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Manual De Usuario Notaría Digital Aplicación Web Rol Notario

 

 

Versión Nro. 1.1.22061517

 

 

 

CONTROL DE CAMBIOS #

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN
1.1.20121822 2020-12-21 Creación del Documento
1.1.20122109 2020-12-21 Corrección actas y control motivos biometría.
1.1.2101611 2021-01-06 Mejoras en el módulo Autorizaciones, y validación biométrica (HIT – NO HIT)
1.1.21011402 2021-01-13 Ajuste actas (firma manual y electrónica) motivo de no biometría.
1.1.21011502 2021-01-14 Corrección gestión de usuarios.
1.1.21011602 2021-01-15 Corrección de bugs, configurar firma y pin del Notario.
1.1.21012002 2021-01-19 Ajuste de actas firma a ruego.
1.1.21012305 2021-01-23 Ajustes en actas y cambios de visualización en la aplicación.
1.1.22061517 2021-01-25 Ajuste trámites firma a ruego y escritura pública.
1.1.22061517 2021-01-29 Mensaje validación RNEC, ajuste actas, ajuste realizar trámites.
1.1.21021303 2021-02-12 Corrección de bugs al generar actas, ajuste imagen de la Wacom.
1.1.21021801 2021-02-17 Estabilidad y ajustes en la Wacom.
1.1.21022106 2021-02-21 Ajuste al realizar trámites, longitud campo correo al crear usuarios, ajuste wacom.
1.1.21022804 2021-02-28 Adición módulo reportes, integración escáner, corrección impresión actas en sticker.
1.1.2103706 2021-03-07 Adición certificado digital en el módulo Autorizaciones, corrección de bugs al crear usuarios y cancelar trámites.
1.1.21032800 2021-03-28 Módulo de configuración se muestra el QR para configurar el lector de código de barras, ajustes edición de usuarios.
1.1.21041623 2021-04-17 Configuración del canal de comunicación con wacom (canal 1 es el sdk de js, canal 2 es la dll vía signalr)
1.1.2105302 2021-05-02 Ajuste longitud campo número de documento, (3-15 caracteres)
1.1.21051602 2021-05-15 Bug corrección género de la Notaría en el acta
1.1.21053005 2021-05-30 Trazabilidad de edición y eliminación de usuarios, ajuste solicitud certificado digital,
1.1.21061203 2021-06-12 Registro de datos de la maquina cliente relacionados con los dispositivos, ajuste canal wacom.
1.1.21071317 2021-07-16 Cambios a nivel de front en el portal. (Look & feel)
1.1.21072816 2021-07-28 Almacenar configuración del canal de la Wacom
1.1.21072816 2021-09-03 Ajuste bug actas.
1.1.21072816 2021-09-17 Mejora servicio generación de actas.
1.1.21072816 2021-10-01 Mejora servicio generación de actas. (Dividir SP “Obtener tramite 2”)
1.1.21101617 2021-10-16 Control de caché en la actualización del portal.
1.1.2111215 2021-10-27 Colocar, nombre completo, hora actual del sistema y versión en el banner de título. Cuadro de foto. (marco o recuadro). Incluir sugerencia en la toma de huellas. Incluir mensaje de advertencia cuando el score de un ciudadano es el mínimo permitido

Incluir validación de dispositivos al iniciar sesión

1.1.2111215 2021-11-10 Caída del servicio de Actas por valor negativo en cálculo de ejecución.
1.1.2111215 2021-11-19 Servicio de contingencia SecureId
1.1.2111215 2022-01-07 Corrección bug token invalido al restablecer la contraseña.
1.1.22011912 2022-01-21 Corrección error Creación de compareciente, Corrección error al consultar un acta en Notaria Segura, Corrección error Al crear una Maquina, Mejora para cambiar el tipo de dato para una consulta Linq, Implementar POP-UP informativo
1.1.2203311 2022-03-04 Modificación módulo de reportes. Bug hora desfasada en el acta.
1.1.22032703 2022-03-25 Modificación integración de la Wacom.
1.1.2204522 2022-04-08 Modificación tiempo de integración de la Wacom con el agente. (5 minutos)
1.1.22061517 2022-06-17 Mejora funcionalidad certificado digital.

Incluir tipo de documento PPT (Permiso por protección Temporal)

INTRODUCCIÓN #

PROPÓSITO #

El objetivo del presente documento es explicar el proceso de instalación y uso del Software Notaria Digital para el proyecto de las notarías.

