- CONTROL DE CAMBIOS
| VERSIÓN | FECHA | DESCRIPCIÓN |
| 1 | 2016-10-27 | Creación del Documento |
| 1.2.1.12 | 2017-03-29 | Actualización del Documento |
| 1.2.1.15 | 2017-11-14 | Actualización del Documento |
| 1.2.1.127 | 2018-04-04 | Actualización del Documento |
| 1.2.1.129 | 2018-05-02 | Actualización del Documento |
| 1.2.1.132 | 2018-12-03 | Actualización del Documento |
| 1.2.1.226 | 2019-05-23 | Actualización del Documento: – Ajuste certificado médico – Ajuste del informe de evaluación para las pruebas de Optometría, Fonoaudiología, Psicología y Medicina General. – Ajuste del informe de evaluación – Informe CRC e Informe ONAC |
| 1.2.228.0 | 2019-10-29 | Actualización del Documento. Corrección del Tamaño Logo ONAC y CRC – Módulo Impresión. |
| 1.2.229.0 | 2020-05-27 |
|
| 1.2.230.0 | 2020-06 -26 | -Se incluye el Alcance Territorial y el Logo de la superintendencia de Puerto y Transporte en el Certificado de Aptitud, adicionalmente se ajusta el certificado para que se genere en solo una página.
– Se incluye la tabla de resultados que contiene los campos de Otoscopia y Uso de audífono en el Audiograma de la Evaluación de Capacidad Auditiva |
| 1.2.232.0 | 2020-08-30 |
|
| 1.2.233.0 | 2020-10-04 |
|
| 1.2.236.0 | 2021-12-03 |
|
| 1.2.240.0 | 25/05/2022 | Actualización del Documento
-Se realiza la actualización de la lista de restricciones en la ventana de registrar concepto en la certificación. |
| 1.2.240.0 | 21/06/2022 | Actualización del documento en la redacción de Cara al cliente |
2.1. PUBLICO DESTINATARIO
Este manual está dirigido a las personas que van a ejercer los diferentes roles de la aplicación SISEC® EXAMEN.
2.2. ROLES INVOLUCRADOS
- Representante Legal: Es el encargado de validar la primera huella cuando se matricula la aplicación, también puede administrar la aplicación.
- Administrador: usuario delegado por el Representante legal, encargado de la administración de la aplicación.
- Líder de Comité Medico: encargado de gestionar las quejas y apelaciones.
- Recepcionista: Es el usuario encargado de imprimir las remisiones, consultar los estados de las pruebas de los aspirantes.
- Optómetra: Es el usuario encargado de Realizar las pruebas de Optometría a los aspirantes.
- Fonoaudiólogo: Es el usuario encargado de realizar las pruebas de Fonoaudiología a los aspirantes.
- Psicólogo: Es el usuario encargado de Realizar las pruebas de Psicología a los aspirantes.
- Médico General: Es el usuario encargado de realizar las pruebas de medicina general a los aspirantes.
- Médico Certificador: Es el usuario encargado de realizar el proceso de certificación de los aspirantes.
A continuación, se detallan los pasos para que ingreses a la aplicación SISEC® EXAMEN:
Debes dar clic en el Icono que se encuentra en el escritorio llamado “SISEC® EXAMEN.
La aplicación te muestra una ventana de inicio de sesión donde se ingresa el usuario y contraseña suministrada por el área de Soporte Biometría de Olimpia.
3.1.1. Opción Restablecer Contraseña
Al registrar erróneamente la contraseña del usuario por más de tres veces, se te presenta un mensaje informativo indicando que el usuario estará bloqueado por 5 minutos. Pasado los cinco minutos podrás intentar acceder de nuevo al aplicativo con credenciales válidas y correctas.
3.1.2. Opción Restablecer Contraseña
Debes hacer clic en el botón Restablecer contraseña el sistema muestra un mensaje de cambio de contraseña para el ingreso de la aplicación.
3.1.3. Botón Cerrar
Debes hacer clic en el botón 
la aplicación se abre una pestaña de confirmación de la salida de la aplicación, si confirma se cierra y retorna a la pantalla principal del equipo.
