Notaria Digital

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Notaría Digital Aplicación Web Rol Operador

 

Versión Nro. 1.1.22032312

INTRODUCCIÓN #

El objetivo del presente documento es explicar el proceso de instalación y uso del Software Notaria Digital para el proyecto de las notarías. Este manual está dirigido al área de soporte de aplicaciones en los equipos de cómputo del cliente destinatario y usuario final.

REQUISITOS DEL SISTEMA #

Características De Los Equipos Donde Se Instala El Aplicativo #

Es importante tener en cuenta que para el funcionamiento adecuado de la plataforma se debe contar mínimo con:

Sistema Operativo: Windows 10 con 4 Gb de RAM, procesador Core i5 y disponibilidad de mínimo 2 puertos USB de conexión para los dispositivos Wacom y biométrico (Se recomienda tener la Wacom conectada directamente al puerto USB de la CPU, no se recomienda tenerla conectada a un HUB o multipuerto porque puede presentar problemas de desconexión).

Si aún cuenta con sistemas operativos Windows 7 recuerde que actualmente ya no cuenta con soporte de fabricante, para el caso de Windows 8.1, este saldrá de soporte en enero de 2023 por lo que sugerimos iniciar los procesos de migración a Windows 10.

COMPONENTEMÍNIMORECOMENDADO
Memoria RAM4 GB8 GB o superior
ProcesadoresCore i5Core i5 o superior.
Disco DuroEspacio disponible 80 GB120 GB o superior
Puertos USB2 disponibles para conectar los dispositivos (Wacom y biométrico)2 o más puertos libres.
Internet10 megas de descarga30 o superior
NavegadoresChrome o Edge

Chrome o Edge

FUNCIONALIDADES DE LA APLICACIÓN #

Actualización De La Versión #

  • Al abrir la aplicación si se te ha liberado una nueva versión, mostrará un POP – UP indicando que hay una nueva versión, dar clic en el botón “Actualizar ahora”.

  • Después de actualizar la versión te muestra un POP-UP indicando que la aplicación está en la última versión.

 

Inicio De Sesión #

Ingresa a la aplicación con el usuario y contraseña. Si los datos de ingreso son correctos te permite autenticarse en la aplicación. Cuando el usuario se autentica, en la parte superior derecha muestra el nombre completo, en la parte inferior un banner con la versión, hora/fecha del sistema y el estado de los dispositivos el cual se oculta a los 30 segundos.

 

Restablecer Contraseña #

  • Si los datos no son correctos o el usuario olvido la contraseña, te muestra un mensaje “Usuario o contraseña incorrectos” dar clic en el enlace “Olvide mi contraseña.”

 Digita el correo y dar clic en “Restablecer contraseña”.

  • Después aparece un mensaje, indicándote que se ha enviado una notificación al correo registrado para restablecer la contraseña. Dar clic en “Aceptar”.

  • Debes ingresar a su correo, validar si en la bandeja de entrada o Spam hay una notificación “Recuperación de contraseña” y abrirla.

 Da clic en el botón “Crear contraseña”.

  • Se te abre una nueva ventana para crear una contraseña nueva, debe ser mínimo de 8 caracteres, tener al menos una mayúscula, una minúscula, un número y un carácter especial. Dar clic al botón “Aceptar” después de ingresar la clave.

 Se te notifica el cambio de contraseña de manera exitosa. Dar clic en “Aceptar”.

  • Después de restablecer la contraseña puedes ingresar nuevamente.

 

Pop - Up Informativo #

  • Cuando te auténticas te muestra un pop-up informativo si ha sido configurado previamente desde el portal Administrador (Ver manual Portal Administrador).

  • Si le das clic al botón “Aceptar” el pop-up se oculta y vuelve a mostrarse en el siguiente inicio de sesión.

  • Si das clic al botón “No mostrar de nuevo” el pop-up se oculta y no vuelve a mostrarse en el siguiente inicio de sesión.

Iniciar Nuevo Trámite #

  • Debes Iniciar sesión y seleccionar “Iniciar nuevo trámite” en el menú.