 

PÚBLICO DESTINATARIO

Este manual está dirigido al área de soporte de aplicaciones en los equipos de cómputo del cliente destinatario y usuario final.

ENVÍE SUS COMENTARIOS DEL MANUAL #

Los comentarios y sugerencias que nos remita en relación al Manual de Usuario nos ayudarán a desarrollar las versiones de este documento.

Los comentarios sobre el producto los podrá realizar a la cuenta de correo: soporte@olimpiait.com

NOTA: OLIMPIA no puede prestar soporte técnico del producto a través de dicha dirección electrónica.

REQUISITOS DEL SISTEMA #

CARACTERISITCAS DE LOS EQUIPOS DONDE SE INSTALA EL APLICATIVO #

Es importante tener en cuenta que para el funcionamiento adecuado de la plataforma se debe contar mínimo con:

Sistema Operativo: Windows 10 con 4 Gb de RAM, procesador Core i5 y disponibilidad de mínimo 2 puertos USB de conexión para los dispositivos Wacom y biométrico (Se recomienda tener la Wacom conectada directamente al puerto USB de la CPU, no se recomienda tenerla conectada a un HUB o multipuerto porque puede presentar problemas de desconexión).

Si aún cuenta con sistemas operativos Windows 7 recuerde que actualmente ya no cuenta con soporte de fabricante, para el caso de Windows 8.1, este saldrá de soporte en enero de 2023 por lo que sugerimos iniciar los procesos de migración a Windows 10.

 

COMPONENTE

MÍNIMO RECOMENDADO
Memoria RAM 4 GB 8 GB o superior
Procesadores Core i5 Core i5 o superior.
Disco Duro Espacio disponible 80 GB 120 GB o superior
Puertos USB 2 disponibles para conectar los dispositivos (Wacom y biométrico) 2 o más puertos libres.
Internet 10 megas de descarga 30 o superior
Navegadores Chrome o Edge Chrome o Edge

FUNCIONALIDADES DE LA APLICACIÓN #

ACTUALIZACIÓN DE LA VERSIÓN #

  • Al abrir la aplicación si se ha liberado una nueva versión, mostrará un POP – UP indicando que hay una nueva versión, dar clic en el botón “Actualizar ahora”.

  • Después de actualizar la versión muestra un POP-UP indicando que la aplicación está en la última versión.

INICIO DE SESIÓN #

  • Ingresar a la aplicación con el usuario y contraseña.

  • Si los datos de ingreso son correctos permite autenticarse en la aplicación.

  • Cuando el Notario se autentica, en la parte superior derecha muestra el nombre completo, en la parte inferior un banner con la versión, hora/fecha del sistema y el estado de los dispositivos el cual se oculta a los 30 segundos.

RESTABLECER CONTRASEÑA #

  • Si los datos no son correctos o el Notario olvido la contraseña, muestra un mensaje “Usuario o contraseña incorrectos” dar clic en el enlace “Olvide mi contraseña.”

  • Digitar el correo y dar clic en “Restablecer contraseña”.

  • Después aparece un mensaje, indicando que se ha enviado una notificación al correo registrado para restablecer la contraseña. Dar clic en “Aceptar”.

  • El Notario debe ingresar a su correo, validar si en la bandeja de entrada o Spam hay una notificación “Recuperación de contraseña” y abrirla.

  • Dar clic en el botón “Crear contraseña”.

  • Se abre una nueva ventana para crear una contraseña nueva, debe ser mínimo de 8 caracteres, tener al menos una mayúscula, una minúscula, un número y un carácter especial. Dar clic al botón “Aceptar” después de ingresar la clave.

  • Se notifica el cambio de contraseña de manera exitosa. Dar clic en “Aceptar”.

  • Después de restablecer la contraseña el Notario puede ingresar nuevamente.

POP-UP INFORMATIVO #

  • Cuando el Notario se autentica muestra un pop-up informativo si ha sido configurado previamente desde el portal Administrador (Ver manual Portal Administrador).

  • Si el Notario le da clic al botón “Aceptar” el pop-up se oculta y vuelve a mostrarse en el siguiente inicio de sesión.

  • Si el Notario le da clic al botón “No mostrar de nuevo” el pop-up se oculta y no vuelve a mostrarse en el siguiente inicio de sesión.

