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Manual De Usuario Notaría Aplicación Windows Rol Notario

Versión Nro. 1.0.0.

INTRODUCCIÓN

#

El objetivo del presente documento es explicar el proceso de uso del Software Notaria en la versión Windows y está dirigido al área de soporte de aplicaciones en los equipos de cómputo del cliente destinatario y usuario final.

REQUISITOS DEL SISTEMA #


Características de los equipos donde se va instalar el aplicativo #

Es importante tener en cuenta que para el funcionamiento adecuado de la plataforma se debe contar mínimo con: Sistema Operativo: Windows 10 con 4 Gb de RAM, procesador Core i5 y disponibilidad de mínimo 2 puertos USB de conexión para los dispositivos Wacom y biométrico (Se recomienda tener la Wacom conectada directamente al puerto USB de la CPU, no se recomienda tenerla conectada a un HUB o multipuerto porque puede presentar problemas de desconexión).

Si aún cuenta con sistemas operativos Windows 7 recuerde que actualmente ya no cuenta con soporte de fabricante, para el caso de Windows 8.1, este saldrá de soporte en enero de 2023 por lo que sugerimos iniciar los procesos de migración a Windows 10.

COMPONENTE

MÍNIMORECOMENDADO
Memoria RAM4 GB8 GB o superior
ProcesadoresCore i5Core i5 o superior.
Disco DuroEspacio disponible 80 GB120 GB o superior
Puertos USB2 disponibles para conectar los dispositivos (Wacom y biométrico)2 o más puertos libres.
Internet10 megas de descarga30 o superior
NavegadoresChrome o EdgeChrome o Edge

 

FUNCIONALIDADES DE LA APLICACIÓN #

Inicio de Sesión #

  • Ingresa a la aplicación con el usuario y contraseña.

  • Si los datos de ingreso son correctos te permite autenticarse en la aplicación.

  • Cuando el Notario se autentica, en la parte inferior izquierda te muestra el nombre completo y la oficina, adicional un banner con la versión, hora/fecha del sistema, el estado de los dispositivos el cual se oculta a los 30 segundos y el estado de la conexión a internet.

Restablecer contraseña #

 
  • Si el correo no existe o es un usuario que no está registrado te muestra un mensaje “Usuario o contraseña incorrectos”.

  • Si el usuario (correo) está registrado pero la contraseña es incorrecta te muestra un mensaje “Usuario o contraseña incorrectos Intentos 1/5”.

  • El Notario tiene hasta 5 intentos para ingresar correctamente la contraseña, al 5º intento te muestra un mensaje “Usuario bloqueado espera un minuto o contacta con la línea UCNC” y se pueden ver los números de atención.

  • Si después de desbloquear el usuario el Notario vuelve a ingresar la contraseña incorrectamente, te muestra nuevamente el mensaje “Usuario o contraseña incorrectos Intentos 1/5”.

  • Si el Notario no recuerda la contraseña da clic en el enlace “Olvidé mi contraseña”.

  • Digita el correo y dar clic en “Restablecer contraseña”.

  • Te abre una nueva ventana para crear una contraseña nueva, debe ser mínimo de 8 caracteres, tener al menos una mayúscula, una minúscula, un número y un carácter especial. Da clic al botón “Restablecer contraseña” después de ingresar la clave.

  • Se notifica el cambio de contraseña de manera exitosa. Dar clic en “Aceptar”.

  • Después de restablecer la contraseña el Notario puede ingresar con su usuario y su nueva contraseña.

  • Al iniciar sesión muestra el home de la aplicación en donde el Notario tiene la opción de configurar la firma, crear usuarios, realizar trámites, acceder a los trámites autorizados, pendientes o rechazados.

 

Iniciar Nuevo Trámite #

  • El Notario debe Iniciar sesión y seleccionar “Iniciar nuevo trámite” en el menú.

  • Seleccionar el trámite a realizar, diligenciar la información solicitada (cantidad de comparecientes y detalles) y dar clic en “Crear trámite”.

  • Seleccionar el tipo de documento (Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, Pasaporte, Tarjeta de Identidad, Permiso por protección Temporal).

