uso del Certificado.
- Firma Centralizada:
- Consumo actual: Consumo actual del Certificado.
- Total de recursos: Total de recursos disponibles para el uso del Certificado.
- Estampa Cronológica:
- Consumo actual: Consumo actual del Servicio.
- Total de recursos: Total de recursos disponibles para el uso del Servicio.
- Almacenamiento local:
- Consumo actual: Consumo actual del Certificado.
- Total de recursos: Total de recursos disponibles para el uso del Certificado.
2.5. Creación de solicitudes
Desde este módulo se pueden crear solicitudes de forma individual, seleccionando el tipo de certificado, formato de entrega, vigencia, cargue de documentos y el diligenciamiento del formulario. En el menú lateral izquierdo da clic en la opción “Creación de Solicitudes”.
2.5.1. Certificados digitales
Selecciona el tipo de Certificado:
2.5.1.1. Persona natural
Certificado digital para Persona natural:
- Selecciona el tipo de formato de entrega:
2.5.1.1.1. Token Físico
- Selecciona la vigencia del Certificado.
- Opcional (selecciona si deseas renovar el Certificado, una vez finalice el tiempo de vigencia).
- Carga los archivos solicitados:
- Cedula de Ciudadanía.
- Factura de servicio Publico.
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligencia el formulario.
Datos del responsable del certificado:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Numero de documento.
- Correo electrónico del titular.
- Celular del titular.
Dirección para él envió del token:
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Observaciones para la entrega.
Dirección de residencia:
- (Opcional) Selecciona el check si la dirección de residencia es la misma a la dirección de envío.
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Envia la solicitud:
2.5.1.1.2. Token Virtual
- Selecciona la vigencia del Certificado.
- Opcional (Selecciona si desea renovar el Certificado, una vez finalice el tiempo de vigencia).
- Carga los archivos solicitados.
- Cédula de Ciudadanía
- Factura de servicio Publico
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligencia el formulario.
Datos del responsable del certificado:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Numero de documento.
- Correo electrónico del titular.
- Celular del titular.
Dirección de residencia:
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Enviar solicitud:
2.5.1.1.3. Firma Centralizada
- Selecciona la vigencia del Certificado.
- Opcional (selecciona si deseas renovar el Certificado, una vez finalice el tiempo de vigencia).
- Carga los archivos solicitados.
- Cédula de Ciudadanía.
- Factura de servicio Público.
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligencia el formulario.
Datos del responsable del certificado:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Numero de documento.
- Correo electrónico del titular.
- Celular del titular.
Dirección de residencia:
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Envía la solicitud
2.5.1.1.4. Almacenamiento Local (PKCS # 10)
- Selecciona la vigencia del Certificado.
- Opcional (selecciona si deseas renovar el Certificado, una vez finalice el tiempo de vigencia).
- Carga los archivos solicitados.
- Cédula de Ciudadanía.
- RUT, certificado de representación legal o similar.
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligencia el formulario.
Datos del responsable legal:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Número de documento.
- Correo electrónico del representante legal*.
- Celular del representante legal*.
Dirección de Residencia:
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
CSR (Opcional) Ingresa el CSR:
NOTA: Si va a realizar el CSR, da clic en la siguiente Url, para descarga Manual e instalador (https://micertificado.olimpiait.com/Publica/Descargas) - Envía la solicitud
2.5.1.2. Persona Jurídica
Certificado digital para Persona Jurídica
- Selecciona el tipo de formato de entrega:
2.5.1.2.1. Token Físico
- Selecciona la vigencia del Certificado.
- Opcional (selecciona si deseas renovar el Certificado, una vez finalice el tiempo de vigencia).
- Carga los archivos solicitados.
- Cédula de Ciudadanía
- RUT, certificado de representación legal o similar
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligencia el formulario:
Datos del responsable legal:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Numero de documento.
- Correo electrónico del representante legal.
- Celular del representante legal.
Datos de la empresa:
- Razón social de la empresa.
- NIT (sin digito de verificación).
- Número de matrícula mercantil.
- Teléfono de la empresa.
- Correo electrónico de la empresa.
Dirección para el envió del token:
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Observaciones para la entrega.
Dirección de residencia:
- (Opcional) Selecciona el check si la dirección de residencia es la misma a la dirección de envío.
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Envía la solicitud
2.5.1.2.2. Token Virtual
- Selecciona la vigencia del Certificado.
- Opcional (selecciona si desea renovar el Certificado, una vez finalice el tiempo de vigencia).
- Carga los archivos solicitados.
- Cedula de Ciudadanía.
- RUT, certificado de representación legal o similar.
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligencia el formulario.
Datos del responsable legal:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Numero de documento.
- Correo electrónico del representante legal.
- Celular del representante legal.
Datos de la empresa:
- Razón social de la empresa.
- NIT (sin digito de verificación).
- Número de matrícula mercantil.
- Teléfono de la empresa.