MODULO AUTORIZACIONES #

  • Cuando el notario (administrador o encargado) ingresen por primera vez a la aplicación, se muestra la pantalla para configurar el pin y el grafo (firma que aparecerá en los documentos). Dar clic en “Configuración de firma”.

  • Dar clic en “Configurar PIN de firma electrónica” el cual consta de 4 dígitos numéricos, digitarlo y dar clic en “Cambiar PIN de firma electrónica”.

  • Luego debe configurar la firma, dando clic en “Configurar grafo de firma electrónica”.

  • Realizar la captura de la firma en el pad de firmas y para guardar dar clic en “Aceptar”.

  • Al ingresar nuevamente al menú de Autorizaciones se mostrará que el notario tiene configurado el pin y el grafo.

SOLICITAR CERTIFICADO DIGITAL #

  • Desde el módulo Autorizaciones el Notario puede solicitar el certificado digital, dando clic al botón “Solicitar certicado digital”.

  • Se muestran los datos de la Notaría y del Notario solicitante, validar que los datos sean correctos. Digitar la dirección y número de celular, dar clic en “Continuar”.

  • Leer y aceptar los terminos y condiciones

  • Cargar los documentos solicitados (CC del solicitante –Rut del Notario solicitante) en formato PDF, ambos documentos son obligatorios.

  • Ingresar el pin del Notario que está realizando la solicitud y dar clic en “Continuar”

  • Si el pin ingresado está mal, debe borrar el pin y corregirlo.

  • Después de corregir el pin mostrará un pop-up indicando que la solicitud se registro con éxito y el certificado está en estado “Inactivo”.

  • Al registrar la solicitud exitosamente, en el correo del Notario solicitante llegará una notificación de Bienvenida indicando que la solicitud se creó exitosamente.

  • Cuando se realice la validación por parte de la Entidad Certificadora Digital y se realice la aprobación, llega la notificación al correo indicando la vigencia (1año).

  • El Notario debe iniciar sesión en el portal y visualizará un pop-up indicándole que la solicitud ya fue aprobada.

  • En el módulo Autorizaciones también podrá validar el estado y la vigencia del certificado.

  • Si la solicitud es rechazada por algún motivo, la notificación llega al correo electrónico del Notario solicitante indicando el motivo.

  • Si la solicitud es Rechazada, en el módulo Autorizaciones el Notario puede realizar nuevamente la solicitud. (Repetir el procedimiento descrito anteriormente).

INICIAR NUEVO TRÁMITE #

  • El Notario debe Iniciar sesión y seleccionar “Iniciar nuevo trámite” en el menú.

  • Seleccionar el trámite a realizar, diligenciar la información solicitada (cantidad de comparecientes y detalles) y dar clic en “Crear trámite”.

  • Seleccionar el tipo de documento (Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, Pasaporte, Tarjeta de Identidad, Permiso por protección Temporal).

  • Digitar los datos del compareciente (Número de documento, Nombres, Apellidos)

  • Si el compareciente no sabe o no puede firmar, marcar el cuadro 🗸 “El compareciente no sabe/puede firmar” y dar clic en “Autoriza”.

  • Si el compareciente sabe firmar, en el pad de firmas (Wacom) debe presionar “Autorizo”, realizar la firma y presionar el botón “Aceptar”.

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  • Verificar los datos del compareciente, capturar la firma y dar clic en “Siguiente”.

  • Si el compareciente no acepta el ATDP o no captura la firma, después de 1 minuto (agente desactualizado) muestra mensaje “Ha excedido el tiempo para la captura de firma”.

  • Mensaje a los 5 minutos (agente actualizado).

  • Si el compareciente no acepta el ATDP, muestra mensaje “El ciudadano no ha aceptado el tratamiento de datos”.

  • Si el servicio Reconoser está detenido muestra mensaje “Ocurrió un error con el servicio Reconoser”.

  • Si la Wacom no está conectada muestra mensaje “Dispositivo no encontrado”

  • Realizar la captura de la foto (muestra un recuadro para una mejor ubicación del rostro).

  • Si el compareciente no puede realizar el trámite con biometría marcar 🗸 “Trámite sin biometría”, seleccionar el motivo y dar clic en “Siguiente”.