  • Selecciona el trámite a realizar, diligenciar la información solicitada (cantidad de comparecientes y detalles) y dar clic en “Crear trámite”.

 Selecciona el tipo de documento e ingresar los datos del compareciente.

  • Si el compareciente no sabe o no puede firmar, marcar el cuadro 🗸 “El compareciente no sabe/puede firmar” y dar clic en “Autoriza”.

  • Si el compareciente sabe firmar, en el pad de firmas (Wacom) debe presionar

“Autorizo”, realizar la firma y presionar el botón “Aceptar”.

 Verifica los datos del compareciente, capturar la firma y dar clic en “Siguiente”.

  • Si el compareciente no acepta el ATDP o no captura la firma, después de 1 minuto muestra mensaje “Ha excedido el tiempo para la captura de firma”.

  • Si el compareciente no acepta el ATDP, muestra mensaje “El ciudadano no ha aceptado el tratamiento de datos”.
  • Si el servicio Reconoser está detenido muestra mensaje “Ocurrió un error con el servicio Reconoser”.

 Si la Wacom no está conectada muestra mensaje “Dispositivo no encontrado”

  • Realiza la captura de la foto (muestra un recuadro para una mejor ubicación del rostro).

  • Si el compareciente no puede realizar el trámite con biometría marcar 🗸 “Trámite sin biometría”, seleccionar el motivo y dar clic en “Siguiente”.

  • Si puede realizar el trámite con biometría y alguna de las huellas no puede ser capturada da clic en el enlace “Haga clic aquí si alguna de las huellas solicitadas no puede ser capturada” y marcar los dedos que no se pueden capturar.

  • Si el aplicativo te solicita el índice derecho o el funcionario solicita capturar esa huella, se muestra el mensaje “No es aconsejable usar el dedo cuya huella está impresa en la cédula de ciudadanía. Si es necesario cambie de huella.”

  •  Cuando el biométrico no detecta la huella sale el signo de admiración (!). Repetir el procedimiento hasta que sea exitoso.
  •  Al realizar la captura de huellas da clic en el botón “Siguiente”.
  • Cuando la validación sea exitosa (HIT – VIGENTE) arroja en la pestaña de resumen la siguiente vista, da clic en “Siguiente” para finalizar el trámite.

  • Si  te da como resultado (NO HIT) en el resumen te indica con una equis roja en cada uno de los dedos. Se debe dar clic al botón “Anterior” y capturar nuevamente las huellas.

  • Si te da como resultado (HIT) en una o ambas huellas y el score es ≤.50 muestra un pop-up “Advertencia: ¡Calidad de cotejo bajo!”, si los datos están incorrectos dar clic en el botón “Verificar datos”. Si el score es ≥ 50 o da como resultado NO HIT no muestra el mensaje.

  • Muestra el resumen de verificación, da clic en el botón “Anterior” para corregir los datos y realizar una nueva captura de las huellas.

  • Después de corregir los datos del compareciente y capturar nuevamente las huellas, muestra el resumen de verificación cuando da HIT.

  • Da clic en el botón “Finalizar” y arroja un POP – UP indicando que el compareciente ha sido agregado exitosamente.

 

Reanudar Trámite #

  • Desde esta pestaña se pueden retomar los trámites que no se finalizaron correctamente por fallas de la aplicación, del equipo, internet etc.

  • Para buscar el trámite da clic al botón de filtrar y muestra dos resultados: Mis trámites (buscar trámites por el usuario que está logueado). Trámites Notaría (buscar trámites realizados por toda la Notaría).
  • A continuación, lista los resultados según el filtro seleccionado, dar doble clic sobre el trámite para retomarlo y finalizarlo de manera exitosa.

 

Trámites Autorizados #

  • Después de autorizar el trámite se podrás visualizar en la pestaña “Autorizados”, donde te mostrará el estado en el que se encuentra (Firmando o Autorizado). Para actualizar el estado da clic en el botón “Refrescar”.

  • Da doble clic sobre el trámite a consultar.

  • Al abrir el documento puedes visualizar el acta, donde puede realizar la descarga y/o impresión del documento.