- Correo electrónico de la empresa.
Dirección de la empresa:
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Envía la solicitud
2.5.1.2.3. Firma Centralizada
- Selecciona la vigencia del Certificado.
- Opcional (selecciona si desea renovar el Certificado, una vez finalice el tiempo de vigencia).
- Carga los archivos solicitados.
- Cedula de Ciudadanía
- RUT, certificado de representación legal o similar
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligencia el formulario.
Datos del responsable legal:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Numero de documento.
- Correo electrónico del representante legal.
- Celular del representante legal.
Datos de la empresa:
- Razón social de la empresa.
- NIT (sin digito de verificación).
- Número de matrícula mercantil.
- Teléfono de la empresa.
- Correo electrónico de la empresa.
Dirección de la empresa:
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Envía la solicitud
2.5.1.2.4. Almacenamiento Local (PKCS # 10)
- Selecciona la vigencia del Certificado.
- Opcional (selecciona si desea renovar el Certificado, una vez finalice el tiempo de vigencia).
- Carga los archivos solicitados.
- Cedula de Ciudadanía.
- RUT, certificado de representación legal o similar.
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligenciar el formulario.
Datos del responsable legal:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Numero de documento.
- Correo electrónico del representante legal.
- Celular del representante legal.
Datos de la empresa:
- Razón social de la empresa.
- NIT (sin digito de verificación).
- Número de matrícula mercantil.
- Teléfono de la empresa.
Dirección de la empresa:
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
CSR (Opcional) Ingrese el CSR
NOTA: Si va a realizar el CSR, da clic en la siguiente Url, para descarga Manual e instalador (https://micertificado.olimpiait.com/Publica/Descargas) - Envía la solicitud
2.5.1.3. Profesional titulado
Certificado digital para Profesional Titulado:
- Selecciona el tipo de formato de entrega:
2.5.1.3.1. Token Físico
- Selecciona la vigencia del Certificado.
- Opcional (selecciona si deseas renovar el Certificado, una vez finalice el tiempo de vigencia).
- Carga los archivos solicitados.
- Cédula de Ciudadanía
- Acta de grado o tarjeta profesional
- Factura de servicio publico
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligenciar el formulario.
Datos del responsable del certificado:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Numero de documento.
- Correo electrónico del titular.
- Celular del representante del titular.
- Título obtenido.
- Numero tarjeta profesional o acta de grado.
- Nombre de la entidad que emitió la tarjeta profesional.
Dirección para el envió del token:
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Observaciones para la entrega.
Dirección de residencia:
- (Opcional) Selecciona el check si la dirección de residencia es la misma a la dirección de envío.
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Envía la solicitud:
2.5.1.3.2. Token Virtual
- Selecciona la vigencia del Certificado:
- Opcional (selecciona si desea renovar el Certificado, una vez finalice el tiempo de vigencia).
- Carga los archivos solicitados:
- Cédula de Ciudadanía.
- Acta de grado o tarjeta profesional.
- Factura de servicio público.
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligencia el formulario.
Datos del responsable del certificado:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Numero de documento.
- Correo electrónico del titular.
- Celular del representante del titular.
- Título obtenido.
- Numero tarjeta profesional o acta de grado.
- Nombre de la entidad que emitió la tarjeta profesional.
Dirección de residencia:
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Envía la solicitud
2.5.1.3.3. Firma Centralizada
- Selecciona la vigencia del Certificado:
- Opcional (selecciona si deseas renovar el Certificado, una vez finalice el tiempo de vigencia).
- Carga los archivos solicitados.
- Cédula de Ciudadanía.
- Acta de grado o tarjeta profesional.
- Factura de servicio publico.
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligencia el formulario.
Datos del responsable del certificado:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Numero de documento.
- Correo electrónico del titular.
- Celular del representante del titular.
- Título obtenido.
- Numero tarjeta profesional o acta de grado.
- Nombre de la entidad que emitió la tarjeta profesional.
Dirección de residencia:
Departamento.
Ciudad.
Dirección.
- Envía la solicitud
2.5.1.4. Perteneciente a empresa
Certificado digital para Perteneciente a Empresa:
- Selecciona el tipo de formato de entrega:
2.5.1.4.1. Token Físico
- Selecciona la vigencia del Certificado.
- Opcional (seleccionar si deseas renovar el Certificado, una vez finalice el tiempo de vigencia).
- Carga los archivos solicitados.
- Cédula de Ciudadanía
- Certificado Laboral
- Certificado de Existencia y Representación Legal
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligencia el formulario.
Datos del responsable del certificado:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Numero de documento.
- Correo electrónico del empleado.
- Celular del representante del empleado.
- Área de la entidad a la cual pertenece.
- Cargo desempeñado.
Datos de la empresa:
- Razón social de la empresa.
- NIT (sin digito de verificación).
- Correo electrónico de la empresa.
- Teléfono de la empresa.
Dirección para él envió del token:
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Observaciones para la entrega.