  • Digitar los datos del compareciente (Número de documento, Nombres, Apellidos)

  • Si el compareciente no sabe o no puede firmar, marcar el cuadro 🗸 “El compareciente no sabe/puede firmar” y autorizar el tratamiento de datos.

  • Si el compareciente sabe firmar, en el pad de firmas (Wacom) debe presionar “Autorizo”, realizar la firma y presionar el botón “Aceptar”.

C:\Users\edelgado\Downloads\WhatsApp Image 2021-07-07 at 14.58.23 (1).jpeg C:\Users\edelgado\Downloads\WhatsApp Image 2021-07-07 at 14.58.23.jpeg

  • Verificar los datos del compareciente, capturar la firma y dar clic en “Siguiente”.

  • Si el compareciente no acepta el ATDP muestra mensaje “El ciudadano no aceptó el tratamiento de datos”.

  • Realizar la captura de la foto.

  • Si el compareciente no puede realizar el trámite con biometría marcar 🗸 “Trámite sin biometría”, seleccionar el motivo y dar clic en “Siguiente”.

  • Para realizar el trámite sin biometría deben estar registrados los nombres y apellidos del compareciente.

  • Si puede realizar el trámite con biometría y alguna de las huellas no puede ser capturada dar clic en el enlace “Haga clic aquí si alguna de las huellas solicitadas no puede ser capturada” y marcar los dedos que no se pueden capturar.

  • Si el aplicativo solicita capturar el índice derecho o el funcionario solicita capturar esa huella, se muestra el mensaje “No es aconsejable usar el dedo cuya huella está impresa en la cédula de ciudadanía. Si es necesario cambie de huella.”

  • Si se mueve o se retira el dedo durante la captura, muestra un mensaje indicando que se movió el dedo durante la captura. Intente nuevamente capturar la huella.

  • Cuando el biométrico no detecta la huella indica que hay un error en la captura. Repetir el procedimiento hasta que sea exitoso.

  • Al realizar la captura de huellas exitosamente se visualiza la imagen de la mano en color verde, dar clic en el botón “Siguiente”.

  • Si da como resultado (NO HIT) en el resumen lo indica. Se debe dar clic al botón “Atrás” y capturar nuevamente las huellas.

  • Cuando la validación sea exitosa (HIT – VIGENTE) arroja en la pestaña de resumen la siguiente vista, dar clic en “Siguiente” para finalizar el trámite.

  • Dar clic en el botón “Siguiente” y arroja un POP – UP indicando que el compareciente registrado correctamente y un mensaje en la vista de pre acta indicando que el trámite no ha sido autorizado. Dar clic en el botón Finalizar para iniciar un nuevo trámite.

 

Reanuudar Trámite #

  • Desde esta pestaña se pueden retomar los trámites que no se finalizaron correctamente por fallas de la aplicación, del equipo, internet etc.

  • A continuación, lista los resultados, dar doble clic sobre el trámite para retomarlo y finalizarlo de manera exitosa.

  • Al reiniciar el trámite, lo retoma desde donde se generó la interrupción. Por ejemplo, retoma desde el compareciente y la opción que haya quedado. Continuar con el flujo normal del trámite y finalizarlo de manera correcta.

 
 

Trámites Pendientes #

 
  • El Notario debe iniciar sesión en el portal e ingresar a la “Bandeja de Entrada” para visualizar los trámites pendientes.

  • Dar doble clic sobre el trámite deseado para visualizarlo.

  • En la revisión del documento permite visualizar el resumen del trámite. Si todo es correcto dar clic en el botón “Autorizar”.

  • Si el Notario no tiene configurado el grafo y el pin, se habilita el botón “Configurar PIN y firma” automáticamente será re direccionado a la pestaña de “Autorizaciones”.

  • Después de configurar el pin y el grafo, debe ingresar el PIN anteriormente registrado y dar clic en el botón “Enviar PIN”.

  • Después de autorizado el trámite muestra un pop-up indicando “Se ha autorizado el trámite”

  • Puede realizar la autorización en bloque, (autorizar más de 1 documento), en la bandeja de entrada selecciona los trámites que desea autorizar y dar clic en el botón “Autorizar seleccionados”.