  • Si puede realizar el trámite con biometría y alguna de las huellas no puede ser capturada dar clic en el enlace “Haga clic aquí si alguna de las huellas solicitadas no puede ser capturada” y marcar los dedos que no se pueden capturar.

  • El índice derecho por defecto está bloqueado para que no lo solicite, pero si el aplicativo lo solicita o el Notario solicita capturar esa huella, se muestra el mensaje “No es aconsejable usar el dedo cuya huella está impresa en la cédula de ciudadanía. Si es necesario cambie de huella.”

  • Cuando el biométrico no detecta la huella sale el signo de admiración (!). Repetir el procedimiento hasta que sea exitoso.

  • Al realizar la captura de huellas dar clic en el botón “Siguiente”.

  • Cuando la validación sea exitosa (HIT – VIGENTE) arroja en la pestaña de resumen la siguiente vista, dar clic en “Siguiente” para finalizar el trámite.

  • Si da como resultado (NO HIT) en el resumen indica con una equis roja en cada uno de los dedos. Se debe dar clic al botón “Anterior” y capturar nuevamente las huellas.

  • Si da como resultado (HIT) en una o ambas huellas y el score es ≤.50 muestra un pop-up “Advertencia: ¡Calidad de cotejo bajo!”, si los datos están incorrectos dar clic en el botón “Verificar datos”. Si el score es ≥ 50 o da como resultado NO HIT no muestra el mensaje.

  • Muestra el resumen de verificación, dar clic en el botón “Anterior” para corregir los datos y realizar una nueva captura de las huellas.

  • Después de corregir los datos del compareciente y capturar nuevamente las huellas, muestra el resumen de verificación cuando da HIT.

  • Dar clic en el botón “Finalizar” y arroja un POP – UP indicando que el compareciente ha sido agregado exitosamente.

REANUDAR TRÁMITE #

  • Desde esta pestaña se pueden retomar los trámites que no se finalizaron correctamente por fallas de la aplicación, del equipo, internet etc.

  • Para buscar el trámite dar clic al botón de filtrar y muestra dos resultados:
    • Mis trámites (buscar trámites por el usuario que está logueado).
    • Trámites Notaría (buscar trámites realizados por toda la Notaría).

  • A continuación, lista los resultados según el filtro seleccionado, dar doble clic sobre el trámite para retomarlo y finalizarlo de manera exitosa.

TRÁMITES PENDIENTES #

  • El Notario debe iniciar sesión en el portal e ingresar a la “Bandeja de Entrada” para visualizar los trámites pendientes.

  • Dar doble clic sobre el trámite deseado para visualizarlo.

  • En la revisión del documento permite visualizar el resumen del trámite. Si todo es correcto dar clic en el botón “Autorizar”.

  • Si el Notario no tiene configurado el grafo y el pin, se habilita el botón “Configurar PIN y firma” automáticamente será re direccionado a la pestaña de “Autorizaciones”.

  • Después de configurar el pin y el grafo, debe ingresar el PIN anteriormente registrado y dar clic en el botón “Autorizar”.

  • Puede realizar la autorización en bloque, (autorizar más de 1 documento), en la bandeja de entrada selecciona los trámites que desea autorizar y dar clic en el botón “Autorizar seleccionados”.

  • Ingresar el pin del Notario y clic en el botón “Autorizar”.

  • A continuación, arroja un POP – UP indicando la cantidad de trámites que se han autorizado.

TRÁMITES AUTORIZADOS #

  • Después de autorizar el trámite se podrá visualizar en la pestaña “Autorizados”, donde mostrará el estado en el que se encuentra (Firmando o Autorizado). Para actualizar el estado dar clic en el botón “Refrescar”.

  • Dar doble clic sobre el trámite a consultar.

  • Al abrir el documento puede visualizar el acta, donde puede realizar la descarga y/o impresión del documento.

TRÁMITES RECHAZADOS #

  • En la bandeja de trámites rechazados podemos consultar los trámites que se han rechazado por algún motivo.

  • Para rechazar un trámite vamos a la bandeja de “Trámites pendientes” por autorizar y ubicamos el trámite a rechazar.

  • Dar doble clic sobre el trámite y muestra el resumen

  • Dar clic en el botón “No autorizar”, colocar el motivo del rechazo e ingresar el pin del Notario, dar clic en el botón “Rechazar”.

  • Posteriormente muestra un pop-up indicando que se ha rechazado con éxito, el resumen del trámite con el motivo del rechazo y el Notario que lo realizó.