Dirección de residencia:
- (Opcional) Selecciona el check si la dirección de residencia es la misma a la dirección de envío.
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Enviar la solicitud
2.5.1.4.2. Token Virtual
- Selecciona la vigencia del Certificado.
- Opcional (selecciona si desea renovar el Certificado, una vez finalice el tiempo de vigencia).
- Carga los archivos solicitados:
- Cédula de Ciudadanía.
- Certificado Laboral.
- Certificado de Existencia y Representación Legal.
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligencia el formulario.
Datos del responsable del certificado:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Numero de documento.
- Correo electrónico del empleado.
- Celular del representante del empleado.
- Área de la entidad a la cual pertenece.
- Cargo desempeñado.
Datos de la empresa:
- Razón social de la empresa.
- NIT (sin digito de verificación).
- Correo electrónico de la empresa.
- Teléfono de la empresa.
Dirección de la empresa:
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Observaciones para la entrega.
- Envía la solicitud
2.5.1.4.3. Firma Centralizada
- Selecciona la vigencia del Certificado.
- Opcional (selecciona si deseas renovar el Certificado, una vez finalice el tiempo de vigencia).
- Carga los archivos solicitados.
- Cédula de Ciudadanía.
- Certificado Laboral.
- Certificado de Existencia y Representación Legal.
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligencia el formulario.
Datos del responsable del certificado:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Numero de documento.
- Correo electrónico del empleado.
- Celular del representante del empleado.
- Área de la entidad a la cual pertenece.
- Cargo desempeñado.
Datos de la empresa:
- Razón social de la empresa.
- NIT (sin digito de verificación).
- Correo electrónico de la empresa.
- Teléfono de la empresa.
Dirección de la empresa:
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Observaciones para la entrega.
- Envía la solicitud
2.5.1.5. Función pública
Certificado digital para Función Publica:
- Selecciona el tipo de formato de entrega:
2.5.1.5.1. Token Físico
- Selecciona la vigencia del Certificado.
- Opcional (selecciona si deseas renovar el Certificado, una vez finalice el tiempo de vigencia).
- Carga los archivos solicitados.
- Cedula de Ciudadanía.
- Certificado Laboral o Acto Administrativo de Nombramiento.
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligenciar el formulario.
Datos del responsable del certificado:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Numero de documento.
- Correo electrónico del funcionario.
- Celular del representante del funcionario.
- Área de la entidad a la cual pertenece.
- Cargo desempeñado.
Datos de la empresa:
- Razón social de la empresa.
- NIT (sin digito de verificación).
- Correo electrónico de la entidad.
- Teléfono de la entidad.
Dirección para el envió del token:
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Observaciones para la entrega.
Dirección de residencia:
- (Opcional) Seleccionar el check si la dirección de residencia es la misma a la dirección de envío.
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Envía la solicitud
2.5.1.5.2. Token Virtual
- Selecciona la vigencia del Certificado.
- Opcional (selecciona si deseas renovar el Certificado, una vez finalice el tiempo de vigencia).
- Carga los archivos solicitados:
- Cédula de Ciudadanía.
- Certificado Laboral.
- Certificado de Existencia y Representación Legal.
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligencia el formulario.
Datos del responsable del certificado:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Numero de documento.
- Correo electrónico del funcionario.
- Celular del representante del funcionario.
- Área de la entidad a la cual pertenece.
- Cargo desempeñado.
Datos de la empresa:
- Razón social de la empresa.
- NIT (sin digito de verificación).
- Correo electrónico de la entidad.
- Teléfono de la entidad.
Dirección de la empresa:
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Observaciones para la entrega.
- Envía la solicitud
2.5.1.5.3. Firma Centralizada
- Selecciona la vigencia del Certificado.
- Opcional (selecciona si deseas renovar el Certificado, una vez finalice el tiempo de vigencia).
- Carga los archivos solicitados.
- Cédula de Ciudadanía.
- Certificado Laboral.
- Certificado de Existencia y Representación Legal.
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligencia el formulario.
Datos del responsable del certificado:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Numero de documento.
- Correo electrónico del funcionario.
- Celular del representante del funcionario.
- Área de la entidad a la cual pertenece.
- Cargo desempeñado.
Datos de la empresa:
- Razón social de la empresa.
- NIT (sin digito de verificación).
- Correo electrónico de la entidad.
- Teléfono de la entidad.
Dirección de la empresa:
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Observaciones para la entrega.
- Envía la solicitud
2.5.1.6. Representante Legal
Certificado digital para Representante Legal:
- Selecciona el tipo de formato de entrega:
2.5.1.6.1. Token Físico
- Selecciona la vigencia del Certificado.
- Opcional (seleccion.ar si deseas renovar el Certificado, una vez finalice el tiempo de vigencia).
- Carga los archivos solicitados.
- Cédula de Ciudadanía.
- RUT, certificado de Representación Legal o Similar.