Al ingresar por primera vez, se te muestra la pantalla de captura de huella. Dar clic en especialista y capturar huella.
Al hacer la captura de huella se te presenta una interfaz con los siguientes campos:
- Clave Anterior: debes ingresar la contraseña inicial suministrada por el área de
“Soporte Biometría”.
- Nueva Clave: ingresa la nueva contraseña la cual debe cumplir con los siguientes parametros:
- La longitud de la contraseña debe estar entre 10 y 128 caracteres.
- Debe existir al menos un carácter en mayúscula (A-Z)
- Debe existir al menos un carácter en minúscula (a-z)
- Debe existir al menos un dígito (0-9)
- Debe existir al menos un carácter especial (*$-+? _=!.)
- No debe haber más de 2 caracteres idénticos en fila
- Confirmación: ingresa la nueva contraseña.
Dar clic en el botón “Cambiar”
El sistema te muestra un mensaje informando que la contraseña ha sido cambiada con éxito y la aplicación se cierra por motivos de seguridad.
3.2. COMO CAPTURAR LA HUELLA EN EL BIOMÉTRICO
Después de realizar el cambio de contraseña se te muestra la pantalla de captura de huella. A continuación, se te indican los pasos para capturar la huella en el biométrico correctamente.
- Debes dar clic en el botón “Especialista” para iniciar la captura de huella.
Para capturar la huella correctamente sigue estas recomendaciones:
- Trata de colocar la Huella lo más centrado posible.
- Coloca la huella solicitada e incline suavemente hacia abajo la mano.
- En caso de que el biométrico no te detecte la huella, retírela y sigue las anteriores recomendaciones.
Para saber cuál huella por defecto tienes para ingresar a la aplicación puedes hacer clic en
el icono allí se te muestra cuando haces clic en el botón “Especialista” o si colocas una huella incorrecta).
Luego de que se encienda una luz roja en el biométrico debes colocar la huella indicada en el biométrico. El sistema muestra en la pantalla la huella tomada por el biométrico.
Al hacer clic en el icono 
cuando es excepción de huellas. El sistema te muestra una pantalla indicando el número de documento del especialista.
Para usar el código de excepción debes dar clic en el botón “Código de Excepción”.
Se te muestra una un cuadro de texto con el título “Ingrese Código”, este es el número de documento del especialista.
3.4. ¿QUÉ SE DEBE HACER SI LA HUELLA NO FUE CAPTURADA EXITOSAMENTE?
Cuando la huella no es validada correctamente el sistema te muestra una ventana emergente informándote que el usuario y/o contraseña son inválidos.
Inmediatamente debes volver a hacer clic en el botón “Especialista” para tomar la huella de nuevo.
- MENÚ PRINCIPAL
Una vez validada la identidad del como usuario, se te muestra el menú principal del sistema en donde se tiene acceso a los 5 módulos del aplicativo:
- Módulo Pruebas: En este módulo podrás realizar las pruebas médicas de los aspirantes.
- Módulo Certificado: En este módulo podrás realizar las Certificaciones o consultar las remisiones de los aspirantes aplazados.
- Módulo Consultas: En este módulo puedes consultar los estados de las pruebas, datos del candidato y las estadísticas e informes,
- Módulo Utilidades: Este módulo te permite realizar las siguientes acciones: Consultar usuarios, Crear usuarios, cambiar contraseña, ver información del OCP y del CRC, editar o crear los conceptos médicos, configurar correctamente los equipos médicos y verificar el funcionamiento de los equipos médicos.
- Módulo Calidad: En este módulo te permite todo lo relacionado con el Sistema Integrado de Gestión de la Calidad donde se puede encontrar los documentos y procedimientos del CRC.
En esta interface adicionalmente a los módulos principales, encuentras en la parte inferior izquierda la información de la Compañía, el nombre del CRC al cual pertenece el usuario que ingreso y el nombre del usuario que inicio sesión.
En la parte superior derecha, visualizas tres botones:
- Cambiar usuario
- Manuales de ayuda
- Minimizar.