 

Búsqueda Por Filtros #

En la pestaña de “Autorizados” puedes realizar la búsqueda de los trámites, por un rango de fecha, por Nuip del operador, Nuip del compareciente o No de trámite, para ello debe dar clic en el icono de filtro y diligenciar los campos según sea requerido. Luego da clic en el botón “Buscar”.

Módulo de Configuración #

  • Desde este módulo realizas la configuración para la impresión formato carta o sticker, seleccionar el formato deseado.

 Selecciona la opción de firma manual y asignar un Notario Titular o encargado.

  • Configura la opción de “No usar la wacom de firma” si se selecciona la opción de “No usar tableta de firma ” se marcará automáticamente la opción “Mostrar ATDP en la ventana de aplicación ”

  • Configura el lector de código de barras bidimensional, escaneando el código QR con la pistola.

Configurar Escaner #

  • Selecciona la opción de “Escáner”, si el equipo no tiene ningún escáner instalado mostrara la siguiente imagen, Si el escáner está instalado dar clic en “Buscar dispositivos”

  • Si el equipo tiene un escáner instalado te dará la opción de habilitar 🗸 la opción de

“Usar escáner para recuperación del documento”.

  • Al habilitar la opción de usar escáner, se habilitan dos listas desplegables “Escáner disponible” muestra por defecto “EPSON DS-510” y “Seleccione la densidad de pixeles”

  • Selecciona la densidad de pixeles (se recomienda seleccionar 400).

Nota: recuerde que después de realizar una nueva configuración dar clic en el botón

“Guardar Cambios”.

CONTROL DE CAMBIOS
#

VERSIÓN

FECHA

DESCRIPCIÓN

1.1.20121822

2020-12-21

Creación del Documento

1.1.20122109

2020-12-21

Corrección actas y control motivos biometría.

1.1.2101611

2021-01-06

Mejoras en el módulo Autorizaciones, y validación biométrica

(HIT – NO HIT)

1.1.21011402

2021-01-13

Ajuste actas (firma manual y electrónica) motivo de no biometría.

1.1.21011502

2021-01-14

Corrección gestión de usuarios.

1.1.21011602

2021-01-15

Corrección de bugs, configurar firma y pin del Notario.

1.1.21012002

2021-01-19

Ajuste de actas firma a ruego.

1.1.21012305

2021-01-23

Ajustes en actas y cambios de visualización en la aplicación.

1.1.22032312

2021-01-25

Ajuste trámites firma a ruego y escritura pública.

1.1.22032312

2021-01-29

Mensaje validación RNEC, ajuste actas, ajuste realizar trámites.

1.1.21021303

2021-02-12

Corrección de bugs al generar actas, ajuste imagen de la Wacom.

1.1.21021801

2021-02-17

Estabilidad y ajustes en la Wacom.

1.1.21022106

2021-02-21

Ajuste al realizar trámites, longitud campo correo al crear

usuarios, ajuste wacom.

1.1.21022804

2021-02-28

Adición módulo   reportes,   integración   escáner,   corrección

impresión actas en sticker.

1.1.2103706

2021-03-07

Adición   certificado   digital   en   el   módulo   Autorizaciones,

corrección de bugs al crear usuarios y cancelar trámites.

1.1.21032800

2021-03-28

Módulo de configuración se muestra el QR para configurar el

lector de código de barras, ajustes edición de usuarios.

1.1.21041623

2021-04-17

Configuración del canal de comunicación con wacom (canal 1 es

el sdk de js, canal 2 es la dll vía signalr)

1.1.2105302

2021-05-02

Ajuste longitud campo número de documento, (3-15 caracteres)

1.1.21051602

2021-05-15

Bug corrección género de la Notaría en el acta

1.1.21053005

2021-05-30

Trazabilidad de edición y eliminación de usuarios, ajuste

solicitud certificado digital,

PROPIEDAD OLIMPIA #

El presente documento es de carácter confidencial y está protegido por las normas de derechos de autor, cualquier reproducción, distribución o modificación total o parcial a usuarios no autorizados o cualquier uso indebido de la información confidencial será considerado un delito conforme a lo establecido por el Código Penal y Leyes vigentes del estado Colombiano.

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