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligencia el formulario.
Datos del responsable del certificado:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Numero de documento.
- Correo electrónico del representante legal.
- Celular del representante del representante legal.
- Área de la empresa a la cual pertenece.
Datos de la empresa:
- Razón social de la empresa.
- NIT (sin digito de verificación).
- Número de la matricula mercantil.
- Teléfono de la empresa.
- Correo electrónico de la empresa.
Dirección para él envió del token:
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Observaciones para la entrega.
Dirección de empresa:
- (Opcional) selecciona el check si la dirección de residencia es la misma a la dirección de envío.
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Envía la solicitud
2.5.1.6.2. Token Virtual
- Selecciona la vigencia del Certificado.
- Opcional (selecciona si deseas renovar el Certificado, una vez finalice el tiempo de vigencia).
- Carga los archivos solicitados.
- Cédula de Ciudadanía
- RUT, certificado de Representación Legal o Similar
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligencia el formulario.
Datos del responsable del certificado:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Numero de documento.
- Correo electrónico del representante legal.
- Celular del representante del representante legal.
- Área de la empresa a la cual pertenece.
Datos de la empresa:
- Razón social de la empresa.
- NIT (sin digito de verificación).
- Número de la matricula mercantil.
- Teléfono de la empresa.
- Correo electrónico de la empresa.
Dirección de empresa:
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Envía la solicitud
2.5.1.6.3. Firma Centralizada
- Selecciona la vigencia del Certificado.
- Opcional (selecciona si deseas renovar el Certificado, una vez finalice el tiempo de vigencia).
- Carga los archivos solicitados.
- Cédula de Ciudadanía.
- RUT, certificado de Representación Legal o Similar.
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligencia el formulario.
Datos del responsable del certificado:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Numero de documento.
- Correo electrónico del representante legal.
- Celular del representante del representante legal.
- Área de la empresa a la cual pertenece.
Datos de la empresa:
- Razón social de la empresa.
- NIT (sin digito de verificación).
- Número de la matricula mercantil.
- Teléfono de la empresa.
- Correo electrónico de la empresa.
Dirección de empresa:
Departamento.
Ciudad.
Dirección.
- Envía la solicitud
2.6. Servicios digitales
2.6.1. Estampado cronológico
- Servicio digital para Estampado Cronológico:
- Carga los archivos solicitados.
- Cédula de Ciudadanía.
- RUT, certificado de representación legal o similar.
NOTA: Los archivos deben ser en formato PDF y no superar el Max de 10MB por archivo. - Diligencia el formulario.
Datos del responsable legal:
- Nombre completo.
- Tipo de documento.
- Numero de documento.
- Correo electrónico del titular.
- Celular del titular.
Dirección de residencia:
- Departamento.
- Ciudad.
- Dirección.
- Envía la solicitud:
2.6.2. Correo electrónico certificado
Servicio digital para Correo Electrónico Certificado:
NOTA: Este Servicio solo funcionara desde el portal público de Mi Certificado: https://micertificado.olimpiait.com/.
2.7. Creación masiva de solicitudes
Desde este módulo se pueden crear solicitudes de forma Masivas, seleccionando el: tipo de certificado, formato de entrega, vigencia, descarga y cargue de plantilla (.xlsx) y archivo (.zip).
- En el menú lateral izquierdo da clic en la opción “Creación Masiva de Solicitudes”.
2.7.1. Certificados digitales
Selecciona el tipo de Servicio.
2.7.1.1. Persona natural
Certificado digital para Persona Natural:
- Selecciona el tipo de formato de entrega:
2.7.1.1.1. Token Físico
- Selecciona la vigencia del certificado.
- Da clic en el botón “Descargar Plantilla”.
NOTA: La plantilla es descargada en el formato .xlsx - Abre la plantilla descargada.
NOTA: La plantilla se encuentra en el explorador de archivos (La ruta seleccionada al descárgalo o directamente en las descargas) - Completa el Excel:
- Tipo de documento (CC - CE).
- Número del documento.
- Nombres.
- Apellido.
- Correo.
- Teléfono.
- Otro teléfono.
- Departamento (selecciona el Departamento en la lista desplegable).
- Ciudad (seleccionar la Ciudad en la lista desplegable).
- Dirección.
- Departamento de envió (selecciona el Departamento en la lista desplegable).
- Ciudad de envío (selecciona la Ciudad en la lista desplegable).
- Dirección de envió.
- Observación.
- Renovar (selecciona la Renovación en la lista desplegable (SI -NO)).
- Guarda el archivo.
NOTA: El archivo Excel solo permite un Máximo de 50 solicitudes. - Da clic en el botón “Cargar Plantilla”.
- Selecciona el archivo Excel diligenciado.
NOTA: Si el archivo cuenta con errores, una vez se suba el archivo, aparecerá una advertencia y un cuadro con los errores identificados. Organiza los errores y los vuelve a subir el archivo - Creación de solicitudes: Mostrará cuantas solicitudes fueron montadas y cuantas fueron creadas.