BUSQUEDA POR FILTROS #

En la pestaña de “Autorizados” o “Rechazados” puede realizar la búsqueda de los trámites, por un rango de fecha, por Nuip del operador, Nuip del compareciente o No de trámite, para ello debe dar clic en el icono de filtro y diligenciar los campos según sea requerido. Luego dar clic en el botón “Buscar”.

CREAR USUARIOS #

  • El notario debe ingresar al menú y seleccionar la pestaña usuarios y dar clic en el botón “Crear nuevo usuario”.

  • Diligenciar el formulario, todos los campos son obligatorios, el correo debe ser válido porque llegará la notificación para crear la contraseña. Luego dar clic en “Crear usuario”.

  • Verificar que se guarde el registro, aparecerá un mensaje que el usuario ha sido creado.

  • Indicar al funcionario que su usuario ha sido creado y realizar el procedimiento de creación de contraseña, explicado anteriormente.

  • Si desea eliminar un usuario, debe ubicar el usuario y dar clic en el icono en forma de papelera.

  • Se mostrará un pop – up “¿Esta seguro que desea eliminar al usuario prueba@eliminar.com? “

  • Dar clic en el botón “Aceptar”, y muestra un mensaje “Se ha eliminado correctamente al usuario” dar clic en el botón “Cerrar”.

  • Para editar algún dato de un usuario, debe dar clic en el icono en forma de lápiz.

  • Se muestra el formulario para editar los datos que desee, los roles que permite edición son: funcionario operador y Notario encargado. Los únicos datos que no son editables son: “tipo y número de documento” y “correo electrónico”. Dar clic en el botón “Editar usuario” para guardar los cambios.

Adicional tiene la opción de enviar la contraseña al usuario dando clic al botón “Enviar correo de acceso a cuenta”.

  • Después de guardar los cambios muestra el mensaje “Usuario actualizado”.

MÓDULO CONFIGURACIÓN #

  • Desde este módulo se realiza la configuración para la impresión formato carta o sticker, seleccionar el formato deseado.

  • Seleccionar la opción de firma manual y asignar un Notario Titular o encargado.

  • Configurar la opción de “No usar la wacom de firma” si se selecciona la opción de “No usar tableta de firma ➊” se marcará automáticamente la opción “Mostrar ATDP en la ventana de aplicación

  • Configurar el lector de código de barras bidimensional, escaneando el código QR con la pistola.

  • Seleccionar la opción de “Escáner”, si el equipo no tiene ningún escáner instalado mostrara la siguiente imagen, Si el escáner está instalado dar clic en “Buscar dispositivos”

  • Si el equipo tiene un escáner instalado dará la opción de habilitar 🗸 la opción de “Usar escáner para recuperación del documento”.

  • Al habilitar la opción de usar escáner, se habilitan dos listas desplegables “Escáner disponible” muestra por defecto “EPSON DS-510” y “Seleccione la densidad de pixeles”

  • Seleccionar la densidad de pixeles (se recomienda seleccionar 400).

Nota: recuerde que después de realizar una nueva configuración dar clic en el botón “Guardar Cambios”.

MÓDULO REPORTES #

  • En este módulo el Notario podrá visualizar los reportes de cotejos filtrando por el resultado del cotejo y un rango de fecha deseada.

  • En la pestaña “Búsqueda Avanzada” puede visualizar el reporte más detallado, filtra por (Nuip compareciente, correo funcionario, HIT-NO HIT, rango de fecha.)

  • Tiene la opción de exportar el reporte en un Excel y descargar el archivo.

  • Al exportar el archivo muestra el detalle completo de la búsqueda e incluye los campos score y calidad de la huella, mac, ip.

  • En la pestaña trámites puede visualizar el estado de los trámites, y tiempos promedios por trámite, atención y firma.

  • En la pestaña métricas se visualizará el total de máquinas que tiene el aplicativo instalado, total funcionarios, notarios encargados y titulares.

 

 

PROPIEDAD DE OLIMPIA #

El presente documento es de carácter confidencial y está protegido por las normas de derechos de autor, cualquier reproducción, distribución o modificación total o parcial a usuarios no autorizados o cualquier uso indebido de la información confidencial será considerado un delito conforme a lo establecido por el Código Penal y Leyes vigentes del estado Colombiano.

 

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