  • Ingresar el pin del Notario y clic en el botón “Enviar PIN”.

  • A continuación, arroja un POP – UP indicando la cantidad de trámites que se han autorizado.

Trámites Autorizados
#

  • Después de autorizar el trámite se podrá visualizar en la pestaña “Autorizados”, donde mostrará el estado en el que se encuentra (Firmando o Autorizado). Para actualizar el estado dar clic en el botón “Refrescar”.

  • Dar doble clic sobre el trámite a consultar.

  • Al abrir el documento puede visualizar el acta, donde puede realizar la descarga y/o impresión del documento.

 

Trámites Rechazados #

 

  • En la bandeja de trámites rechazados podemos consultar los trámites que se han rechazado por algún motivo.

  • Para rechazar un trámite vamos a la bandeja de “Trámites pendientes” por autorizar y ubicamos el trámite a rechazar.

  • Dar doble clic sobre el trámite y muestra el resumen

  • Dar clic en el botón “Rechazar”, colocar el motivo del rechazo e ingresar el pin del Notario, dar clic en el botón “Enviar PIN”.

  • Posteriormente muestra un pop-up indicando que se ha rechazado el trámite correctamente.

  • Para visualizar el trámite rechazado ingresamos al módulo “Rechazados y dar doble clic sobre el trámite para consultarlo. Se Visualiza el resumen del trámite, el motivo del rechazo y el Notario que lo rechazó.

 

Busqueda Por Filtros #

 
  •  El módulo “Autorizados” o “Rechazados” puede realizar la búsqueda de los trámites por un rango de fecha (máx 3 meses), Nuip del operador, Nuip del compareciente o No de trámite, dando clic al botón “Filtrar” y luego dar clic en el botón “Buscar”.

 

Módulo Usuarios #

  • En este módulo el Notario puede consultar, crear, editar y/o eliminar los usuarios creados en la Notaría.

  • Para crear un nuevo usuario dar clic en el botón “Crear nuevo usuario” y diligenciar el siguiente formulario.

  • Todos los campos son obligatorios, el correo debe ser válido porque allí llegará la notificación para crear la contraseña. Luego dar clic en “Crear usuario”

  • Verificar que se guarde el registro, aparecerá un mensaje indicando que el usuario ha sido creado y se enviará un correo para crear la contraseña.

  • Indicar al funcionario que su usuario ha sido creado, debe ingresar al correo registrado, abrir la notificación de recuperación de contraseña y dar clic en el botón “Crear contraseña” (procedimiento explicado anteriormente).

  • Para editar algún dato de un usuario, debe dar clic en el icono en forma de lápiz.

  • Se muestra el formulario para editar los datos que desee, los roles que permite edición son: funcionario operador y Notario encargado. Los únicos datos que no son editables son: “tipo y número de documento” y “correo electrónico”. Dar clic en el botón “Editar usuario” para guardar los cambios.

  • Después de guardar los cambios muestra el mensaje “Usuario actualizado”.

  • Si desea eliminar un usuario, debe ubicar el usuario y dar clic en el icono en forma de papelera.

  • Se mostrará un pop – up preguntado si desea eliminar el usuario. Dar clic en el botón “Aceptar”

  • Después de dar clic en el botón “Aceptar”, muestra un mensaje “Se ha eliminado correctamente al usuario”.

  • Si se desea inactivar un usuario se debe desplegar la lista que indica el “Estado”, allí muestra dos opciones “Activo” e “Inactivo”.

  • Seleccionar la opción “Inactivo” y a continuación seleccionar el motivo por el que se inactiva el usuario.

  • Después de seleccionado el motivo dar clic en el botón “Desactivar usuario”.

  • Al consultar nuevamente el estado del usuario se visualiza que esta inactivo informando el motivo.

  • Para activar un usuario nuevamente se debe desplegar el estado y dar clic en la opción “Activo”.

  • Muestra un pop-up preguntando si está seguro de activar el usuario, dar clic en el botón “Aceptar”.