- Da clic en el botón de “Continuar”.
- Da clic en el botón “Descargar .ZIP”.
- Ingresa a la carpeta del .zip descargado.
NOTA: La carpeta se encuentra en el explorador de archivos (La ruta seleccionada al descárgalo o directamente en las descargas) - Ingresa a las solicitudes para completar el proceso.
NOTA: Las carpetas se organizan por:
- Tipo de documento (CC - CE).
- Numero de documento. - Completa el cargue de los archivos, para la cantidad de solicitudes creadas
- Fotocopia documento de identidad (legible).
- Fotocopia factura de servicio público.
- Da clic en el botón “Cargar Archivo”
- Selecciona el .zip, diligenciado
NOTA: Si el .zip cuenta con un error en documentos faltantes o documentos demás, saldrá una advertencia. Podrás corregir y volver a subir el archivo .zip - Carga los documentos: Aparecerán los documentos que fueron montados y cuantos fueron creados.
- Da clic en el botón “Continuar”.
- Da clic en el botón “Finalizar”, para seleccionar un nuevo tipo de servicio o da clic en el botón “Crear Nueva Solicitud”, para ir a crear una nueva solicitud.
2.7.1.1.2. Token Virtual
- Selecciona la vigencia del certificado:
- Da clic en el botón “Descargar Plantilla”:
NOTA: La plantilla es descargada en el formato .xlsx - Abre la plantilla descargada:
NOTA: La plantilla se encuentra en el explorador de archivos (la ruta seleccionada al descárgalo o directamente en las descargas). - Completa el Excel:
- Tipo de documento (CC - CE).
- Número del documento.
- Nombres.
- Apellido.
- Correo.
- Teléfono.
- Otro teléfono.
- Departamento (selecciona el Departamento en la lista desplegable).
- Ciudad (selecciona la Ciudad en la lista desplegable).
- Dirección.
- Renovar (selecciona la Renovación en la lista desplegable (SI -NO)).
- Guarda el archivo.
NOTA: El archivo Excel solo permite un Máximo de 50 solicitudes. - Da clic en el botón “Cargar Plantilla”:
- Selecciona el archivo Excel diligenciado:
NOTA: Si el archivo cuenta con errores, una vez se suba el archivo, aparecerá una advertencia y un cuadro con los errores identificados. Organiza los errores y vuelve a subir el archivo. - Creación de solicitudes: Aparecerá cuantas solicitudes fueron montadas y cuantas fueron creadas.
- Da clic en el botón de “Continuar”:
- Da clic en el botón “Descargar .ZIP”:
- Ingresa a la carpeta del .zip descargado:
NOTA: La carpeta se encuentra en el explorador de archivos (la ruta seleccionada al descárgalo o directamente en las descargas). - Ingresa a las solicitudes para completar el proceso:
NOTA: Las carpetas se organizan por:
- Tipo de documento (CC - CE).
- Numero de documento. - Completa el cargue de los archivos, para la cantidad de solicitudes creadas:
- Fotocopia documento de identidad (legible).
- Fotocopia factura de servicio público.
- Da clic en el botón “Cargar Archivo”:
- Selecciona el .zip diligenciado:
NOTA: Si el .zip cuenta con un error en documentos faltantes o documentos demás, aparecerá una advertencia. Se puede corregir y volver a subir el archivo .zip. - Carga de documentos: Aparecerá cuantos cargues de documentos fueron montados y cuantos fueron creados.
- Da clic en el botón “Continuar”:
- Da clic en el botón “Finalizar”, para ir a seleccionar un nuevo tipo de servicio da clic en el botón “Crear Nueva Solicitud”, para ir a crear una nueva solicitud.
2.7.1.1.3. Firma Centralizada
- Selecciona la vigencia del certificado:
- Da clic en el botón “Descargar Plantilla”:
NOTA: La plantilla es descargada en el formato .xlsx - Abre la plantilla descargada:
NOTA: La plantilla se encuentra en el explorador de archivos (la ruta seleccionada al descárgalo o directamente en las descargas). - Completa el Excel:
- Tipo de documento (CC - CE).
- Número del documento.
- Nombres.
- Apellido.
- Correo.
- Teléfono.
- Otro teléfono.
- Departamento (selecciona el Departamento en la lista desplegable).
- Ciudad (selecciona la Ciudad en la lista desplegable).
- Dirección.
- Renovar (selecciona la Renovación en la lista desplegable (SI -NO)).
- Guarda el archivo.