Cambiar de Usuario: Al hacer clic sobre este botón, inmediatamente se te cerrará la sesión para poder iniciar con otro usuario.- Manuales de Ayuda: Al hacer clic sobre este botón, se te muestran los manuales relacionados a la aplicación. Adicionalmente, muestra el botón Salir
- Botón Minimizar: Al hacer clic sobre este botón, puedes minimizar la pantalla de la aplicación.
-
Botón Cerrar: En la parte inferior derecha visualizarás el botón “Cerrar” que permite salir de la aplicación.
En la parte inferior se te muestra la marca registrada del Aplicativo, la cual da acceso a la información correspondiente “al acerca de” que contiene el nombre del programa y el año que fue registrado ® junto con la versión del programa que tienes actualmente.
Dentro del Módulo de Certificado encuentras el acceso a las siguientes opciones:
- Certificar.
- Impresión.
- RUNT.
- Aplazados.
5.1. FUNCIONALIDAD CERTIFICAR
NOTA: Para hacer funcional el módulo de certificado debes ingresar como médico certificador al aplicativo.
- Al hacer clic en esta funcionalidad se te muestra la siguiente pantalla.
5.1.1. Botón Listar Certificados
Al hacer clic sobre este botón se te muestra una pantalla donde se visualizan los aspirantes que ya han sido certificados. Únicamente funciona como medio de consulta de dichos procesos
Si deseas buscar un determinado aspirante se puede filtrar por:
- Número documento
- Número de Proceso
- Por Fecha
Consultar Por Número de Documento:
Para consultar por número de documento, debes escribir el número del documento del aspirante y dar clic en el botón buscar.
Consultar por Número de proceso:
Para consultar por Número de Proceso primero debes saber el número del proceso del aspirante, posteriormente ingresar dicho numero en el cuadro de texto y dar clic en el botón buscar.
Para consultar por Fecha debes seleccionar una fecha inicial (desde) y una fecha final (hasta), luego clic en el botón buscar.
5.1.2. Botón Consultar Concepto
Al hacer clic sobre el botón consultar concepto (ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla) se te muestra la siguiente interface donde se pueden verificar los conceptos.
Consultar Por Documento: Para consultar por documento debes escribir el número del documento del aspirante y dar clic en el botón Buscar.
Consultar por Número de proceso: Para consultar por Número de Proceso primero debes saber el número del proceso del aspirante, posteriormente ingresar dicho número en el cuadro de texto y dar clic en el botón Buscar.
Al consultar un candidato por cualquiera de los métodos mencionados previamente, automáticamente te aparece el nombre del candidato, el concepto, observación y restricciones si las llegase a tener.
5.2. BOTÓN ACTUALIZAR
Al hacer clic sobre este botón el sistema actualiza la lista de aspirantes.
Al hacer clic sobre un aspirante y luego en el botón resultados se te muestra una ventana con los resultados de las pruebas realizadas por el aspirante y los conceptos dados por los especialistas.
La ventana se compone de 5 pestañas.
Se te muestra los resultados de la prueba del Examen Visual.
- Examen Auditivo:
Se te muestra los resultados de la prueba del Examen Auditivo.
Se te muestra los resultados de la prueba del Examen Psicomotriz.
- Botón Consultar:
Al hacer clic sobre este botón se te muestra una ventana con los resultados de las preguntas realizadas al aspirante en el test de personalidad.
- Inteligencia
Se te muestran los resultados de la prueba del Examen de capacidad física.
- Resumen: se te muestra en pantalla las Observaciones, Restricciones y Concepto Final de todas las pruebas realizadas por los especialistas (optometría, Fonoaudiología, Psicología y medicina general).
Al hacer clic sobre este botón se te muestra una ventana con la observación del médico certificador y la respuesta del especialista a la aclaración solicitada.
- Al dar clic en el botón registrar se te muestra una ventana con la información del usuario, la valoración, las restricciones que cada especialista registro en sus pruebas médicas y un campo de observación.
- Selecciona la valoración y darle clic en el botón Certificar Candidato
Al darle clic en el botón de Certificar candidato te pide la captura de huella del especialista.
- Capturar huella del especialista
- Al capturar la huella del especialista se te proyecta un mensaje que indica: EL candidato fue certificado correctamente.