  • Al consultar nuevamente el estado del usuario se visualiza que está activo.

 
 

Módulo Autorizaciones
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  • En este módulo el Notario puede cambiar el pin y la firma. Para cambiar el pin, dar clic en el botón “Cambiar pin de firma electrónica”

  • Se visualiza un pop-up y se debe ingresar un pin el cual consta de 4 dígitos numéricos, digitarlo y dar clic en “Cambiar PIN”.

  • Se visualiza un pop-up indicando que el pin se ha asignado correctamente.

  • Para cambiar la firma, debe dar clic en “Cambiar grafo de firma electrónica”.

  • Realizar la captura de la firma en el pad de firmas y para guardar dar clic en “Aceptar”.

  • Al ingresar nuevamente al menú de Autorizaciones se mostrará que el Notario tiene configurado el pin y el grafo.

 
 

Módulo Configuración #

 
  • Desde este módulo se realiza la configuración del aplicativo, para configurar el formato de impresión (carta o sticker), seleccionar el formato deseado y muestra un pop-up indicando que formato de impresión se configuró.

  • Seleccionar la opción de firma manual y asignar un Notario Titular o encargado. Muestra un mensaje indicando cual Notario se configuro para la firma.

  • Configurar la opción de “No usar tableta de firma” o “Solicitar firma al compareciente”, al seleccionarla muestra un pop-up indicando el uso del pad.

  • onfigurar el lector de código de barras bidimensional, escaneando el código QR con el dispositivo.

  • Seleccionar la opción de “Escáner”, si el equipo no tiene ningún escáner instalado mostrara la siguiente imagen, Si el escáner está instalado dar clic en “Buscar dispositivos”

  • Si el equipo tiene un escáner instalado dará la opción de habilitar 🗸 la opción de “Usar escáner para recuperación del documento”.

  • Al habilitar la opción de usar escáner, se habilitan dos listas desplegables “Escáner disponible” muestra por defecto “EPSON DS-510” y “Seleccione la densidad de pixeles”

  • Seleccionar la densidad de pixeles (se recomienda seleccionar 400).

Nota: recuerde que después de realizar una nueva configuración los cambios se guardan automáticamente.

 

Módulo Reportes #

  • En este módulo el Notario podrá visualizar los reportes de cotejos filtrando por el resultado del cotejo y un rango de fecha deseada.

  • En la pestaña “Búsqueda Avanzada” puede visualizar el reporte más detallado, filtra por (Nuip compareciente, correo funcionario, HIT-NO HIT, rango de fecha.)

  • Tiene la opción de exportar el reporte en un Excel y descargar el archivo.

  • Al exportar el archivo muestra el detalle completo de la búsqueda e incluye los campos score y calidad de la huella, mac, ip.

  • En la pestaña trámites puede visualizar el estado de los trámites, y tiempos promedios por trámite, atención y firma.

  • En la pestaña métricas se visualizará el total de máquinas que tiene el aplicativo instalado, total funcionarios, Notarios encargados y titulares.

 

CONTROL DE CAMBIOS #

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN
1.0.0.1 2022-04-15 Funcionalidad login (inicio-cierre de sesión), restablecer contraseña.
1.0.0.2 2022-04-29 Cancelar trámite, flujo de comparecientes, módulo configuración
1.0.0.3 2022-05-13 Bandeja de entrada, autorizados, rechazados.
1.0.0.4 2022-04-27 Inclusión de logs.
1.0.0.5 2022-06-10 Corrección en los detalles de los trámites.
1.0.0.6 2022-06-24 Módulo de retoma de trámites. Time out por inactividad.
1.0.0.7 2022-07-08 Corrección cambio de contraseña, integración con dispositivos.
1.0.0.8 2022-07-22 Corrección flujo de trámites.

PROPIEDAD OLIMPIA #

 El presente documento es de carácter confidencial y está protegido por las normas de derechos de autor, cualquier reproducción, distribución o modificación total o parcial a usuarios no autorizados o cualquier uso indebido de la información confidencial será considerado un delito conforme a lo establecido por el Código Penal y Leyes vigentes del estado Colombiano.
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