NOTA: El archivo Excel solo permite un Máximo de 50 solicitudes. - Da clic en el botón de “Cargar Plantilla”:
- Selecciona el archivo Excel diligenciado:
NOTA: Si el archivo cuenta con errores, una vez se suba el archivo, aparecerá una advertencia y un cuadro con los errores identificados. Organiza los errores y los vuelve a subir el archivo - Creación de solicitudes: aparecerá cuantas solicitudes fueron montadas y cuantas fueron creadas
- Da clic en el botón de “Continuar”
- Da clic en el botón “Descargar .ZIP”:
- Ingresa a la carpeta del .zip descargado:
NOTA: La carpeta se encuentra en el explorador de archivos (la ruta seleccionada al descárgalo o directamente en las descargas). - Ingresa a las solicitudes para completar el proceso:
NOTA: Las carpetas se organizan por:
- Tipo de documento (CC - CE).
- Numero de documento. - Completa el cargue de los archivos, para la cantidad de solicitudes creadas:
- Fotocopia documento de identidad (legible).
- Fotocopia factura de servicio público.
- Da clic en el botón “Cargar Archivo”:
- Selecciona el .zip diligenciado:
NOTA: Si el .zip cuenta con un error en documentos faltantes o documentos demás, aparecerá una advertencia. Se puede corregir y volver a subir el archivo .zip - Cargue de documentos: Aparecerá cuantos cargues de documentos fueron montados y cuantos fueron creados.
- Da clic en el botón “Continuar”:
- Da clic en el botón “Finalizar”, para ir a seleccionar un nuevo tipo de servicio o da clic en el botón “Crear Nueva Solicitud”, para ir a crear una nueva solicitud:
2.7.1.1.4. Almacenamiento local (PKCS # 10)
- Selecciona la vigencia del certificado:
- Da clic en el botón “Descargar Plantilla”:
NOTA: La plantilla es descargada en el formato .xlsx - Abre la plantilla descargada:
NOTA: La plantilla se encuentra en el explorador de archivos (la ruta seleccionada al descárgalo o directamente en las descargas). - Completa el Excel:
- Tipo de documento (CC - CE).
- Número del documento.
- Nombres.
- Apellido.
- Correo.
- Teléfono.
- Otro teléfono.
- Departamento (selecciona el Departamento en la lista desplegable).
- Ciudad (selecciona la Ciudad en la lista desplegable).
- Dirección.
- Renovar (selecciona la Renovación en la lista desplegable (SI -NO)).
- Guarda el archivo.
NOTA: El archivo Excel solo permite un Máximo de 50 solicitudes. - Da clic en el botón “Cargar Plantilla”:
- Selecciona el archivo Excel diligenciado:
NOTA: Si el archivo cuenta con errores, una vez se suba el archivo, aparecerá una advertencia y un cuadro con los errores identificados. Organiza los errores y los vuelve a subir el archivo. - Creación de solicitudes: Aparecerá cuantas solicitudes fueron montadas y cuantas fueron creadas.
- Da clic en el botón de “Continuar”:
- Da clic en el botón “Descargar .ZIP”:
- Ingresa a la carpeta del .zip descargado:
NOTA: La carpeta se encuentra en el explorador de archivos (la ruta seleccionada al descárgalo o directamente en las descargas). - Ingresa a las solicitudes para completar el proceso
NOTA: Las carpetas se organizan por:
- Tipo de documento (CC - CE).
- Numero de documento. - Completa el cargue de los archivos, para la cantidad de solicitudes creadas:
- Fotocopia RUT.
- Fotocopia documento de identidad (legible).
- Da clic en el botón “Cargar Archivo”:
- Selecciona el .zip diligenciado:
NOTA: Si él .zip cuenta con un error en documentos faltantes o documentos demás, aparecerá una advertencia. Se puede corregir y volver a subir el archivo .zip - Cargue de documentos: Aparecerá cuantos cargues de documentos fueron montados y cuantos fueron creados.
- Da clic en el botón “Continuar”:
- Da clic en el botón “Finalizar”, para ir a seleccionar un nuevo tipo de servicio o da clic en el botón “Crear Nueva Solicitud”, para ir a crear una nueva solicitud.
2.7.1.2. Persona jurídica
Certificado digital para Persona Jurídica:
- Selecciona el tipo de formato de entrega:
2.7.1.2.1. Token Físico
- Selecciona la vigencia del certificado:
- Da clic en el botón “Descargar Plantilla”:
NOTA: La plantilla es descargada en el formato .xlsx - Abre la plantilla descargada:
NOTA: La plantilla se encuentra en el explorador de archivos (la ruta seleccionada al descárgalo o directamente en las descargas). - Completa el Excel:
- Tipo de documento (CC - CE).
- Número del documento.
- Nombres.
- Apellido.
- Correo.
- Teléfono.
- Nombre / Razón social.
- Departamento (selecciona el Departamento en la lista desplegable).
- Ciudad (selecciona la Ciudad en la lista desplegable).
- Dirección.
- Departamento de envió (selecciona el Departamento en la lista desplegable).
- Ciudad de envío (selecciona la Ciudad en la lista desplegable).
- Dirección de envió.
- Observación.
- NIT.
- Matricula mercantil.
- Correo Empresa.
- Teléfono empresa.