5.4. FUNCIONALIDAD IMPRESIÓN
Al hacer clic sobre esta funcionalidad se te abre la siguiente ventana, donde se pueden imprimir los certificados de los aspirantes.
Para consultar los candidatos que ya fueron certificados existen dos formas:
- Consultar por Documento: En la parte inferior izquierda es posible consultar a un
candidato certificado eligiendo su tipo de documento: Cedula de Ciudadanía (CC), Cedula de Extranjería (CE), Tarjeta de Identidad (TI), Tarjeta de identidad Rosada (TR), Contraseña de cedula de Ciudadanía (CO), Contraseña de Cedula de Extranjería (CA).
- Consultar por Fecha: En la parte derecha de Consultar por Documento se puedes consultar un candidato certificado en un rango de fechas inicial y final.
Z
5.4.1.1. Opción Capturar Huella
Para imprimir el certificado captura las huellas del aspirante en el biométrico.
5.4.1.2. Opción No Capturar Huella
Para imprimir el certificado es opcional que el aspirante coloque sus huellas en el Biométrico, si el aspirante no desea colocar sus huellas puedes solicitar al médico certificador que seleccione la opción de No Capturar huellas.
Al ubicar correctamente las huellas en el biométrico visualizas las siguientes funcionalidades.
Funcionalidad Certificado de Aptitud
Al dar clic sobre esta funcionalidad, se te muestra una pantalla con la información del certificado de aptitud física, mental y coordinación motriz.
- visualizas el logo del CRC y el logo de la ONAC. Adicionalmente se presenta el texto: “El suscrito Profesional Certificador actuando en nombre y representación de la empresa COMERCIO PRUEBAS G&P CENTRO RECONOCIMIENTO DE CONDUCTORES G&P propietaria del CENTRO PRUEBAS G&P”.
- Puedes ver el Alcance Territorial y el Logo de la superintendencia de Puerto y Transporte en el Certificado de Aptitud, adicionalmente se ajusta el certificado para que se genere en solo una página.
- Observas la firma electrónica del evaluado en la impresión del certificado.
Para los casos en que el centro se encuentre acreditado por la ONAC y el parámetro “Acreditación ONAC” se encuentre activo, el Logo de la ONAC lo podrás visualizar en el certificado de aptitud y en los informes CRC y ONAC, si el parámetro está inactivo el Logo de la ONAC no lo veras en el certificado de aptitud.
- Certificado de aptitud Centro Acreditado.
- Certificado de aptitud Centro no Acreditado.
Para los procesos que se registran en combo se genera un numero de consecutivo diferente para el proceso Padre como para el proceso Hijo. Este número de consecutivo diferente se presenta tanto en el Certificado de Aptitud como en los Informes CRC y ONAC.
Proceso Padre
Proceso hijo
5.4.1.4. Funcionalidad Informe CRC
Al hacer clic en esta funcionalidad podrás visualizar el informe de evaluación del aspirante, en donde se imprimirá el resultado de las cuatro pruebas médicas (Optometría, Fonoaudiología, Psicología y Medicina General) obtenidas, en este informe se podrán visualizar los datos correspondientes al aspirante (Fotografía, Huellas, Nombres, Apellidos, etc.)
Para la prueba de “Evaluación de capacidad visual” visualizarás el parámetro:
“Presento Evaluación con Corrección Óptica” o “No Presento Evaluación Con Corrección Óptica” cuando el aspirante presente o no el examen con esta opción.
En el Audiograma de la Evaluación de Capacidad Auditiva podrás visualizar la tabla de resultados que contiene los campos de Otoscopia y Uso de audífono.
Podrás visualizar la huella y firma digitalizada que se imprime en el informe de evaluación para cada una de las cuatro especialidades. En caso de que el especialista (Optómetra, Fonoaudiólogo, Psicólogo y Medico Evaluador) cuente con excepción de huella desde el proceso de enrolamiento, al momento de imprimir el informe de evaluación el espacio de la huella debe quedar en blanco y solo deberá traer la firma digitalizada. Igualmente, podrás visualizar la firma electrónica del evaluado al final del documento, a continuación de la huella y firma del certificador
Podrás visualizar los datos del responsable a continuación de la información del candidato donde se visualiza el nombre, teléfono y parentesco de hasta cuarto grado de consanguinidad y segundo grado de afinidad.