- Renovar (selecciona la Renovación en la lista desplegable (SI -NO)).
- Guarda el archivo.
NOTA: El archivo Excel solo permite un Máximo de 50 solicitudes. - Da clic en el botón “Cargar Plantilla”:
- Selecciona el archivo Excel diligenciado:
NOTA: Si el archivo cuenta con errores, una vez se suba el archivo, aparecerá una advertencia y un cuadro con los errores identificados. Organiza los errores y los vuelve a subir el archivo - Creación de solicitudes: Aparecerá cuantas solicitudes fueron montadas y cuantas fueron creadas.
- Da clic en el botón de “Continuar”:
- Da clic en el botón “Descargar .ZIP”:
- Ingresa a la carpeta del .zip descargado:
NOTA: La carpeta se encuentra en el explorador de archivos (La ruta seleccionada al descárgalo o directamente en las descargas). - Ingresa a las solicitudes para completar el proceso:
NOTA: Las carpetas se organizan por:
- Tipo de documento (CC - CE).
- Numero de documento. - Completa el cargue de los archivos, para la cantidad de solicitudes creadas:
- Certificado de Existencia y Representación Legal.
- Fotocopia documento de identidad (legible).
- Da clic en el botón “Cargar Archivo”:
- Selecciona el .zip diligenciado:
NOTA: Si el .zip cuenta con un error en documentos faltantes o documentos demás, aparecerá una advertencia. Se puede corregir y volver a subir el archivo .zip - Cargue de documentos: Aparecerá cuantos cargues de documentos fueron montados y cuantos fueron creados.
- Da clic en el botón “Continuar”:
- Da clic en el botón “Finalizar”, para ir a seleccionar un nuevo tipo de servicio o dar clic en el botón “Crear Nueva Solicitud”, para ir a crear una nueva solicitud:
2.7.1.2.2. Token Virtual
- Selecciona la vigencia del certificado:
- Da clic en el botón “Descargar Plantilla”:
NOTA: La plantilla es descargada en el formato .xlsx - Abre la plantilla descargada:
NOTA: La plantilla se encuentra en el explorador de archivos (La ruta seleccionada al descárgalo o directamente en las descargas). - Completa el Excel:
- Tipo de documento (CC - CE).
- Número del documento.
- Nombres.
- Apellido.
- Correo.
- Teléfono.
- Nombre / Razón social.
- Departamento (selecciona el Departamento en la lista desplegable).
- Ciudad (selecciona la Ciudad en la lista desplegable).
- Dirección.
- Tipo de documento del representante.
- Número de documento del representante.
- Nombre del representante.
- NIT.
- Matricula mercantil.
- Correo Empresa.
- Teléfono empresa.
- Renovar (selecciona la Renovación en la lista desplegable (SI -NO)).
- Guarda el archivo.
NOTA: El archivo Excel solo permite un Máximo de 50 solicitudes. - Da clic en el botón “Cargar Plantilla”:
- Selecciona el archivo Excel diligenciado:
NOTA: Si el archivo cuenta con errores, una vez se suba el archivo, aparecerá una advertencia y un cuadro con los errores identificados. Organiza los errores y los vuelve a subir el archivo - Creación de solicitudes: Aparecerá cuantas solicitudes fueron montadas y cuantas fueron creadas.
- Da clic en el botón de “Continuar”:
- Da clic en el botón “Descargar .ZIP”:
- Ingresa a la carpeta del .zip descargado:
NOTA: La carpeta se encuentra en el explorador de archivos (la ruta seleccionada al descárgalo o directamente en las descargas). - Ingresa a las solicitudes para completar el proceso:
NOTA: Las carpetas se organizan por:
- Tipo de documento (CC - CE).
- Numero de documento. - Completa el cargue de los archivos, para la cantidad de solicitudes creadas:
- Certificado de Existencia y Representación Legal.
- Fotocopia documento de identidad (legible).
- Da clic en el botón “Cargar Archivo”:
- Selecciona el .zip diligenciado:
NOTA: Si el .zip cuenta con un error en documentos faltantes o documentos demás, aparecerá una advertencia. Se puede corregir y volver a subir el archivo .zip - Cargue de documentos: Aparecerá cuantos cargues de documentos fueron montados y cuantos fueron creados.
- Da clic en el botón “Continuar”:
- Da clic en el botón “Finalizar”, para ir a seleccionar un nuevo tipo de servicio o da clic en el botón “Crear Nueva Solicitud”, para ir a crear una nueva solicitud.
2.7.1.2.3. Firma Centralizada
- Selecciona la vigencia del certificado:
- Da clic en el botón “Descargar Plantilla”:
NOTA: La plantilla es descargada en el formato .xlsx - Abre la plantilla descargada:
NOTA: La plantilla se encuentra en el explorador de archivos (la ruta seleccionada al descárgalo o directamente en las descargas). - Completa el Excel:
- Tipo de documento (CC - CE).
- Número del documento.
- Nombres.
- Apellido.
- Correo.
- Teléfono.
- Nombre / Razón social.
- Departamento (selecciona el Departamento en la lista desplegable).
- Ciudad (selecciona la Ciudad en la lista desplegable).
- Dirección.
- Tipo de documento del representante.
- Número de documento del representante.
- Nombre del representante.
- NIT.
- Matricula mercantil.
- Correo Empresa.
- Teléfono empresa.
- Renovar (selecciona la Renovación en la lista desplegable (SI -NO)).
- Guarda el archivo.
NOTA: El archivo Excel solo permite un Máximo de 50 solicitudes. - Da clic en el botón de “Cargar Plantilla”:
- Selecciona el archivo Excel diligenciado:
NOTA: Si el archivo cuenta con errores, una vez se suba el archivo, aparecerá una advertencia y un cuadro con los errores identificados. Organiza los errores y los vuelve a subir el archivo. - Creación de solicitudes: Aparecerá cuantas solicitudes fueron montadas y cuantas fueron creadas.
- Da clic en el botón de “Continuar”:
- Da clic en el botón “Descargar .ZIP”:
- Ingresa a la carpeta del .zip descargado:
NOTA: La carpeta se encuentra en el explorador de archivos (la ruta seleccionada al descárgalo o directamente en las descargas). - Ingresa a las solicitudes para completar el proceso:
NOTA: Las carpetas se organizan por:
- Tipo de documento (CC - CE).
- Numero de documento. - Completa el cargue de los archivos, para la cantidad de solicitudes creadas.
- Certificado de Existencia y Representación Legal.
- Fotocopia documento de identidad (legible).
- Da clic en el botón “Cargar Archivo”:
- Selecciona el .zip diligenciado:
NOTA: Si él .zip cuenta con un error en documentos faltantes o documentos demás, aparecerá una advertencia. Se puede corregir y volver a subir el archivo .zip. - Carga de documentos: Aparecerá cuantos cargues de documentos fueron montados y cuantos fueron creados.
- Da clic en el botón “Continuar”:
- Da clic en el botón “Finalizar”, para ir a seleccionar un nuevo tipo de servicio o da clic en el botón “Crear Nueva Solicitud”, para ir a crear una nueva solicitud.
2.7.1.2.4. Almacenamiento local (PKCS # 10)
- Selecciona la vigencia del certificado:
- Da clic en el botón “Descargar Plantilla”:
NOTA: La plantilla es descargada en el formato .xlsx - Abre la plantilla descargada:
NOTA: La plantilla se encuentra en el explorador de archivos (la ruta seleccionada al descárgalo o directamente en las descargas). - Completa el Excel:
- Tipo de documento (CC - CE).
- Número del documento.
- Nombres.
- Apellido.
- Correo.
- Teléfono.
- Nombre / Razón social.
- Departamento (selecciona el Departamento en la lista desplegable).
- Ciudad (selecciona la Ciudad en la lista desplegable).
- Dirección.
- Tipo de documento del representante.
- Número de documento del representante.
- Nombre del representante.
- NIT.
- Matricula mercantil.
- Correo Empresa.
- Teléfono empresa.
- Renovar (selecciona la Renovación en la lista desplegable (SI -NO)).
- Guarda el archivo.
NOTA: El archivo Excel solo permite un Máximo de 50 solicitudes. - Da clic en el botón “Cargar Plantilla”:
- Selecciona el archivo Excel diligenciado
NOTA: Si el archivo cuenta con errores, una vez se suba el archivo, aparecerá una advertencia y un cuadro con los errores identificados. Organiza los errores y los vuelve a subir el archivo - Creación de solicitudes: Aparecerá cuantas solicitudes fueron montadas y cuantas fueron creadas.
- Da clic en el botón de “Continuar”
- Da clic en el botón “Descargar .ZIP”
- Ingresa a la carpeta del .zip descargado:
NOTA: La carpeta se encuentra en el explorador de archivos (La ruta seleccionada al descárgalo o directamente en las descargas) - Ingresa a las solicitudes para completar el proceso:
NOTA: Las carpetas se organizan por:
- Tipo de documento (CC - CE).
- Numero de documento. - Completa el cargue de los archivos, para la cantidad de solicitudes creadas:
- Fotocopia RUT.
- Fotocopia documento de identidad (Legible).
- Da clic en el botón “Cargar Archivo”:
- Selecciona el .zip diligenciado:
NOTA: Si el .zip cuenta con un error en documentos faltantes o documentos demás, aparecerá una advertencia. Se puede corregir y volver a subir el archivo .zip - Cargue de documentos: Aparecerá cuantos cargues de documentos fueron montados y cuantos fueron creados.
- Da clic en el botón “Continuar”:
- Da clic en el botón “Finalizar”, para ir a seleccionar un nuevo tipo de servicio o da clic en el botón “Crear Nueva Solicitud”, para ir a crear una nueva solicitud:
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