Para las pruebas de optometría, fonoaudiología y Medicina podrás observar las preguntas capturadas de la anamnesis.
En el informe de Evaluación de Capacidad visual, podrás observar los criterios de aceptación, columna “Resultados” y “Valoración”.
Anamnesis
Test de personalidad y sustancias
En el informe de Evaluación de Medicina visualizas las columnas “Criterios de aprobación”, “Resultados” y “Concepto”.
Anamnesis
Para los procesos que se registran en combo se genera un numero de consecutivo diferente para el proceso Padre como para el proceso Hijo. Este número de consecutivo se te presenta tanto en el Certificado de Aptitud como en los Informes CRC y ONAC.
Proceso Padre
Proceso Hijo
5.4.1.5. Funcionalidad Informe ONAC
Al hacer clic en esta funcionalidad podrás visualizar el informe de evaluación del aspirante, en donde se imprimirá el resultado de las cuatro pruebas médicas (Optometría, Fonoaudiología, Psicología y Medicina General) obtenidas, en este informe NO se podrán visualizar los datos correspondientes al aspirante (Fotografía, Huellas, Nombres, Apellidos,
etc.)
Para la prueba de “Evaluación de capacidad visual” visualizas el parámetro:
“Presento Evaluación con Corrección Óptica” o “No Presento Evaluación Con Corrección Óptica” cuando el aspirante presente o no el examen con esta opción.
En el Audiograma de la Evaluación de Capacidad Auditiva podrás visualizar la tabla de resultados que contiene los campos de Otoscopia y Uso de audífono.
Además podrás visualizar la huella y firma digitalizada que se imprime en el informe de evaluación para cada una de las cuatro especialidades. En caso de que el especialista (Optómetra, Fonoaudiólogo, Psicólogo y Medico Evaluador) cuente con excepción de huella desde el proceso de enrolamiento, al momento de imprimir el informe de evaluación el espacio de la huella debe quedar en blanco y solo deberá traer la firma digitalizada. Igualmente, se podrá visualizar la firma electrónica del evaluado al final del documento, a continuación de la huella y firma del certificador.
Para las pruebas de optometría, fonoaudiología y Medicina visualizarás las preguntas capturadas de la anamnesis.
Anamnesis
En el informe de Evaluación de Capacidad visual, podrás visualizar los criterios de aceptación, columna “Resultados” y “concepto”.
Anamnesis
Test de personalidad y sustancias
En el informe de Evaluación de Medicina visualizarás las columnas “Criterios de aprobación”, “Resultados” y “Concepto”.
Para los procesos que se registran en combo se genera un numero de consecutivo diferente para el proceso Padre como para el proceso Hijo. Este número de consecutivo se te presenta tanto en el Certificado de Aptitud como en los Informes CRC y ONAC.
Proceso Padre
Proceso Hijo
5.5. FUNCIONALIDAD RUNT
Al hacer clic sobre esta funcionalidad se te abre la siguiente ventana, donde se pueden llevar el control de los registros certificados para el cargue del RUNT.
Existen diferentes formas para filtrar tus candidatos que fueron certificados para poder cargarlos al Runt.
- Listar los de hoy: Al hacer clic sobre este botón se te listan los candidatos que fueron certificados el día presente.
- Listar por fecha: Al hacer clic sobre este botón se te habilita el campo de Consulta Por Fecha, en el cual se puede ingresar una fecha deseada, si esa fecha es anterior a la actual los aspirantes ya certificados se visualizan en rojo.
Podrás buscar un candidato que ya esté certificado, buscándolo por su número de documento.
Una vez el certificado es cargado, con el botón “Copiar Número de Certificado”, el sistema guarda el número asignado por el portal RUNT y este lo debes pegar haciendo clic en el botón pegar y automáticamente aparece en el campo “Certificado No.” Luego de pegar el número asignado haces clic en “Registrar Cargue”.
NOTA: Los campos Certificado No., Pegar y Registrar Cargue solo se te habilitarán cuando este seleccionado el candidato certificado.
- El campo “Certificado No.” Solo te permite ingresar caracteres numéricos de exactamente 8 dígitos.
No se te permite ingresar caracteres alfabéticos, especiales, con dígitos mayores o menores a 8 dígitos.- No se te permite ingresar un número de certificado RUNT que se haya registrado anteriormente en el sistema.
Este proceso es muy importante dado que, sin este número, el certificado no se habilita para ser impreso por el sistema.
Si el Certificado no pudo ser cargado, debes registrar el inconveniente de los tres posibles
- S – Sin solicitud RUNT
- N – No inscrito RUNT
- E – Solicitud Errada.
Luego, debes hacer clic sobre el botón “Registrar Inconveniente”. 
5.5.2. ¿Cómo certificar un aspirante que realizo un trámite combo (auto y moto)?
Cuando un aspirante realiza un trámite combo en el CRC, SISEC ® EXAMEN tiene la opción de certificar individualmente los tramites de auto y moto cuando se va a registrar el cargue en el RUNT.
5.6. FUNCIONALIDAD APLAZADOS
En esta funcionalidad encuentras los aspirantes que fueron aplazados en las pruebas médicas.
NOTA: A esta funcionalidad solo pueden acceder los usuarios con rol de Recepcionista o Administrador.
Al hacer clic en la funcionalidad “Aplazados” se te despliegan las siguientes opciones:
Habilitación, Remisiones y un botón para salir.
5.6.1. Funcionalidad de Remisiones
En esta funcionalidad se puedes encontrar los aspirantes que fueron aplazados por los especialistas. Se puede observar la siguiente información de los Usuarios Aplazados: IdProceso, Consec, Tipo de documento, Documento, Primer Apellido, Segundo Apellido, Nombres, Área.
- Cuando se selecciona un aspirante aplazado se visualiza en el campo de descripción de la remisión una observación dada por el especialista.
- Abajo aparece el nombre del Remitido, el Registro médico, el Área al que pertenece, el Anexo y si se debe reevaluar al aspirante.
Consultar por fecha: Se usa para filtrar a los aspirantes mediante los filtros Desde fecha inicial hasta fecha final
Al seleccionar un aspirante se te posibilita imprimir la remisión en el módulo de recepción para que el aspirante pueda tener constancia de la misma.
Se actualiza el archivo de las remisiones agregando el logo del CRC. Si el CRC no tiene configurado el logo este espacio se visualizará en blanco.
5.6.2. Funcionalidad de Habilitación
En la opción “Habilitación” encuentras los usuarios que han sido aplazados para poder habilitarlos de nuevo.
Puedes encontrar abajo de Usuarios aplazados la información de IdProceso, T. Doc, Documento, Primer Apellido, Segundo Apellido, Nombres, Fecha Registro.
Puedes consultar a el aspirante por el tipo de documento Cédula de Ciudadanía (CC), Cédula de Extranjería (CE), tarjeta de Identidad (TI), Tarjeta de identidad Rosada (TR), Contraseña Cédula de Ciudadanía (CO) y Contraseña Cédula Extranjería (CA), su número de documento escribiéndolo en la esquina inferior izquierda y pulsando el botón Buscar.
Después de realizar la consulta del aspirante aplazado, haces clic en el botón “Habilitar” en la esquina inferior derecha y al dar clic sobre este, se muestra una ventana de alerta en la que se indica que el aspirante seleccionado debe presentar el documento aclaratorio de la causa del aplazamiento, posteriormente se habilita el aspirante para que continúe con las pruebas médicas.
- GLOSARIO DE TERMINOS
Optómetra: El optómetra está formado y autorizado legalmente para determinar el estado de salud visual y la valoración funcional de los componentes acomodativos, refráctales, estructurales y motores del sistema visual.
Fonoaudiólogo: Es el profesional especialista, encargado del estudio de la comunicación humana, tratando de prevenir patologías de las áreas Voz, Audición, y del lenguaje, en todas las etapas del desarrollo del individuo.
Psicólogo: Es el que investiga o analiza los comportamientos de un sujeto.
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